Medir el rendimiento de la compra para optimizar las cadenas de suministro

Medir el rendimiento de la compra es importante, ya que el departamento de compras juega un papel cada vez más importante en la cadena de suministro durante una recesión económica.

Una reducción en el costo de la materia prima y los servicios puede permitir a las empresas comercializar competitivamente el precio de sus productos terminados para ganar negocios. Una medida de rendimiento obvia del éxito de cualquier departamento de compras es la cantidad de dinero ahorrado por la compañía. Sin embargo, hay una serie de mediciones de rendimiento que las empresas pueden usar cuando miden el rendimiento de la compra.  

Eficiencia de compra

Los costos administrativos son la base para medir la eficiencia de la compra. Esta medición de rendimiento no se relaciona con la cantidad de artículos comprados que el departamento ha adquirido. La medición se relaciona con qué tan bien se está desempeñando el departamento de compras en las actividades que se espera que realicen con el presupuesto que existe para el departamento.

Si los costos de compra están dentro del presupuesto, entonces la eficiencia del departamento de compras excederá las expectativas. Si el departamento está utilizando fondos por encima del presupuesto, entonces la función de compra no es eficiente.

Efectividad de la compra

El precio que el departamento de compras pagó por un artículo no es necesariamente una buena medida del rendimiento de la compra.

El precio de un artículo puede fluctuar debido a las condiciones del mercado, su disponibilidad y otras presiones de demanda. Por lo tanto, es posible que el departamento de compras no pueda controlar el precio. Un método popular para evaluar la efectividad de la compra es revisar las relaciones de rotación de inventario. La relación mide el número de veces, en promedio que el inventario se usa o se gira durante el período.

La relación utilizada para medir la liquidez del inventario. Sin embargo, esto no siempre es una gran medida de la efectividad de la compra, ya que los requisitos estacionales para tener artículos en stock pueden hacer que esta medición sea inexacta.

Funcionalidad de compra

El rendimiento de la compra se puede medir con los requisitos funcionales de la función de compra.

La función principal del departamento es proporcionar el elemento correcto en el momento requerido al costo más bajo posible. La medición del rendimiento puede tener en cuenta estos elementos, pero no tiene en cuenta los factores que pueden relacionarse con la estabilidad del proveedor, los problemas de calidad del material y los descuentos de los proveedores.

Medidas de rendimiento

El rendimiento de la función de compra se puede medir utilizando una variedad de medidas. Una empresa puede decidir cuáles de estas mediciones de efectividad son relevantes para el desempeño de su departamento de compras. Las medidas pueden incluir:

Ahorro de costos

Si el departamento de compras adquiere un artículo a un precio más bajo que anteriormente, entonces es un ahorro de costos. Esto puede ocurrir cuando se encuentra un nuevo proveedor, se utiliza un artículo sustituto menos costoso, se ha firmado un nuevo contrato con el proveedor, se ha encontrado un método de transporte más barato o el departamento de compras ha negociado un precio más bajo con el proveedor existente.

Mayor calidad

Cuando un artículo ha mejorado la calidad, ya sea mediante el uso de un proveedor diferente o negociando con el proveedor existente, la mejora se reflejará en una reducción de los recursos de residuos o de producción.

Mejoras de compra

Las eficiencias en los métodos utilizados en el departamento de compras aumentarán la efectividad. Estos pueden incluir la introducción de EDI, sistemas de contratación electrónica, inventario administrado por el proveedor y pago en los procesos de recibo.

Mejoras de transporte

Cuando un departamento de compras negocia con un transportista o número de transportistas para reducir el costo de transportar artículos del proveedor a las instalaciones de producción, el costo unitario del artículo se reducirá. Este ahorro de costos puede usarse como una medición de la efectividad.

Rendimiento de compra

Se han llevado a cabo varios estudios sobre el rendimiento de la compra y los resultados han señalado que no hay un método que cubra todos los departamento de compras. Sin embargo, hay una serie de medidas clave que son comunes en la evaluación del rendimiento. A saber, ahorro de costos, calidad del proveedor, métricas de entrega, efectividad del precio y flujo de inventario.  

Aunque estas medidas clave son comunes, el peso impartido en estas medidas no es uniforme y variará entre industrias y empresas. Además, la importancia de estas medidas para la efectividad general de un departamento de compras cambiará con el tiempo y, por lo tanto, debe evaluarse y modificarse de manera periódica.