Cómo escribir mejores donantes de donantes de agradecimiento

Decir gracias a un donante termina una transacción pero construye un puente hacia el apoyo futuro y el compromiso más profundo. Hazlo bien y te diriges al futuro éxito de recaudación de fondos.

Aquí hay diez consejos para hacer esa carta de agradecimiento correctamente.

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Consíguelo en el correo rápido

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Cuarenta y ocho horas es un cambio ideal para una carta de agradecimiento. Si eso es imposible, apunte a no más de una semana. Quieres que el donante recuerde que hizo la donación para que tu agradecimiento refuerce su acción y lo recompense por dar.

Obtener la carta allí rápidamente hará que el nombre de su organización benéfica se mantenga en la mente del donante, le asegurará que recibió la donación e impresionará con su eficiencia y consideración.

Incluso los donantes en línea deben recibir una carta de agradecimiento por correo, pero eso es costoso, y muchas organizaciones sin fines de lucro se están moviendo en línea tanto como sea posible. En ese caso, asegúrese de que su donante en línea no haya recibido un recibo por correo electrónico. Tómese el tiempo para personalizar un correo electrónico de agradecimiento y convertirlo en algo memorable

Repase las mejores prácticas para las cartas de agradecimiento por correo electrónico. En las casillas de correo electrónico completas, su carta de agradecimiento puede pasar desapercibida, así que preste atención a su línea de asunto y asegúrese de que la línea "de" identifique claramente su organización.

Hay muchos obstáculos para agradecer a un donante por correo electrónico que pueda olvidar. Tiene que mantenerse alejado de la carpeta de correo no deseado, llamar la atención del donante y atraerlo a abrir el mensaje. No permita que la facilidad y el costo relativamente bajo de correo electrónico lo ciegan a sus deficiencias.

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Hazlo personal

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Personalice su carta de agradecimiento con el nombre del donante (verifique la ortografía y nunca llame a un MS. un señor.) y escribir directamente al individuo. Los nombres son poderosos.

Lo que funciona para una carta de recaudación de fondos también funciona para una carta de agradecimiento. Por ejemplo, use pronombres personales, como "tú", "nosotros" y "yo."

Incluya información sobre el donante, como cuánto tiempo han sido donantes, o que disfrutó verlos en el último evento. Quizás el donante ha recibido un premio o recibió una promoción. Siéntase libre de agregar algo al respecto a su carta. 

Un buen sistema de registros de donantes será su mejor amigo cuando se trata de este nivel de personalización. La mayoría de los sistemas, incluso los de bajo costo, tienen la capacidad de capturar información actual sobre sus donantes.

¿Cuándo dieron la última vez que dieron?? Han sido voluntarios? ¿Cuándo fue la última vez que el donante tuvo contacto con su organización y cuál fue la naturaleza de esa interacción??

Si este es un donante por primera vez, envíe un paquete de bienvenida e invite al donante a suscribirse a boletines y anuncios.

Si agradece un donante de mucho tiempo, considere una nota escrita a mano en lugar de una carta formal u otra forma creativa de decir gracias.

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Coordinarlo con temas de campaña

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Coordinar el agradecimiento con la apelación o la campaña que trajo la donación.

Redacte una plantilla para una carta de agradecimiento cuando escribe sus materiales de recaudación de fondos. Piense en ello como parte de su paquete de campaña. Si la donación es en respuesta a algún otro estímulo, tal vez un evento que organizó, relacione la carta con ese evento. 

Volver al círculo completo a la apelación mejora la pegajosidad del nombre de su organización en la mente del donante. También es tranquilizador para el donante. 

Si la donación es en respuesta a una apelación por correo electrónico en particular, desarrolle una página de destino posterior a la donación en su sitio web específicamente para esos donantes.

Genérico está fuera. La especificidad a lo que vio el donante que lo obligó a dar es imprescindible. Por ejemplo, si un donante donó para ayudar a las víctimas de un terremoto, asegúrese de que su agradecimiento se refiera a esa situación.

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Use historias para conectar a los donantes con resultados

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Ayudar a los donantes visualizar cómo se gastó su dinero. La mejor manera de hacerlo es contar una historia sobre una persona en particular a la que fue ayudada por la donación. La historia no necesita ser terriblemente larga. Solo unas pocas oraciones y usar el nombre de una persona puede ser suficiente para despertar empatía en el donante.

