Negociación en el proceso de compra

La negociación en el proceso de compra cubre el período desde que se realiza la primera comunicación entre el comprador de compras y el proveedor hasta la firma final del contrato. La negociación puede ser tan simple como tratar de obtener un descuento en un caso de guantes de seguridad a las complejidades de las principales compras de capital.

Un profesional de compras debe tener como objetivo tener éxito en sus negociaciones con los proveedores para obtener el mejor precio con las mejores condiciones para cada artículo que se compra.

Base de proveedores más pequeñas y contratos a largo plazo

El proceso de negociación se ha convertido en un sector más importante en el proceso de la cadena de suministro a medida que las empresas buscan reducir su gasto mientras aumentan su poder adquisitivo. Esto significa que los profesionales de la compra tienen que negociar tarifas cada vez mejores con los proveedores mientras mantienen o aumentan la calidad y el servicio.

En el pasado, las empresas tenían una larga lista de proveedores que comprarían diferentes artículos de los cuales requerían recursos de compra para gastar tiempo limitado en negociar los precios más bajos. La mejor solución disponible fue comparar los precios de lista de los catálogos y seleccionar el proveedor en función de esa información. La tendencia durante la última década ha sido racionalizar la base de proveedores y celebrar acuerdos a largo plazo con un solo salto. Esto ofrece a las empresas la capacidad de negociar precios significativamente más bajos para los artículos que estaban comprando a varios proveedores separados.

Los proveedores son socios

El énfasis en la negociación se alejó del escenario de precio más bajo para negociar con menos proveedores para obtener el precio más bajo con el mejor servicio, calidad y condiciones. El objetivo de las empresas era reducir el gasto general en lugar de negociar el precio más bajo con una gran cantidad de proveedores, lo que no dio el mejor resultado general.

Los contratos negociados a largo plazo con una base de proveedores más pequeña han producido una relación más pareja entre el comprador y el proveedor. La relación puede convertirse en menos adversario, lo que beneficia al comprador y al proveedor. En un tipo de relación de socio, el comprador alentará al proveedor a aumentar la calidad y el servicio, y el proveedor sabe que al hacer esto, la asociación continuará con un contrato renovado con ventas garantizadas.

Negociación o RFQ

Los departamentos de compras no gubernamentales continúan ofreciendo una gama de proveedores precalificados una solicitud de cotización (RFQ) para artículos o servicios que desea comprar. El proceso de oferta competitiva puede producir una gama de ofertas y condiciones que el departamento de compras evaluará y luego otorgará el negocio. Esto puede o no implicar alguna forma de negociación.

La mayoría de los negocios negociados involucrarán artículos o servicios que no son necesariamente definibles por un RFQ. El departamento de compras y el proveedor negociarán más de un precio. La negociación generalmente cubrirá lo que se debe fabricar o cuál es el alcance del servicio que se proporcionará, la garantía, los servicios de transporte, la asistencia técnica, la alternativa de envasado, los planes de pago, etc.

Comprar artículos o servicios de un costo significativo requerirá negociaciones extendidas para llegar a un contrato final.

Se requiere que los profesionales de la compra participen en este tipo de negociación para garantizar que sus empresas obtengan el mejor precio con los términos más favorables, y el personal debe necesitar ser capacitado en los métodos de negociación, ya que se vuelve más común en un clima económico difícil.

Objetivos de negociación

El personal de compra debe ingresar todas las negociaciones con objetivos claramente definidos. Sin tener objetivos, la posibilidad de que el profesional de la compra conceda en el precio, la calidad o el servicio se recaudan significativamente. El negociador debe celebrar discusiones con el proveedor con objetivos precisos que desean lograr para su empresa.

El objetivo no debe ser absoluto y debe permitir cierta flexibilidad. Sin embargo, el negociador también debe asegurarse de que no se desvíen de los objetivos y se permitan negociar en áreas que no formaron parte de la discusión. Por ejemplo, un negociador puede haber trabajado con el proveedor en sus objetivos sobre precio y servicio, pero no de calidad. Cuando el proveedor comienza a discutir la calidad, el negociador debe abstenerse de cualquier acuerdo en el que no sean un objetivo establecido.

La negociación es una parte importante del papel del profesional de la compra. Es una habilidad que se aprende, y la capacitación puede ayudar a comprar al personal a comprender lo que se necesita al negociar con los proveedores.