Descripción general de archivos de personal y política de archivos de muestra

Un archivo de personal es la documentación guardada de los empleadores sobre el historial y el estado de toda la relación laboral con un empleado individual. El empleador mantiene esta documentación de empleo en un archivo de personal por tres razones.

• Como empleador, desea tener información precisa a mano y organizada cuando necesita acceso a la información por cualquier motivo. Los cambios en los contactos de emergencia, las direcciones de los empleados, el seguimiento de las evaluaciones de desempeño, las cartas disciplinarias, el reconocimiento de los empleados y los materiales de solicitud de empleo son ejemplos de los tipos de información a la que el empleador querrá poder acceder rápidamente.
• El empleador debe retener la documentación sobre cuestiones de personal, como la selección de empleados, el desempeño, el historial laboral, la justificación de la compensación y las aplicaciones de promoción interna, por nombrar solo algunos. Un reclamo de la EEOC, una demanda o incluso la necesidad de justificar la falta de un aumento o promoción a un empleado requieren que el empleador haya recopilado y retenido este tipo de documentación del empleado.
• Algunos registros de empleados son requeridos por los gobiernos federales o estatales para que los empleadores mantengan. Organizar la información de los empleados en un archivo de personal tiene sentido para el acceso y el cumplimiento legal y la preparación.

Tipos de archivos de personal

Un empleador generalmente mantiene varios tipos de archivos de personal, para uso comercial, para la confidencialidad de los empleados, para la privacidad médica y para el cumplimiento legal. No existe una ley que diga cuántos archivos se requiere un empleador para mantener las leyes que cubren las leyes de los empleados a los archivos y otras prácticas relacionadas con los archivos de personal.

Sin embargo, hay muchas leyes, y hay mejores prácticas de personal para la confidencialidad de los empleados, que rigen el contenido de los archivos de personal y que tienen acceso a esa información. Estos son los archivos de personal que mantienen la mayoría de los empleadores en los EE. UU. (Las leyes y prácticas mundiales pueden diferir.)

• Archivo personal: Este es el archivo principal de empleados que contiene el historial de la relación laboral.
• Archivo de nómina: Desea mantener un archivo separado para todos los problemas de nómina con respecto al salario y los beneficios. No desea darles a su personal de nómina acceso a la información del personal.
• Archivo médico de empleados: La Ley Federal de Portabilidad y Responsabilidad del Seguro de Salud de 1996 (HIPAA) requiere que los empleadores protejan los registros médicos de los empleados como confidenciales. Muchos empleadores mantienen estos archivos bloqueados en un cajón de archivo en un armario bloqueado.
• Formularios de empleados I-9: Debe mantener un archivo separado para todos los formularios de empleados (no por empleado) I-9, ya que no desea que los empleados del gobierno, que están autorizados para verificar estos formularios en una variedad de circunstancias, revisando sus principales archivos confidenciales de personal de empleados.

Acceso a los empleados a archivos de personal

Los empleados tienen acceso a los archivos de personal de sus empleados bajo la guía y supervisión del personal de recursos humanos. Los archivos de personal de los empleados se consideran propiedad del empleador que tiene la responsabilidad de mantenerlos y salvaguardarlos.

Muestra de política de archivos de personal

El siguiente es una política de archivo de personal de muestra para su uso en su empresa. Discute los diversos archivos que se recomiendan y quién debe tener acceso a cada archivo.

Política de muestra sobre archivos de personal

La compañía mantiene tres archivos de empleados para cada empleado.

Archivos de personal

Se mantiene un archivo de personal para cada empleado de (nombre de su empresa). Estos archivos de personal contienen documentos confidenciales y son administrados y mantenidos por el personal de recursos humanos.

El acceso a este archivo se limita al personal de recursos humanos y asume que el gerente de cada empleado mantiene su propio archivo con documentos relevantes para el desempeño laboral del empleado.

Los documentos típicos en un archivo de personal incluyen la solicitud de empleo, un formulario de contacto de emergencia familiar, un historial de acción disciplinaria documentada, un currículum, un manual de empleados y las hojas de inicio de sesión en el trabajo, la información personal actual y las evaluaciones de rendimiento escritas.

No todos los archivos de personal contienen los mismos documentos, pero cada archivo de personal tiene algunos documentos que son los mismos.

Archivos de nómina

Los archivos de nómina también se mantienen; Los archivos de nómina contienen un historial de trabajos, departamentos, cambios de compensación del empleado, etc. El acceso al archivo de nómina se limita al personal de contabilidad y recursos humanos apropiado.

Archivo médico de empleados

También se mantiene un archivo médico de empleados. El contenido del archivo médico no está disponible para nadie excepto el personal designado por recursos humanos y el empleado cuyos registros se conservan en el archivo. A nombre de su empresa), los archivos médicos reciben el más alto grado de almacenamiento seguro y confidencialidad.

Ver archivos de empleados

Un empleado puede ver su archivo de personal contactando a un personal de recursos humanos durante el horario comercial normal. El personal de recursos humanos programará una cita durante la cual el empleado pueda ver el contenido de su archivo. Ningún empleado puede alterar o eliminar cualquier documento de su archivo de personal que debe verse en presencia de un personal de recursos humanos.

Preguntas o inquietudes sobre el contenido y el acceso del archivo de personal

Si tiene preguntas o inquietudes sobre el contenido de los archivos recomendados o su capacidad para acceder a ellos, comuníquese con un miembro del personal de recursos humanos,

Descargo de responsabilidad: Tenga en cuenta que la información proporcionada, aunque autorizada, no está garantizada para la precisión y la legalidad. El sitio es leído por una audiencia mundial y las leyes y regulaciones de empleo varían de estado a estado y país a país. Busque asistencia legal o asistencia de los recursos gubernamentales estatales, federales o internacionales, para asegurarse de que su interpretación legal y las decisiones sean correctas para su ubicación. Esta información es para orientación, ideas y asistencia.