Planificación de reuniones organización de convenciones y conferencias

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Consejo: Incorporar nuevas tecnologías emergentes en eventos

Los asistentes de MPI WEC caminaron a través de una pantalla de niebla del logotipo de MPI para la recepción de apertura de los asistentes de MPI WEC 2008 caminaron a través de una pantalla de niebla del logotipo de MPI cuando llegó por primera vez al MPI WEC 2008 Bienvenido recepción en Las Vegas de Caesar. Cortesía de MPI y Tkatchphoto.comunicarse

Consejos de planificación de eventos desde atrás del evento en MPI WEC 2008

Los planificadores de reuniones y eventos siempre están buscando nuevos consejos de planificación de eventos, ya sea para usar para su próxima reunión o simplemente saber qué están haciendo otros para que puedan validar algunos de sus enfoques.

Esto se debe a que los planificadores de reuniones y eventos organizan muchas reuniones, y la conferencia anual o el Congreso es un excelente programa que también requiere muchas ideas de planificación de reuniones.

Con esto en mente, parece apropiado revisar algunas de las ideas de planificación de reuniones y los consejos de planificación de eventos utilizados por una de las asociaciones principales de la profesión: Reunión de Profesionales Internacionales (MPI) organiza numerosas convenciones durante todo el año. Los siguientes consejos de planificación de eventos se basan en el Congreso de Educación Mundial de MPI que se celebró en Las Vegas, agosto de 2008.

Al planificar una convención, los planificadores de reuniones consideran cómo incorporar una gama de nuevas tecnologías emergentes para el programa. MPI usó una pantalla de niebla.

Las posibilidades imaginadas para la tecnología de pantalla de niebla, una nueva tecnología emergente, incluyen la proyección de logotipos corporativos, mensajes y otras imágenes. Los planificadores de eventos y reuniones deben saber sobre tecnologías futuras y cómo/cuándo usarlas en varios programas.

Como parte de la recepción de apertura MPI WEC, 2008 patrocinada por reuniones de Harrah's en el Palacio de César, Las Vegas, los asistentes caminaron a través de una pantalla de niebla del logotipo de MPI cuando ingresaron a la recepción de cóctel de apertura. El objetivo del palacio de César era mostrar cómo pueden cambiar el entorno de una habitación estática, explicó Reina Herschdorfer, directora ejecutiva de catering/convenciones y eventos para el palacio de César.

La tecnología FogScreen es una tecnología emergente que está seca, por lo que los asistentes y los invitados no caminarán por la niebla y se mojarán.

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Consejo: Lista de verificación de planificación de eventos para incluir reuniones previas al evento de todas las partes

El chef ejecutivo de César celebra una reunión de chef antes de la recepción de apertura de la recepción de apertura de MPI WEC 2008, el chef ejecutivo celebró una reunión con los chefs del evento para repasar sus roles y responsabilidades 3 horas antes del evento. (c) 2008 Rob Hard / RH Communications, Inc.

Los lugares tienen su lista de verificación de planificación de eventos para garantizar actividades sin problemas para eventos y reuniones especiales antes de la ejecución de un programa.

Como parte de la Lista de verificación de planificación de eventos, los planificadores de eventos y reuniones celebran una reunión final de recorrido final o previa con la conferencia ("previa al-Con" con los gerentes de conferencias, incluidos los servicios de catering, incluidos los servicios de catering. Es un momento en que los planificadores de eventos verán la producción y la configuración del progreso, alimentos y bebidas, y realizarán solicitudes de cualquier cambio antes del evento.

El lugar en sí también celebra reuniones con su personal e individuos responsables de la ejecución del evento. El chef ejecutivo del Palacio de Ceasar, Las Vegas, celebró su reunión con chefs responsables de las actividades de servicios de catering en la recepción de apertura de MPI WEC 2008.

Se establecieron cuatro estaciones para servir seis artículos calientes diferentes, y se estableció una barra de porción de escultura de hielo para servir siete tipos diferentes de sushi.

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Consejo: las recepciones de cóctel de convención deben sorprender a los sentidos

El Palacio de César transforma el espacio con imágenes, música, comida y reuniones de elementos naturales de Harrahs organizó la recepción de apertura de MPI WEC 2008 en Caesar's Las Vegas. El tema de la noche fue "BE", y mostró su capacidad para transformar una habitación estática a través de la tecnología, imágenes, música, vidrio, acero, materiales naturales y alimentos. Cortesía de MPI y Tkatchphoto.comunicarse

Es importante que los planificadores de eventos creen eventos especiales, incluidas las recepciones de cócteles, que incorporan elementos que involucran a los cinco sentidos.

