Gestionar los gastos con informes de empleados y nómina de QuickBooks

QuickBooks ofrece una colección de informes de nómina que generan una gran cantidad de información sobre los empleados y gastos de una empresa. Estos informes pueden proporcionar información sobre el personal general o sobre los empleados individuales, y pueden exportarse fácilmente para compartir y diversificar los usos de los datos.

Informes de datos de empleados

Los siguientes informes pueden ayudar a administrar el personal de la empresa y dar una visión general de las horas de trabajo totales, los salarios pagados y otras estadísticas útiles como:

• Resumen de la nómina: Este informe se puede generar para empleados individuales o para todos los empleados desde una gama específica de fechas. Puede incluir salario bruto, pago neto, impuestos y cualquier otra deducción.
• Detalle de la nómina: Este informe puede profundizar en información sobre cheques de pago individuales, incluidos el historial de compensación y las deducciones.
• Deducciones y contribución de la nómina: Este informe proporciona detalles sobre las deducciones individuales y colectivas de los empleados, así como las contribuciones de la empresa para períodos de pago individuales durante un rango de fechas.
• Detalle del empleado: Este informe enumera a los empleados por nombre junto con direcciones, fechas de nacimiento, fechas de alquiler, fechas de terminación, tasas de pago e información fiscal. La información de tarifas salariales puede incluir salarios o tarifas por hora junto con deducciones o contribuciones. La información fiscal puede incluir números de Seguro Social junto con impuestos federales, estatales y locales pagados.
• Directorio de empleados: Este informe puede recopilar información de contacto para cada empleado, incluida la ubicación de trabajo, los números de teléfono y la dirección de correo electrónico.
• Salario total: Este informe proporciona información sobre el pago total de cada empleado por tipo, ya sea salario, por hora o de otra manera.

Informes de uso administrativo del empleador

Los siguientes informes pueden ayudar a completar las presentaciones de impuestos de nómina de una empresa. Otros pueden ayudar a verificar los datos financieros, como informes del plan de jubilación, vacaciones y licencia por enfermedad.

• Responsabilidad fiscal de la nómina: Este informe muestra todos los impuestos de nómina retenidos, pagados y adeudados para los empleados. Esto se puede desglosar por lo que ya se ha pagado, lo que debe pagarse o todo combinado. Este informe puede proporcionar todos los datos para la empresa o datos solo para los impuestos de nómina adeudados para los empleados individuales.
• Pago de impuestos de nómina: Este informe muestra todos los pagos de impuestos de nómina para el período de tiempo ingresado. 
• Resumen de impuestos y salarios de la nómina: Este informe muestra salarios imponibles que están sujetos a la retención federal, estatal y local, incluido el monto de los impuestos pagados por empleado o para la empresa en su conjunto. 
• Compensación de trabajadores: Este informe muestra los salarios pagados por cada empleado elegible. Esta es una información valiosa para ayudar a preparar formularios para agencias estatales o compañías de seguros.
• Vacaciones y licencia por enfermedad: Este informe muestra horas disponibles y utilizadas por año por empleado. Buscar horas disponibles que no se han utilizado es una buena manera de identificar si hay o no el próximo tiempo libre que se utilizará. 
• Costo total de nómina: Este informe muestra todos los costos anuales asociados con la nómina para empleados y contratistas. Esto incluye salario bruto, pago neto, deducciones, contribuciones de la empresa e impuestos.
• Plan de retiro: Este informe muestra todas las contribuciones de los empleados y la compañía para todos los planes de jubilación disponibles, que incluyen: 401 (k), 401 (k) al día, simple 401 (k), simple 401 (k). 403 (403 ( b), 403 (b) Pensar al día, Sarsep, Sarsep Actualizado, IRA simple, Simple IRA Avance, Roth 401 (K) después de impuestos y Roth 403 (b).
• Resumen de facturación de nómina: Estos informes muestran todos los cargos en la cuenta de servicio completo de la nómina de QuickBooks Online, si esta función se ha activado.

Poner los datos en funcionamiento

Uno de los beneficios de informes de QuickBooks es que puede exportar datos con relativa facilidad a otras hojas de cálculo. Esto permite datos personalizables que se pueden compartir con las partes interesadas.

Los informes son especialmente útiles para los empleados de recursos humanos y nómina. Con unos pocos clics, el programa de software puede generar información detallada sobre empleados individuales o grupos de empleados, desglosados ​​por tipo de pago (por hora o salario), departamento o ubicación. Esta información es vital al cortar cheques de pago y verificar y rastrear los gastos de nómina.

Los datos también se pueden personalizar para mostrar solo la información que el personal debe ver. Por ejemplo, los gerentes pueden necesitar rastrear cosas como horas extras, vacaciones, días de enfermedad e información de contacto, pero no deberían tener acceso a datos más confidenciales (como números de seguro social.) Cuando se les permite, los empleados también pueden acceder a la información relevante para sus puestos.

La personalización adicional de los informes puede excluir ciertos datos a través del software en sí, o filtrar información manualmente al exportar los datos a una hoja de cálculo pública o privada.