Operar un programa de tarjeta de adquisición

La tarjeta de adquisición, o la tarjeta P, es una forma de tarjeta de crédito de la compañía que se emite a los empleados que luego pueden adquirir bienes y servicios sin tener que procesar la transacción a través del procedimiento de compra tradicional, como el uso de solicitudes de compra o órdenes de compra.

Hay una serie de diferentes programas de tarjetas de adquisición; Algunos implican solo el uso de proveedores aprobados por la compañía, mientras que otros permiten que se use cualquier proveedor. Las compras realizadas por un empleado que usa una tarjeta de adquisición generalmente son pequeñas y de bajo valor. Se dirigen específicamente muchas reacciones negativas sobre programas de tarjetas de adquisición hacia el abuso de la tarjeta. Sin embargo, los beneficios de los programas de adquisición son mucho mayores que los riesgos y costos involucrados en la operación del programa.

Beneficios de las tarjetas de adquisición

El gobierno de los Estados Unidos encontró que las compras por debajo de $ 2,500 solo comprendían el 2 por ciento del gasto general del gobierno, pero representaban el 85 por ciento de todas las compras. Como los costos administrativos de estas pequeñas compras a menudo excedieron el gasto en dólares real, el uso de tarjetas de adquisición aumentó en muchos departamentos gubernamentales. Una agencia gubernamental, el Departamento de Comercio, estimó que el uso de tarjetas de adquisición les ahorró más de $ 22 millones por año en costos administrativos y la reducción en el tiempo de procesamiento de compras. El uso de las tarjetas ha permitido a los departamentos de compra concentrar sus esfuerzos en el 15 por ciento del gasto total de adquisiciones que representa el 98 por ciento del gasto total.

Implementación de controles internos

El abuso de las tarjetas de adquisición es una noticia principal, pero estos abusos, especialmente en los departamentos gubernamentales, a menudo muestran un alto valor en dólares que es menos de la mitad del uno por ciento del gasto total. Aún así, se produce abuso, pero se puede controlar mediante la implementación de controles internos adecuados para reducir el desperdicio y el abuso.

La dirección de gestión fuerte es crucial para un programa de tarjeta de adquisición exitoso. La gerencia debe definir claramente cuáles son los usos permitidos para la tarjeta y definir e imponer multas por delincuencia, fraude y abuso de pagos. Por supuesto, los procedimientos y los recursos de la oficina trasera deben existir para implementar los controles. Si no hay suficientes recursos para monitorear y tratar con los abusos de las tarjetas de adquisición, los abusos continuarán y aumentarán, a medida que sus usuarios ve la falta de compromiso en el programa.

Quien recibe una tarjeta?

Otro negativo visto en los programas de tarjetas de adquisición es que las empresas piensan que necesitan dar tarjetas a todos sus empleados que realicen compras. Este no es el caso; recibir una tarjeta de adquisición se le da confianza. Una empresa debe poder confiar en el usuario de la tarjeta, ya que de hecho gastan el dinero de la empresa. Debe haber un proceso de aprobación donde los empleados deben ser seleccionados, revisados ​​y aprobados. Si un empleado tiene mal crédito, si se le otorga una tarjeta de adquisición de la empresa?

Imponer límites de gasto

Como cualquier tarjeta de crédito, debe haber un límite de crédito para el usuario. Las compañías de tarjetas de crédito otorgan a los titulares de tarjetas un límite en función de su capacidad para pagar. Para los titulares de tarjetas de adquisición, las empresas deben dar a los titulares de tarjetas un límite de gasto que sea apropiado para su posición y su probable gasto. Por ejemplo, una persona empleada como analista de TI solo puede estar obligada a comprar tinta de la impresora y periféricos de la computadora pequeña, lo que solo puede totalizar un par de cientos de dólares al año. El límite de gasto para este empleado debe reflejar esto, y no se le debe dar un límite de gasto general de $ 2,500 que se pueda dar a todo el personal de TI. Los límites de gasto deben revisarse periódicamente para que se otorgue un nivel apropiado a los empleados en función de su gasto real.