La recepción del cóctel en el Palacio de César, Las Vegas, transformó un salón de baile en un espacio que se transformó durante toda la noche. Con un presupuesto de $ 2 millones, los planificadores de César y las reuniones de Harrah's, Las Vegas, trabajaron con producción, diseño, expertos de catering y otros para demostrar su capacidad para cambiar cualquier entorno.

"Tuvimos 180 minutos de imágenes y música que cambiaron cada tres o cuatro minutos", dijo Reina Herschdorfer, directora ejecutiva de catering/convenciones y eventos para el palacio de César. También hizo los elementos en la sala interactivos con las imágenes en la pantalla. Cuando los pétalos de rosa estaban en la pantalla, los pétalos de rosa también llenaron la habitación. También fue el caso con el uso de otros elementos especiales de eventos, como burbujas. Reforzó la idea de cómo la naturaleza y el abstracto trabajan juntos para crear un efecto psicodélico (uno de los objetivos de Herschdorfer).

Herschdorfer también enfatizó la intención de César de mostrar la comida como un elemento de evento. "La comida es arte. Se trata de los chefs y la belleza de la comida ", agregó.

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Consejo: hacer que los asistentes e invitados se sientan únicos y especiales a la llegada

El personal de Mandalay Bay creó una línea de alfombra roja para saludar a los asistentes al MPI MPI WEC 2008 Los asistentes fueron bien recibidos por más de 200 empleados de Mandalay Bay mientras caminaban hacia el centro de convenciones y hacia la sesión de la conferencia de apertura. Cortesía de Mandalay Bay, Las Vegas

Una línea de alfombra roja es una excelente manera de hacer que los asistentes se sientan únicos y especiales cuando llegan para reuniones y otros eventos especiales.

La gerencia y el personal de Mandalay Bay, Las Vegas, crearon una línea de alfombra roja para dar la bienvenida a los asistentes a medida que se acercaban a la sesión general de apertura.

Era evidente que los asistentes apreciaron la sesión de vítores de una hora. Y crear un elemento que sorprenda a los planificadores de eventos es una declaración en sí misma.

Crear una línea de alfombra roja es más fácil de lo que la mayoría puede pensar. Es simplemente una cuestión de tener suficientes personas que estén afiliadas al evento que estén disponibles durante el tiempo en que llegan los invitados. Mandalay Bay simplemente llamó a varios departamentos por correo electrónico y el personal estaba emocionado de participar.

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Consejo: los líderes de la organización prepararon el escenario para reuniones de la agenda en los comentarios de apertura

Bruce Macmillan de MPI describió el futuro de las reuniones en MPI WEC 2008 Bruce Macmillan, presidente y CEO de MPI, abrió la conferencia MPI WEC 2008, con el tema "Su futuro está mostrando.". (c) 2008 Rob Hard / RH Communications, Inc.

Para comenzar las convenciones, se espera que los líderes entreguen un mensaje sobre la agenda de la reunión del evento durante los comentarios de apertura durante la primera sesión general.

Al establecer la agenda de la reunión para un Congreso o conferencia, los planificadores de eventos y reuniones deben utilizar la sesión general de apertura para que los líderes refuercen el objetivo y los mensajes clave del programa.

Para MPI WEC 2008 celebrado en Mandalay Bay, Las Vegas, en agosto de 2008, Macmillan destacó el énfasis del Congreso en el conocimiento profesional, el uso de la tecnología para enriquecer las reuniones (no reemplazarlo) y su opinión de que el futuro de la industria continuará creciendo.

Es importante asegurarse de que el mensaje sea apropiado para aquellos que asisten al evento y que está dirigido a los intereses de quienes asisten, incluidos dónde viven. Más de 4.500 asistieron a MPI WEC, la mayor asistencia en la historia de MPI. Macmillan hizo referencia a las iniciativas globales de MPI y proporcionó ejemplos de tendencias globales.

