Cómo escribir una propuesta de servicio de planificación de eventos

Su propuesta de evento es ante todo un reflejo de su cliente. Debido a que planificar un evento requiere personalizar ese evento para satisfacer las necesidades y el presupuesto de su cliente, su propuesta debe reflejar un evento que sea personal y único. Puede usar una plantilla como guía general para comenzar a escribir su propuesta de evento, pero luego adaptarla e incluir los servicios individuales proporcionados para cada cliente.

Una nota antes de comenzar

El primer paso es reunirse con su posible cliente para discutir lo que tiene en mente para este evento, cuál es el propósito, la cantidad de invitados y lo que esperan lograr. Además de la fecha, la hora y la ubicación deseada, observe cualquier idea sobre el tema, la restauración, la estética general, los colores o el ambiente discutido durante esta reunión.

Comenzando con la propuesta del evento

Cada propuesta debe escribirse con el cliente en mente. La planificación de eventos es un negocio de servicios, y ese servicio, toque personal y un enfoque creativo son los que hacen que un evento sea exitoso y memorable, dos características que contribuyen en gran medida a generar nuevos clientes para su negocio. Las propuestas deben estar bien escritas e investigadas a fondo, proporcionando los detalles necesarios para que el cliente pueda imaginar lo que tiene en mente.

1. Preséntese y el proyecto. Comience con una breve introducción a usted y su negocio de planificación de eventos. Incluya detalles como cuánto tiempo ha estado en el negocio y sus antecedentes profesionales. Algunos planificadores ponen esta sección al final, al igual que la biografía de un autor de un libro en una chaqueta de polvo o una contraportada.
2. Escribe una atractiva descripción del evento. Resume el evento real, incluidos los detalles discutidos durante sus reuniones, como el objetivo del evento, el marco de tiempo general, el número de invitados y los posibles lugares. Si no es un escritor experto, encuentre o contrate a alguien experto con palabras para darle a esta sección la mayor cantidad de atractivo posible.
3. Enumere todos los servicios proporcionados. Esta sección es particularmente importante. El cliente necesita saber específicamente qué servicios proporcionará para este evento. Una lista de verificación con puntos de bala muestra claramente los diferentes servicios que se incluyen. Este enfoque funciona bien para funciones más pequeñas, como duchas nupciales o cenas de celebración y es fácil para el cliente ver lo que hará y cualquier proveedor que use. Para eventos más grandes con múltiples funciones, como una hora de cóctel o un almuerzo, es posible que desee crear secciones para cada aspecto del evento y luego enumerar los servicios específicos proporcionados para cada uno.
4. Muestra tu trabajo anterior. Si ha planeado eventos similares en el pasado, incluya fotos de estos eventos para mostrar su trabajo. Las representaciones visuales pueden ayudar al cliente a ver lo que puede hacer, y son una gran garantía para usted que su estilo coincide con su visión. Tener cosas con las que comparar realmente puede ayudar a optimizar el evento una vez que llega el momento de comenzar.
5. Incorporar información monetaria en todo. Si bien el cliente puede estar leyendo su propuesta y recibiendo todos los detalles e imágenes del evento que imagina, esta mentalidad generalmente cambia de marcha cuando se trata de la sección que habla sobre dinero. No desea que el proceso se detenga abrupto, así que evite cambios repentinos en el lenguaje o el tono para todos los negocios y hechos. Título Una sección "Costos propuestos" y continúe guiando al cliente a través de los aspectos de este evento articulando cuidadosamente los costos, mientras que los precios salpican a lo largo de la propuesta. Ayude a su cliente a ver su propuesta como una serie de pasos, cada uno con diferentes servicios y costos relacionados. Proporcione un resumen detallado que enumera el precio de cada artículo y su propósito para que el cliente pueda imaginar el evento y comprender el costo relacionado.

Una última palabra

La última parte de su propuesta es un agradecimiento por su consideración. Proporcione información de contacto que incluya su sitio web, dirección de correo electrónico y número de teléfono, por lo que los clientes potenciales pueden ponerse en contacto con usted con cualquier pregunta o, aún mejor, para contratarlo para el trabajo.