Cómo escribir una solicitud de propuesta (RFP) y de cotización (RFQ)

Después de analizar sus requisitos comerciales y completar su búsqueda de proveedores, está listo para iniciar las carne y los potatorios del proceso de selección de proveedores. Una solicitud bien escrita de propuesta (RFP) o solicitud de cotización (RFQ) es la clave para seleccionar el mejor proveedor con el mejor valor para su empresa. Escribir cualquier tipo de solicitud no es difícil si comprende los objetivos y la función del documento.

Decide qué escribir

Un RFP se usa si la calidad, el servicio o el producto final serán diferentes de cada proveedor que responda.

Un RFQ se utiliza para productos básicos, servicios simples o piezas directas/sin complicaciones con poco o ninguna habitación para la diferenciación de productos o servicios entre los proveedores que respondieron. Los puntos de negociación son estrechos, incluidos artículos como horarios de entrega o opciones de empaque.

Los objetivos de cualquier documento deben incluir:

• Obtener propuestas detalladas para evaluar la respuesta de cada proveedor para que se cumplan los mejores intereses de su empresa en todos los frentes.
• Aprovechando la naturaleza competitiva del proceso de selección de proveedores para negociar el mejor acuerdo posible.
• Asegurar que se cumplan los intereses de todas las partes interesadas dentro de su empresa y se alcance un consenso.
• Poniendo a su empresa en control de todo el proceso de selección de proveedores y establecer las reglas de selección al frente.
• Construyendo la asociación entre usted y el proveedor desde el principio.

Estructurar la RFP o RFQ

La RFP o RFQ debe estructurarse de una manera que presente de manera clara y sucintiva sus necesidades al proveedor. Cada documento será diferente según el tipo de empresa y el producto que esté buscando, pero hay algunas secciones estándar que deben incluirse en cualquier RFP o RFQ típica. Adapte cada sección para sus necesidades individuales:

1. Detalles de presentación Proporcione información importante para que los proveedores sepan como plazos, dirección postal de su empresa y una persona de contacto para preguntas y aclaraciones.
2. Un Introducción y resumen ejecutivo Proporciona a los posibles proveedores una breve descripción de su empresa y los requisitos para su producto o servicio. Debe escribirse después de que todo el documento esté terminado para facilitarle resumir los puntos clave.
3. A Descripción general del negocio y antecedentes describe su negocio, productos y sector de mercado. Esto ayudará a los posibles proveedores a comprender las necesidades que está tratando de satisfacer.
4. El especificaciones detalladas debe ser la sección más larga del documento. Para una RFP, contendrá las medidas y requisitos cualitativos que impulsarán la decisión de selección. Para un RFQ, esta sección debe proporcionar las medidas cuantitativas que está buscando en la respuesta del proveedor. Criterio de ejemplo puede incluir dibujos de productos, tolerancias de ingeniería, niveles de servicio, hitos, entregables y plazos, requisitos técnicos o comerciales, funcionalidad de software y requisitos de hardware.
5. Suposiciones y Restricciones Los proveedores deben ser conocidos en esta sección. No ser directo y por adelantado con el proveedor abrirá la puerta a la renegociación del acuerdo en una fecha posterior y la posibilidad de forzar la relación que tiene con su proveedor. Los posibles temas incluyen gastos de viaje, costos de actualización/modificación y derechos de licencia.
6. Cualquier Términos y condiciones del contrato debe estar en la lista para que el proveedor haga una respuesta justa y honesta. Estos pueden incluir opciones de financiamiento, duración del contrato, opciones de renovación, garantías, sanciones de entrega, niveles de servicio, etc.
7. Criteria de selección Sobre cómo tomará su decisión es la sección final. Algunas compañías prefieren mantener esta información totalmente confidencial, mientras que otras compañías creen que esto ayudará a los posibles proveedores a centrarse en lo que es importante para su empresa.

Distribuir a los proveedores

Finalmente, componga una carta de presentación y envíe copias de su RFP o RFQ a cada uno de los proveedores que seleccionó durante su proceso de búsqueda. Asegúrese de que se incluya información de contacto adecuada para brindar asistencia a cualquier proveedor que la necesite.