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Consejo: los líderes de la junta deben destacar los logros en las sesiones de apertura

MPI 2007-2008 La presidenta Angie Pfeiffer destaca los imperativos estratégicos de MPI MPI 2007-2008 Angie Pfeiffer se dirige a los asistentes de MPI WEC 2008 mientras cierra su año de liderazgo para la asociación. Cortesía de MPI y Tkatchphoto.comunicarse

Para las convenciones anuales y los congresos, es importante que los líderes de la junta resalten los logros y objetivos pasados.

Se espera que el liderazgo de la organización resalte los logros pasados ​​a medida que preparan el escenario para el año por delante. Angie Pfieffer, presidenta de 2007-2008 para MPI, destacó los imperativos estratégicos que se establecieron para MPI durante su mandato.

MPI redefinió sus imperativos estratégicos para la industria de las reuniones durante el año anterior, y Pfeiffer destacó lo siguiente:

• Evolucionar a una comunidad global
• Reimaginar las relaciones comerciales con capítulos
• Elevar la conversación y la experiencia de los miembros
• Construir una gran organización

Al presentar los logros de la organización, brinda a los miembros y otras partes interesadas la oportunidad de comprender las iniciativas y objetivos clave. Es relevante en todas las industrias y reuniones.

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Consejo: incorporar elementos de entretenimiento corporativo en la agenda de convenciones

MPI contrató a Nathan Burton para entretener a los asistentes y presentar a Larry Luteran New MPI 2008-2009 Presidente Larry Luteran fue presentado mágicamente a los asistentes de MPI WEC 2008 por el mago de Las Vegas Nathan Burton. Cortesía de MPI y Tkatchphoto.comunicarse

Es importante que los planificadores de reuniones incorporen el entretenimiento corporativo en la agenda de la convención: esto ayuda a romper presentaciones formales.

Al planificar una convención, es importante incorporar elementos de la comunidad local al tema siempre que sea posible. Debido a que el Congreso estaba en Las Vegas, los organizadores detrás de MPI WEC 2008 tenían una gama completa de opciones.

La sesión general de apertura se programó durante dos horas, por lo que para ayudar a romper la formalidad de las presentaciones, los temas locales y el entretenimiento se incorporaron a la agenda.

El mago de Las Vegas, Nathan Burton, entretuvo a los asistentes y concluyó el entretenimiento corporativo al hacer que el presidente de 2008-2009 Larry Luteran aparezca mágicamente frente a la audiencia para su presentación.

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Consejo: la apertura de las sesiones generales debe dejar a los asistentes energizados

MPI WEC 2008 Contratado Drum Cafe para excitar a los asistentes al Congreso Drum Cafe entretuvo a los asistentes en la Sesión General de apertura de MPI WEC 2008 (Ley de cierre). Cortesía de MPI y Tkatchphoto.comunicarse

Una sesión general de apertura efectiva debe incluir una variedad de oradores y entretenimiento para mantener la atención de los asistentes, especialmente para sesiones más largas.

Los comentarios de cierre para la sesión general de apertura fueron seguidas por una actuación de Drum Cafe, conocida por proporcionar el edificio de equipos y el entretenimiento de tambores interactivos.

Drum Cafe usa tambores y percusiones africanos para energizar al público. Y, aunque MPI incorporó su desempeño, algunos planificadores de eventos incorporan este tipo de rendimiento como una experiencia práctica para los grupos (dando a los asistentes su batería).

Drum Cafe actuó durante más de una hora, mientras que algunas personas se quedaron para escuchar y otras escucharon la energía de la sala de sesión general al pasar por las puertas por el pasillo principal.

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Consejo: Cada convención incluye una exposición con cabinas de feria comercial

MPI WEC 2008 Incorporó una exposición de casi 600 expositores MPI WEC 2008 Exposición. Cortesía de MPI y Tkatchphoto.comunicarse

Casi todos los Congresos o Convenciones incorporan una feria o sala de exposiciones como parte de la agenda.

La Expo brinda una oportunidad para que los proveedores y patrocinadores de la industria se reúnan con los asistentes a la convención.

Las exposiciones tradicionales se pueden ver más como un "mercado", si las convenciones y las conferencias limitan las horas en que una sala de exposiciones está abierta, y evite programar sesiones educativas durante este tiempo, para que los expositores puedan maximizar su tiempo con asistentes importantes.

Una exposición ayudará a suscribir el costo de la convención general y proporcionará ingresos operativos para los organizadores de la asociación.