Haz de tu donante el héroe de esas historias. Él o ella hizo posible esa historia. Mantenga un inventario de historias sobre las cosas buenas que su organización benéfica logra. Luego configure los bloques de copia usando esas historias y envíelas en tus cartas de agradecimiento según corresponda.

Cambiar las historias con frecuencia mantendrá sus cartas frescas y facilitará enviar muchas letras sin tener que hacer que cada una de ellas sea completamente nueva.

Incluso si sirve a personas que están en situaciones sensibles y necesita proteger sus identidades, hay formas de contar sus historias sin comprometer su privacidad.

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Haga que una persona real firme sus cartas

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Evite las firmas digitales a menos que envíe miles de cartas a la vez. Incluso entonces, reserve cartas que van a los donantes que dan donaciones significativas para su director ejecutivo, el presidente de la junta o un presidente de recaudación de fondos voluntario para firmar. Use sellos reales de primera clase para estas letras.

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Agregue una nota personal escrita a mano

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Si corresponde, solicite al director ejecutivo o al presidente de la junta que agregue una nota personal a la carta. Los donantes de mucho tiempo que pueden conocer a su servicio de urgencias o de la junta encuentran esto especialmente gratificante.

Mencionar un evento reciente al que asistió el donante recordará al donante una experiencia agradable y agregará autenticidad a la nota. Considere tener una fiesta de escritura de notas con voluntarios que puedan escribir notas sobre cartas o adjuntar notas post-it con mensajes escritos a mano.

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Incluir un sobre de respuesta

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No recomiendo pedir otra donación en una carta de agradecimiento. Honestamente, eso apaga a la gente más de lo que piensas. Sin embargo, solo incluir un sobre de respuesta podría recordarle al donante que las donaciones futuras son bienvenidas. 

Muchos donantes mantienen estos sobres y los usan para un regalo más tarde ... o incluso de inmediato. Andrew Olsen de Fundraising Fundamentals está entusiasmado por incluir sobres de respuesta en cartas de agradecimiento. Ha encontrado que las organizaciones benéficas que usan esta táctica para los nuevos donantes tienen "tasas de conversión de regalos de segunda."

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Use la carta como recibo de impuestos

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Su donante gracias también puede ser un recibo. Debe proporcionar un recibo anualmente para fines fiscales si un donante otorga $ 250 o más, y puede incluir esa divulgación con esta carta.

Las cartas de gracias hoy generalmente incluyen las revelaciones adecuadas cada vez que un donante da, ya sea en línea, por cheque o mediante donaciones mensuales.

También es una buena práctica proporcionar un resumen de donaciones para el año a principios del próximo año, justo en el momento en que los donantes suelen preparar sus declaraciones de impuestos. Solo recuerda que un recibo no es un agradecimiento. El recibo debe ser una parte menor de la carta. 

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Invitar a más participación

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Siempre es bueno incluir una invitación para visitar su agencia y ver su trabajo de primera mano.

En el mundo de hoy donde podrías solicitar donaciones de personas de todo el mundo, el compromiso se puede lograr a través de las redes sociales. Anime a su donante a seguir a su organización en Facebook y Twitter o en cualquier otra red social en las que participe.

Dado que no hay hipervínculos en una carta por correo, brinde la dirección de su sitio web y luego asegúrese de que sus botones de redes sociales sean fáciles de encontrar.

Incluya una invitación explícita para visitar el sitio web y haga clic en esos botones y para registrarse en su boletín de correo electrónico u otras comunicaciones. Los íconos de las redes sociales son algunos de los elementos más importantes en el sitio web de su organización benéfica.

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Agregue un PostScript y proporcione información de contacto

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Todos somos skimmers. Es por eso que la mayoría de nosotros leemos la parte superior de una carta y luego saltamos a la P.S. Entonces podemos regresar y leer el resto de la carta. Los vendedores de correo directo saben todo sobre la P.S. y siempre inclúyalo. A veces tienen más de uno.

Para la P.S de una carta de agradecimiento, es posible que desee referirse nuevamente a la historia que proporcionó ("Michael y Jane están a salvo y felices por usted") o poner información de contacto importante allí.

Los donantes deben tener el nombre, el número de teléfono y la dirección de correo electrónico de alguien en la organización que pueda contactar con preguntas. El servicio al cliente es tan importante para las organizaciones sin fines de lucro como para las empresas, por lo que facilita que un donante busque una persona real si tiene un problema.