Las prácticas de gestión de reuniones ayudan a mejorar la productividad

Gastamos muchas de nuestras vidas laborales en reuniones. En muchos casos, las prácticas de gestión de reuniones deficientes dan como resultado el uso improductivo del tiempo de los participantes. En un artículo relacionado, ofrecemos orientación sobre cómo convertir cinco escenarios comunes de reuniones en eventos productivos. Aquí hay ideas adicionales para apoyar el fortalecimiento de la utilidad, la productividad y el impacto de las reuniones.

Clave de gestión de reuniones - Stand Pat

Algunos gerentes emplean una P.A.T. enfoque de las reuniones, requiriendo un PAGUrpose, un Agenda y un TIMEFRame. Armar a los participantes con estos puntos críticos de contexto antes de la sesión asegura que las personas se presenten preparadas para participar y apoyar la intención general de la reunión. Una clara P.A.T. El esquema ayuda a garantizar una sesión productiva. 

Debería poder definir el propósito de la reunión en 1 o 2 oraciones como máximo. "Esta reunión es planificar la nueva campaña de marketing" o "esta reunión es revisar la nueva política del envío para manejar las devoluciones."El propósito ayuda a garantizar que todos sepan por qué están allí, qué hay que hacer y cómo guiar el progreso y conducir para una conclusión. 

Establecer una agenda. Enumere los elementos que va a revisar/discutir/inspeccionar. Nos gusta asignar un límite de tiempo a cada elemento de la agenda (ver más abajo) e identificar a la persona responsable de moderar la discusión. Establecer un marco de tiempo; al menos establecer una hora de inicio y finalización. También recomendamos establecer una duración para cada artículo en la agenda. Estos deberían totalizar al marco de tiempo general de la reunión.

Comience sus reuniones a tiempo

Si trabaja en una de esas culturas donde las personas se convierten en reuniones hasta cinco o diez minutos después de la hora de inicio programada, es hora de comenzar una nueva tendencia. Una empresa alienta a sus gerentes a cerrar la puerta en la hora de inicio programada, y los que llegan tarde no son bienvenidos a asistir. Si bien esto puede ser más draconiano de lo que le gustaría actuar, no debe tener reparos en llevar la reunión a la orden, revisar el propósito y confirmar las expectativas y el tiempo.

No espere a que aparezcan los rezagados. Cuando alguien llega tarde, no vuelvas y revises lo que ya se ha cubierto. Continúe con sus temas de reunión. Esto será incómodo para el rezagado y mejorará las probabilidades de que llegue a tiempo en la próxima reunión. 

Si el organizador/patrocinador de la reunión no aparece a tiempo, considere la reunión cancelada y vuelva al trabajo. Un período de espera de cinco a siete minutos es razonable. Lo más probable es que el organizador de la reunión tuvo una dificultad inesperada y preferiría que no pierda el tiempo que lo esperaba. 

Mantenga la reunión sobre el tema

Una buena práctica es asignarle a alguien el papel de mantener a todos en el camino durante la reunión. Con demasiada frecuencia, las discusiones se desplazan y luego se degradan a un remolino de opiniones, ideas, hechos y emociones. En su lugar, asigne el rol e informe a todos los asistentes que esta persona intervendrá si la discusión se desvía de la agenda y el elemento de discusión específico. En algunas empresas, se hace referencia a este rol como el "Cape de tráfico", en otras ", Topic Keeper."Independientemente de la etiqueta, el papel es extremadamente útil para fortalecer la efectividad y la productividad de sus reuniones.

Si surgen temas adicionales que están fuera de agenda pero son importantes para discutir, deben ser claramente capturados y colocados en el "estacionamiento" para su futura consideración y discusión o para una reunión discreta. El propietario de la reunión se reserva el derecho de permitir una discusión divergente menor si respalda el propósito general de la reunión. 

Mantenga y distribuya notas/actas de la reunión

Alguien, aparte del organizador de la reunión, debe mantener las actas de la reunión. Una buena grabación de los minutos incluirá:

• Tiempo de reunión, fecha, ubicación
• Descripción del propósito
• Copia de la agenda
• Lista de asistentes y una lista de aquellos que no asistieron
• Una lista de resumen detallada de conclusiones, elementos de acción, responsabilidades y fechas para su finalización. Muchos notificadores usan la agenda como guía para enumerar las conclusiones y acciones. 
• Reunión de seguimiento planificada si realmente se necesita. 

Idealmente, distribuya las notas de la reunión lo antes posible después de la conclusión de la reunión y absolutamente dentro de un día hábil. Las actas y las notas sirven como un recordatorio importante para los participantes, así como una fuente de información para otras partes interesadas o para aquellos que se perdieron la reunión. Los minutos son una gran herramienta para aprovechar para recordar a las personas y a los equipos sus acciones de seguimiento comprometidas. 

La línea de fondo

Es posible que una reunión resulte en un resultado positivo, ayudando a impulsar proyectos y a las personas hacia adelante, simplemente no cuente con ello. Al cierta diligencia y el fortalecimiento deliberado de las técnicas de gestión de su reunión, mejorarán sus posibilidades de impulsar un excelente resultado. 

Actualizado byart Petty