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Consejo: Determine los temas de desarrollo profesional a nivel de habilidad y audiencia

MPI WEC 2008 Sesiones de ruptura estructurada por 13 habilidades y 3 niveles Andrea "Sid" Curtis, director de arte de Freeman AV Services, copresentada con Bob Walker, Vicepresidente de Servicios Creativos, AVW-Telav, Inc, Inc., Sobre el uso efectivo del diseño escénico, la iluminación y el audio para mejorar la experiencia de reunión en MPI WEC 2008. Cortesía de MPI y Tkatchphoto.comunicarse

Los organizadores de la conferencia determinan temas de seminarios para el desarrollo profesional que consideran el nivel de habilidad y los intereses de desarrollo de los asistentes.

Temas de seminarios determinados por MPI a nivel de audiencia, incluidos novatos, intermedios y avanzados. Luego, MPI organizó sesiones de ruptura en 13 familias de habilidades para ayudar a los asistentes a optimizar su experiencia educativa:

• Análisis del proceso de decisión
• Administración de Empresas
• Comunicación
• Educación y desarrollo de contenido
• Gestión financiera
• Relaciones/relaciones interpersonales
• Relaciones Internacionales
• Marketing
• Gestión de reuniones
• Gestión de personas
• Gestión de proyectos/Planificación del trabajo
• Estrategia
• Tecnología

MPI proporcionó a los asistentes una opción para programar sesiones en línea, clasificando sesiones de familias de habilidades y niveles de audiencia.

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Consejo: las ideas de recaudación de fondos deben evolucionar en torno a reuniones anuales

MPI Foundation celebra un evento de recaudación de fondos en House of Blues, Las Vegas, más de 1,000 asistieron al evento de recaudación de fondos "Rendezvous" en House of Blues, Las Vegas, para MPI WEC 2008. Cortesía de MPI y Tkatchphoto.comunicarse

Los planificadores de reuniones y eventos deben crear eventos de recaudación de fondos como parte de una conferencia o convención anual para maximizar el valor de recaudación de fondos.

Quizás la mejor manera de energizar una base de recaudación de fondos es celebrar un evento especial de recaudación de fondos durante el Congreso o Convención anual. Después de todo, este es el momento en que las personas tienen los temas y los problemas de la recaudación de fondos causan la primera mental.

Para MPI WEC 2008, la idea del evento de recaudación de fondos incluía una noche de comida, bebidas y música en vivo en la casa de Blues en Mandalay Bay, Las Vegas. El evento también incluyó la Oficina de Convenciones y Visitantes del Metro de Detroit como el patrocinador del título, así como varios otros patrocinadores contribuyentes para ayudar a suscribir los costos.

Los precios de las entradas anticipadas se establecieron en $ 110 (USD), y los boletos en el sitio fueron de $ 125 (USD). Más de 1,000 asistentes se unieron al evento: alrededor del 25% de todos los asistentes.

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Consejo: las discusiones de mesa redonda de negocios ofrecen a los asistentes temas con fines abiertos

Los asistentes lideran el proceso de facilitación del taller para discutir temas de la industria MPI WEC 2008 Conversaciones de cafetería organizada, discusiones de mesa redonda donde los temas y los moderadores no están predeterminados. Se alienta a los asistentes a organizar una discusión basada en un tema general y los interesados ​​pueden unirse. Cortesía de MPI y Tkatchphoto.comunicarse

Aunque las conversaciones de Cafe pueden parecer nuevas para algunos en la industria de eventos, estas discusiones de mesa redonda de negocios surgieron de reuniones en la industria de alta tecnología.

Las conversaciones del café son discusiones informales de mesa redonda donde los temas y los moderadores no están predeterminados, explicó Brooke Bode, director de gestión del conocimiento de MPI, Dallas. "Permite a los asistentes aprender de sus compañeros", agregó Bode.

Para MPI WEC 2008, se identificaron seis temas de discusión de mesa redonda diferentes a los asistentes al Congreso para inscribirse y/o liderar mesas redondas comerciales, que incluyen:

• El café verde (reuniones verdes)
• Estrategia Spot Cafe (formatos de reunión y reuniones estratégicas)
• Cafe Futura (Future Tendencias/Tecnología)
• The Bridge Cafe (diferencias generacionales/culturales)
• Café Internacional (reuniones internacionales)
• Café Potpourri (temas misceláneos)

La facilitación del taller está dirigida por los asistentes y ofrece a los asistentes una alternativa al formato habitual de sesiones de reuniones y seminarios.

