Cómo puede beneficiarse de una auditoría de proyecto

Cada proyecto puede beneficiarse de una auditoría de vez en cuando. Pero no te preocupes, no es tan aterrador como suena. Una auditoría del proyecto es donde una persona imparcial revisa su proyecto y proporciona orientación sobre lo que se podría hacer de manera diferente para mejorar sus posibilidades de tener éxito. Este artículo lo explica todo y lo lleva a través de cómo prepararse para una auditoría de proyecto.

Qué tan formal es la auditoría de un proyecto

Una auditoría del proyecto es normalmente un ejercicio formal. El equivalente informal normalmente se llama revisión por pares. Aquí es donde un colega revisa su proyecto y la documentación asociada y le brinda comentarios sobre dónde debe pasar un poco más de tiempo.

Las auditorías del proyecto son formales, ya que generalmente tienen un conjunto definido de preguntas y son realizadas por alguien que hace ese tipo de cosas regularmente.

Quién lleva a cabo auditorías del proyecto

La persona que realiza la auditoría de su proyecto podría ser otro gerente de proyecto (probablemente alguien con mucha experiencia en la ejecución de proyectos), pero es más probable que sea alguien de la oficina de proyectos que ejecute auditorías con frecuencia.

Será alguien que pueda considerarse imparcial, por lo que no será su gerente de línea o patrocinador del proyecto. Incluso podría ser un equipo de personas, dependiendo del tamaño del proyecto.

Cómo prepararse para una auditoría de proyecto

Lo primero, y principal, lo que se debe organizar es tener copias de la documentación de su proyecto para que el auditor lo revise. Si tiene un coordinador de proyecto, pídales que reúnan un paquete de documentos (preferiblemente electrónicos). Debe tener toda su información fácilmente accesible, pero incluso si lo hace, este paso aún puede tomar algún tiempo. Como mínimo, asegúrese de tener el plan de proyecto, el registro de riesgos, el registro de problemas, el presupuesto y el horario disponibles para el auditor.

Quién necesita participar

Esto depende del tipo de cosas que el auditor quiere ver. Usted, como gerente de proyecto, tendrá que pasar un tiempo con ellos. Espere que los miembros de su equipo también sean llamados para charlar con el auditor.

Tenga en cuenta que cuanto más pasen trabajando en tareas relacionadas con la auditoría, menos tiempo tendrá para el trabajo del proyecto, por lo que es posible que tenga que reprogramar algunas actividades y trabajar más lentamente durante el período de auditoría.

¿Cuánto tiempo lleva una auditoría de proyecto?

No hay un período de tiempo fijo para una auditoría de proyecto. En proyectos grandes, encontrará que lleva mucho más tiempo. En proyectos pequeños, el auditor podría hacerse en unas pocas horas. Tan pronto como sepa que su proyecto será auditado, pregúntele a su equipo de auditoría cuánto tiempo anticipan su trabajo.

Lo que busca la auditoría

Si se llamó a la auditoría debido a una preocupación particular, como el fracaso de los objetivos de calidad, entonces espere que investigue esa área profundamente. Una auditoría de rutina se verá ampliamente en las diferentes áreas de la gestión de proyectos y los entregables en los que el proyecto está trabajando. Cubrirá el tiempo, el costo y la calidad de su proyecto, y la participación de las partes interesadas.

El objetivo de la auditoría es averiguar si el proyecto va a cumplir con sus objetivos o no. Si el auditor siente que, según el rendimiento actual, el proyecto no alcanzará esos objetivos, presentará recomendaciones para la acción.

Las recomendaciones dependen de lo que se encuentra

Las recomendaciones en el informe del auditor dependerán de lo que hayan encontrado. Espere que sean positivos y redacten de una manera que debería permitirle adoptarlos fácilmente. Deberían ser prácticos.

En un extremo, el auditor puede recomendar que su proyecto esté cerrado, aunque esto solo sucedería si sintiera que no había posibilidad de que ningún proyecto funcionara a partir de este punto, entregaría ningún tipo de valor para la organización.

Mire la auditoría de su proyecto como una experiencia positiva. Debería darle una advertencia temprana de cualquier señal de que su proyecto está en problemas y es una oportunidad para trabajar con un profesional experimentado. Implementar sus recomendaciones debería hacer que usted, su equipo y su proyecto sean más exitosos, y eso solo puede ser algo bueno.