Organizaciones sin fines de lucro reemplazando al personal con voluntarios

Es muy tentador en tiempos difíciles para reducir las posiciones de personal pagas y convertir esas posiciones en voluntarios. El uso de voluntarios para realizar tareas o trabajos que de otro modo podrían ser realizados por el personal pagado, a menudo llamado, la sustitución del trabajo, solo debe ser parte de una estrategia general para reducir los costos durante los tiempos difíciles.

Pero es correcto? Funciona? ¿Cuáles son las trampas o beneficios?? Aquí hay algunos consejos para hacerlo bien:

No despegue al personal con la intención de sustituir a un voluntario

Si despide al personal pagado para traer un voluntario, podría causar problemas para usted mismo. Dicha acción está obligada a hacer que otro personal pagado tema por sus posiciones y se resentirá y se resistirá a trabajar con voluntarios, temiendo que puedan tomar sus trabajos.

Sin embargo, cuando hay un desgaste natural o una reorganización general, aproveche esa oportunidad para repensar cómo está configurado su organización. Piense en cómo podría reconfigurar los trabajos para que los voluntarios puedan hacer algunas tareas.

Por ejemplo, acaba de promover a su recepcionista a un puesto de asistente administrativo trabajando con el director de desarrollo. Esto deja el trabajo de recepcionista abierto. Quizás un voluntario podría cubrir esas tareas.

Algunas organizaciones pueden optar por limitar las horas que están abiertas al público a cinco por día (10 A.metro.- 3 P.metro.) y use voluntarios para manejar la recepción. Tienen un voluntario diferente cada día. Ese voluntario responde al teléfono, saluda a los visitantes y realiza una variedad de deberes administrativos bien definidos y documentados. Al final del día, el voluntario usa un formulario para resumir las cosas importantes que ocurrieron ese día y cualquier problema que sea necesario resolver el voluntario del día siguiente.

Este enfoque puede funcionar para una organización que tiene la mayoría de los errores resueltos, y si los voluntarios son felices y leales. Además, necesitaría suficientes voluntarios capacitados para tener un par de voluntarios adicionales en la oficina que se encargan de otras tareas de la oficina, ayudando a la organización aún más.

No use voluntarios para las tareas de rutina

Muchos voluntarios están felices de hacer trabajos administrativos, sacar correos de la puerta o hacer mandados. Sin embargo, cuando hay una tarea que a su personal realmente le gustaría hacer, pero no tiene tiempo para emprender, piense en usar un voluntario.

Un voluntario podría actuar como coordinador voluntario, ayudar a escribir subvenciones o recursos de subvención de investigación. Pueden ser responsables de un boletín, capacitar a otros voluntarios o incluso al personal, planificar e implementar eventos especiales, o una gran cantidad de otras cosas. Piense creativamente y busque voluntarios que tengan talentos o experiencia especiales.

Considere encontrar y usar voluntarios "calificados"

Los voluntarios calificados suelen ser especialistas en aquellas áreas que una organización sin fines de lucro no es. Dichas áreas incluyen finanzas, recursos humanos y marketing. Estos voluntarios calificados son a menudo empleados en corporaciones. Como parte del programa de responsabilidad social corporativa de su empleador, sus corporaciones les dan tiempo para pasar tiempo trabajando con organizaciones sin fines de lucro.

También hay voluntarios calificados entre trabajos que podrían estar muy interesados ​​en mantener sus habilidades agudas y agregar a sus currículums.

Los voluntarios calificados no pueden reemplazar al personal, pero pueden reemplazar los costosos consultores de outsourcing y externas. Pueden ayudarlo a reorganizar, realizar una auditoría organizacional, desarrollar los datos necesarios para ayudar a la junta a tomar decisiones organizacionales, encontrar formas de ahorrar dinero en servicios esenciales o ayudar al personal a centrarse en lo que es más importante en sus trabajos.

Muchas organizaciones sin fines de lucro no usan voluntarios calificados, también llamado trabajo pro bono, a menudo como deberían. Pregunte a sus fundamentos corporativos locales si tienen un programa de voluntariado calificado o solicitan una subvención pro bono a través de la Fundación Taproot.

La Corporación para el Servicio Nacional y Comunitario tiene un conjunto de herramientas para ayudar a las organizaciones sin fines de lucro a prepararse para usar voluntarios basados ​​en habilidades. También puede publicar sus aperturas para voluntarios con habilidades profesionales en CatchAfire, un servicio de correspondencia en línea.

No tolere un sistema de castas en su oficina

En algunas oficinas sin fines de lucro, hay gerentes pagos o personal que salen a almorzar diariamente, mientras que el personal administrativo y los voluntarios comieron sándwiches de ensalada de huevos en la sala de descanso, mientras que mantienen el fuerte hasta que los gerentes regresaron. Qué manera de hacer que el personal administrativo y los voluntarios se sientan como ciudadanos de segunda clase. Encuentre formas de ser inclusivo y hacer que todos sientan que son vitales para algo muy importante.

Actuar rápidamente cuando muestran interés

Los voluntarios tienen muchas oportunidades en muchas organizaciones. Actuar rápidamente cuando muestren interés en los suyos, o irán a otro lugar. Es común que los voluntarios potenciales reciban una investigación deficiente por parte de organizaciones sin fines de lucro. O el gerente voluntario es sordo a lo que el voluntario dice sobre su cantidad de tiempo disponible (sentirse abrumado es una razón frecuente para que el vuelo voluntario se sienta subutilizado), o el voluntario recibe una entrevista superficial que no descubre habilidades y experiencias que podría ser pistas de establecer al voluntario en una situación gratificante.

Manten una mente abierta

Sí, es posible que tenga una lista de roles básicos que siempre está comprando, pero cuando su entrevista revela otras posibilidades, no esté obligado por precedentes y reglas. No dude en crear un trabajo voluntario que se ajuste a esa persona en particular, sus talentos e intereses. Es posible que pueda aliviar a un miembro del personal pagado de alguna tarea y cambiarlo a un voluntario. Eso debería permitir a su personal remunerado el tiempo para pasar tiempo en otras tareas apremiantes. Sin embargo, nunca debe exponer a un personal pagado a una posible pérdida de empleo.

La conclusión es que no es beneficio a nadie reducir los costos al cortar deliberadamente al personal y reemplazarlos con voluntarios, pero puede haber formas creativas de permitir a los voluntarios llenar algunos roles si lo hace sabiamente.