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Consejo: Fomente el anfitrión de la convención del próximo año al patrocinador en la convención de este año

MPI WEC 2009 Anfitrión de la Oficina de Convenciones y Visitantes de Salt Lake patrocinado 2008 Almuerzo 2009 MPI World Education Host City Salt Lake City patrocinó un almuerzo MPI WEC 2008 y promovió su ciudad y programa. (c) Rob Hard / Rh Communications, Inc.

Al planificar una convención, el mejor momento para garantizar la retención de asistentes para futuras convenciones es promover ese mensaje durante este año.

Los planificadores de reuniones comprenden la importancia de mantener a los asistentes y/u miembros de la organización sintiendo que su tiempo es bien dedicado al asistir a una convención o al Congreso. Uno de los objetivos es asegurarse de que los asistentes regresen para la convención del próximo año.

Los organizadores de MPI WEC 2008 dieron una visibilidad privilegiada a Salt Lake City, la ciudad anfitriona seleccionada para MPI WEC 2009. Se sirvió un almuerzo sentado el último día de la convención, patrocinado por la Oficina de Convenciones y Visitantes de Salt Lake City. Permitió que los funcionarios de turismo de Salt Lake City resaltaran las fortalezas competitivas para su destino mientras alentaban a los asistentes a querer experimentar el evento del próximo año.

Este tipo de patrocinio de la convención también fue valioso para Salt Lake City porque pudieron hacer un discurso informal para todos los profesionales de la reunión que también son los tomadores de decisiones clave en la selección de lugares y destinos para numerosos programas durante todo el año.

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Consejo: las recepciones de cierre de la noche deben ser tan memorables como las recepciones de apertura

MPI WEC 2008 incluyó una fiesta en la playa en Mandalay Bay Mandalay Bay Beach Party en MPI WEC 2008. Cortesía de MPI y Tkatchphoto.comunicarse

Las convenciones deben incorporar una recepción nocturna de cierre, dar a los asistentes la oportunidad de establecer contactos y discutir temas del evento. Seleccione un evento divertido.

Las oportunidades de redes son tan importantes como los elementos de la sala de educación y exhibición de una convención o el Congreso. Debido a que la mayoría de las personas tienden a omitir los eventos de cierre, es importante que la recepción de la noche de cierre deje a los asistentes sintiéndose emocionados y energizados por el proceso -- Si quieres que la gente se quede.

Los planificadores de eventos y reuniones deben identificar un evento o tema relacionado con el destino y la ubicación donde se celebra el evento. MPI WEC 2008 celebró su recepción de noche de cierre en la playa de Mandalay Bay, Las Vegas.

MGM Mirage y Mandalay Bay patrocinaron la recepción de la noche de cierre para MPI WEC 2008, junto con la casa de los blues. Los planificadores de eventos y reuniones deben crear oportunidades para aprovechar los patrocinios del lugar para ayudar a suscribir eventos especiales de las convenciones, incluidas las recepciones de noche de cierre.

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Consejo: las ideas creativas pueden involucrar a los asistentes a la convención para los lanzamientos de nuevos productos

MGM CityCenter Vegas creó una réplica de castillo de arena para los asistentes al MPI CityCenter Las Vegas, de MGM Mirage, utilizó su patrocinio de MPI WEC 2008 Closing Night Recepción en Mandalay Bay para promover su último proyecto. Cortesía de MGM CityCenter, Las Vegas

Los nuevos lanzamientos de productos ocurren todo el tiempo en las convenciones. La clave para un lanzamiento exitoso de productos es involucrar creativamente la imaginación de los asistentes.

Con cientos de expositores y proveedores que asisten a convenciones y congresos, muchos usan esto como una oportunidad para promover un nuevo lanzamiento de productos o reintroducir a los asistentes a sus productos y servicios.

MGM Mirage patrocinó la recepción de la noche de cierre para MPI WEC 2008 y utilizó el evento como una oportunidad para mostrar el proyecto MGM CityCenter Vegas. Con un tema de recepción de noche de cierre alrededor de "Beach Party", MGM CityCenter Vegas creó una réplica de castillo de arena del proyecto que está programada para finales de 2009.