Cómo escribir cartas de reprimenda de desempeño de los empleados

Las cartas de reprimenda son cartas escritas por el gerente para proporcionar una declaración oficial de un problema de desempeño que un empleado debe mejorar. Las cartas de reprimenda son a menudo un paso en el proceso de acción disciplinaria formal que puede resultar en una acción disciplinaria adicional para el empleado hasta la terminación del empleo si el empleado no mejora.

Las cartas de reprimenda son un componente significativo en la documentación de un problema de desempeño del empleado para el empleado y el empleador. Cartas de reprimenda escritas indican clara y específicamente el rendimiento que debe mejorar y las consecuencias si el rendimiento no mejora.

Estas cartas de negocios formales generalmente siguen después de cualquier intento de coaching verbal por parte de un supervisor. Sin embargo, con frecuencia vienen antes de una corrección verbal al empleado llamado una advertencia verbal o una advertencia verbal formal. Todos los pasos deben centrarse en el problema de rendimiento o los problemas de rendimiento relacionados.

Componentes de las letras de reprimenda

Las letras efectivas de reprimenda tienen varios componentes en común. Deben tener una declaración clara del problema o el problema de desempeño que el empleado debe mejorar. La carta puede enumerar varios ejemplos de formas en que el empleado puede cambiar su desempeño para cumplir con las expectativas de desempeño. Dar ejemplos proporciona al empleado un significado compartido compartido de las expectativas del gerente y la empresa.

Si es relevante, incluya una línea de tiempo dentro del cual el desempeño del empleado debe mejorar. Esta referencia puede ser en forma de fecha de vencimiento o fecha de finalización, ya que el gerente reevaluará el desempeño del empleado.

Explique cómo el incumplimiento impacta no solo a los empleados sino también al lugar de trabajo y al éxito de la organización. La carta de reprimenda también debe proporcionar una declaración clara sobre las consecuencias que un empleado puede esperar si su desempeño no mejora como se describe en la carta de reprimenda.

La importancia de las firmas

La firma del supervisor o el gerente del empleado es importante cuando se trata de reprimciones. La carta generalmente contiene una declaración de que la firma del empleado representa que ha recibido la carta. No necesariamente indica que están de acuerdo con su contenido. Debe ser específico en la redacción para que el empleado comprenda que reconoce la recepción de la carta, no de las malas acciones.

Dar una oportunidad para la respuesta de los empleados

Debe darle al empleado la oportunidad de responder a los problemas planteados en la carta de reprimenda. La objeción debe ser por escrito, fechada y firmada por el empleado. El empleado puede estar de acuerdo, estar en desacuerdo, expresar contrición, etc. Las refutaciones escritas por el empleado están adjuntas a las cartas originales de reprimenda.

Muestra de carta de reprimenda

Este es un ejemplo de una carta de reprimenda. Descargue la plantilla de letra de reprimenda (compatible con Google Docs y Word en línea) o vea a continuación para obtener más ejemplos.

Muestra de letra de reprimenda #1 (versión de texto)

A: Jeffery Jones

De: George Peterson

Fecha: 1 de septiembre de 2018

Re: Carta de reprimenda

Esta es una carta formal de reprimenda para notificarle que su desempeño no está cumpliendo con los niveles esperados de contribución. En su trabajo como experto técnico para la atención al cliente, las expectativas de trabajo fueron desarrolladas por todo el grupo de expertos en soporte técnico y su gerente. Esto significa que son el estándar aceptado para el rendimiento de cada experto en soporte técnico.

No estás en las siguientes maneras.

• El número de clientes a los que sirve en una semana es un 30% por debajo del estándar que el resto de los expertos en soporte técnico están cumpliendo.
• El grado de dificultad de los problemas a los que elige responder es un 40% por debajo del estándar que el resto del personal está logrando.
• El período de tiempo que los clientes pasan por teléfono con usted excede el resto del personal en un 25%.

Como puede ver, en las tres mediciones de rendimiento más importantes para su trabajo, no está teniendo éxito. Su supervisor ha hablado con usted en numerosas ocasiones y recibió capacitación adicional. En consecuencia, creemos que no estás dispuesto a realizar. Esto está afectando negativamente la carga de trabajo del resto del personal de tecnología.

Necesitamos ver una mejora inmediata en las tres áreas de desempeño o acciones disciplinarias adicionales que se producirán hasta la terminación del empleo. Tenemos fe en que puedes mejorar. Necesitamos ver una mejora inmediata.

George Peterson, supervisor

Marian Demark, Gerente de Recursos Humanos

Muestra de letra de reprimenda #2 (versión de texto)

A: Linda Rodríguez

De: Mary Wilmont

Fecha: 1 de septiembre de 2018

Re: Carta de reprimenda

El propósito de esta carta de reprimenda es avisarlo formalmente de que su asistencia está afectando negativamente su capacidad para completar su trabajo. Si bien no se requiere que los empleados exentos y asalariados trabajen horas específicas, una semana laboral de cuarenta horas es estándar y esperada.

No ha podido presentarse al trabajo al menos un día a la semana desde que comenzó su nuevo trabajo y trabaja solo treinta y dos horas a la semana. Su gerente le ha informado sobre la disponibilidad del tiempo libre de FMLA para problemas médicos personales o familiares. También le ha preguntado si necesita alojamiento para que pueda realizar su trabajo de manera efectiva.

Ha sugerido que visite el departamento de recursos humanos para discutir estos temas y su asistencia. Has rechazado las tres oportunidades que ofrecimos para ayudarlo a mejorar este bajo rendimiento.

La realidad es que no puedes realizar tu trabajo en menos de cuarenta horas. Le faltan plazos para sus tareas de trabajo y su tardanza está afectando negativamente el trabajo de sus compañeros de trabajo del departamento de marketing. Faltan sus plazos como resultado de su incapacidad para realizar. 

Además, su trabajo inacabado cuando se asigna a sus compañeros de trabajo es poner sus cargas de trabajo en sobrecarga, ya que ya tienen trabajos que requieren cuarenta horas de trabajo por semana. Esto es injusto y no toleraremos estos impactos negativos en el lugar de trabajo a partir de ahora. 

Necesitamos ver una mejora inmediata en su asistencia o finalizaremos su empleo. Esto significa que debe asistir al trabajo cinco días a la semana. Si no asiste al trabajo cinco días a la semana, no puede cumplir con los objetivos para los que ha sido empleado.

Nuestras políticas estándar de tiempo libre pagado le dan seis días de enfermedad pagados y dos días de licencia personal que debe usar durante un año. Debe solicitar unas vacaciones con anticipación.

Ya ha usado cuatro de sus días de enfermedad y todos sus días personales con sus ausencias actuales. No planeamos darle más tiempo. Esto le deja con solo dos días de enfermedad y su tiempo de vacaciones pagado que debe solicitar por adelantado.

Si tiene una ausencia por encima de su tiempo libre pagado disponible, rescindiremos su empleo. Esperamos que comprenda lo cerca que está de perder su trabajo. No recibirás más advertencias.

Saludos,

Mary Wilmont, gerente

Thomas Credence, director de recursos humanos

Reconocimiento del empleado de recibo

Es importante crear un rastro de papel de acciones de reprimenda de los empleados. Este proceso permite la creación de pruebas de que el empleado recibió una notificación adecuada de problemas y pasos, como el asesoramiento se tomó para remediar la situación.

Un simple reconocimiento de recibo de orientación aclara que el empleado recibió una reprimenda.