Descripción general del trabajo y deberes del trabajo de recepcionista legal

Los recepcionistas legales son los guardianes de un bufete de abogados o departamento legal. Trabajan en la recepción en el vestíbulo de la firma de abogados o en el área de espera, saludando a los clientes y visitantes y respondiendo llamadas entrantes. Dado que la recepcionista es a menudo la primera persona con la que interactúan los clientes y los visitantes, él o ella es importante para la imagen de la empresa y debe ser pulida, profesional y articulada.

Este trabajo es una excelente manera de entrar en el campo legal, ya que los recepcionistas pueden trabajar en firmas de abogados, oficinas gubernamentales, departamentos legales corporativos, lugares de interés público y juzgados. o bufetes de abogados. Aquellos que sobresalen a menudo son promovidos a otros puestos dentro de la firma, como el supervisor de recepcionista legal, el secretario legal o asistente legal. Los recepcionistas legales también tienen la oportunidad de establecer contactos con todos los niveles de personal dentro del bufete de abogados, desde el personal de la sala de copias hasta los socios superiores, así como a los clientes, un abogado opuesto, proveedores legales y otros visitantes.

Tareas laborales

Las tareas de recepcionista legal varían con el entorno laboral y el tipo de práctica. En oficinas más pequeñas, la recepcionista legal también puede duplicarse como secretaria legal para uno o más abogados. Los deberes de recepcionista legal típicos incluyen:

• Saludo a clientes y visitantes y respondiendo consultas de visitantes
• Responder y enrutar llamadas entrantes en un sistema telefónico de múltiples líneas
• Programación y enrutamiento de clientes
• Mantener y programar salas de conferencias
• Mantener el área de espera, el vestíbulo u otras áreas públicas
• Sirviendo café o té a los invitados
• Pidiendo suministros
• Escaneo, fotocopia, fax y documentos de presentación
• Recolección y enrutamiento de correo y paquetes entregados a mano
• Verificar la identificación de los empleados y emitir pases de visitantes

En empresas más pequeñas, la recepcionista legal puede manejar tareas administrativas adicionales, como facturación, entrada de datos, procesamiento de textos, establecimiento de nuevos archivos de casos y redacción de correspondencia simple.

Educación

Generalmente se requiere un diploma de escuela secundaria. Algunos empleadores pueden preferir alguna educación o capacitación formal de oficina, así como la experiencia en una oficina legal. Muchos empleadores brindan capacitación en el trabajo.

Habilidades

Los recepcionistas legales deben poseer excelentes habilidades interpersonales y de servicio al cliente para comunicarse con abogados de nivel superior, socios, clientes, abogados opuestos, reporteros de la corte, proveedores, personal y otros. También deben tener la capacidad de operar sistemas telefónicos de varias líneas y equipos de oficina, como computadoras, impresoras, escáneres, copiadoras y equipos de videoconferencia.

Las fuertes habilidades de ortografía y gramática son importantes para tomar mensajes efectivos y la redacción de correspondencia e informes. La familiaridad con los términos legales y la jerga y la comprensión de varios formularios de oficina y documentos legales también es crucial para el trabajo. Algunos recepcionistas legales, particularmente aquellos empleados en pequeñas firmas de abogados, también deben estar familiarizados con el procesamiento de textos, la hoja de cálculo, la base de datos y las plataformas de facturación.

Rasgos personales

Dado que los recepcionistas legales son a menudo el primer contacto comercial de un visitante con la empresa o empresa, una apariencia profesional y un comportamiento pulido son importantes. Otros rasgos personales necesarios para el trabajo son:

• Respeto por la confidencialidad y la discreción
• Atención a los detalles
• Actitud positiva y optimista
• Paciencia al tratar con visitantes difíciles
• Confianza

Equilibrio trabajo-vida

La mayoría de los recepcionistas legales trabajan una semana laboral estándar de 40 horas, aunque pueden ser necesarias horas extras ocasionales. Dado que los recepcionistas rara vez viajan o trabajan los fines de semana o noches, esta ocupación ofrece un excelente equilibrio para los estudiantes, los padres y otros con responsabilidades significativas fuera del lugar de trabajo. El intercambio de trabajos y otros arreglos de trabajo flexibles están disponibles con algunos empleadores.

Las demandas de una oficina abogado ocupada y la interacción con personalidades difíciles y plazos ajustados pueden crear un ambiente de trabajo estresante. Dado que los recepcionistas legales a menudo se sientan durante largos períodos y pasan mucho tiempo teclado, pueden experimentar dolencias de movimiento o dolencias de movimiento repetitivas como el síndrome del túnel carpiano.

Compensación

Los salarios de recepcionistas legales varían según el tamaño de la empresa, la ubicación geográfica, la experiencia y otros factores. El salario mediano por hora de recepcionistas (en todas las industrias) en mayo de 2015 fue de $ 20.77. Debido a que los recepcionistas legales son especializados, los recepcionistas legales tienden a ganar más que recepcionistas en general. En pequeñas empresas y áreas rurales, los recepcionistas legales inexpertos pueden comenzar con un salario mínimo. En el extremo superior, los supervisores de recepcionistas legales en Nueva York o Los Ángeles pueden ganar más de $ 43,200, según la Oficina de Estadísticas Laborales (BLS). El 50 por ciento del medio ganó entre $ 15.94 y $ 27.76. El 10 por ciento más bajo ganó menos de $ 12.86, y el 10 por ciento más alto ganó más de $ 35.05. Los salarios anuales oscilaron entre $ 26,760 y $ 72,890.

Los recepcionistas legales en las prácticas de derecho ocupado a menudo obtienen ingresos por encima de su salario base a través de horas extras.

panorama

Se proyecta que el empleo crecerá más rápido que el promedio para los recepcionistas, según el Departamento de Trabajo, Oficina de Estadísticas Laborales. El crecimiento del empleo, junto con la necesidad de reemplazar a los trabajadores que se transfieren a otras ocupaciones o abandonen la fuerza laboral, generará una gran cantidad de aperturas de trabajo para recepcionistas, informa BLS.