Importancia de los números de catering

Los números importan cuando ejecuta un negocio de catering exitoso. Si eres nuevo en la planificación de eventos, esta realización puede ser una sorpresa para ti, pero el hecho es que los números impulsan mucho el mundo de la catering.

Los recuentos de huéspedes, el tamaño de las porciones y la fecha de entrega tienen en cuenta la rentabilidad del servicio de alimentos, e incluso los pequeños cambios de números pueden marcar una gran diferencia cuando se trata de servir la cena a cientos de invitados.

Debido a todo esto, los planificadores de reuniones necesitan una firme comprensión de los números de catering para garantizar la calidad de los alimentos y evitar tarifas de penalización.

Recuento estimado

Es la cantidad de invitados que inicialmente construye las proyecciones de su evento. No existe una obligación real con el recuento estimado, ya que es más un "número de trabajo" utilizado para estimar los costos y las necesidades de personal. Estos números también impulsarán la elección del lugar y quizás el estilo de servicio que elija.

Recuento esperado

El recuento esperado se presenta dos o tres semanas antes de un evento. Representa un recuento más preciso de invitados anticipados, y está atado contractualmente al recuento final.

Cada operación de catering tiene políticas para los recuentos esperados, pero en términos generales, no debe desviarse en más del 15% del recuento final.

Recuento final o recuento garantizado

Su recuento final es la cantidad de comidas de invitados por las que pagará. También representa el número de establecimientos y el tamaño del equipo de catering para la habitación.

Cualquier cambio realizado en este número después de la fecha de vencimiento puede incurrir en sanciones o tarifas tardías. Por lo tanto, es importante que el planificador establezca una fecha de RSVP que caiga antes de la fecha límite de garantía.

Porcentaje de caída

Hay dos ángulos para eliminar porcentajes. El primero se calcula atendiendo para ver cuánto de su recuento final ha caído de su recuento esperado. Si el porcentaje es demasiado grande (más del 20%), entonces se puede emitir una tarifa de sanción para cubrir los gastos relacionados con el personal y las órdenes de suministro.

Los planificadores usan porcentajes de caída para estimar cuántos "no shows" para esperar. Una tasa de caída del 2% es aproximadamente promedio para eventos pagados o con boleto. Ese promedio puede subir a más del 5% para eventos que son gratuitos. Como puede imaginar, es más probable que los asistentes muestren cuándo tienen dinero invertido en un evento.

Tarjetas de comida

Algunos planificadores ofrecen más de un plato principal en las comidas formales, y esto crea otro requisito de cálculo. Los hoteles y los centros de banquetes no quieren estar atascados adivinando cuántos invitados elegirán bistec o pollo, por lo que depende de los planificadores obtener recuentos precisos de cada opción a través de su sistema RSVP.

El día del evento, cada asistente debe obtener una tarjeta de comida de color que puedan colocar sobre la mesa, por lo que los servidores saben automáticamente qué plato ordenaron.

Boletos para beber

Los planificadores de eventos pueden usar boletos de bebida para controlar los costos de administrar una barra abierta. Se logra dando a cada invitado uno o dos boletos de bebidas en el registro. El camarero aceptará los boletos a cambio de una bebida. Los invitados que optan por beber más allá de su asignación de boletos pueden pagar en efectivo.

Una cosa a tener en cuenta sobre los boletos de bebidas es que el lugar le cobrará la bebida con el precio más alto por boleto. Por esta razón, tiene sentido usar este sistema con una cerveza, vino o bar de la casa, ya que las selecciones tendrán un precio más de cerca juntos.

Trabajar con el sistema

En última instancia, depende del planificador de eventos proporcionar recuentos precisos al departamento de catering. Los planificadores que ignoran las políticas y plazos emitidos por sus proveedores pueden terminar pagando más de lo que deberían en forma de sanciones y otras tarifas.

La mejor manera de evitar esto es leer las políticas de catering antes de planificar el evento. Después de esto, una regla simple lo ayudará a elegir las fechas y costos más apropiados para transmitir a los invitados.