Plan de gestión de las partes interesadas

En la gestión de proyectos, un plan de gestión de partes interesadas es un documento formal que describe cómo las partes interesadas participarán en el proyecto. Una parte interesada es una persona o grupo que tiene un interés personal en el proyecto. Al pensar cuándo y cómo participarán las partes interesadas, un equipo del proyecto puede maximizar el impacto positivo de las partes interesadas en el proyecto.

¿Qué son las partes interesadas??

Las partes interesadas pueden ser internas y externas a la organización. Los ejemplos de partes interesadas internas incluyen ejecutivos y unidades comerciales como la contabilidad y la tecnología de la información. Las unidades de negocios generalmente tienen representantes en el equipo del proyecto. Las partes interesadas externas pueden ser grupos de interés, empresas y organizaciones cívicas. Es raro que las partes interesadas externas estén representadas en el equipo del proyecto. Para las agencias con autoridad reguladora, las industrias que regulan suelen ser el grupo de partes interesadas externas más importantes para cualquier proyecto. Si el equipo del proyecto identifica a una parte interesada, esa parte interesada debe contemplarse en el plan de gestión de las partes interesadas.

No es práctico que un equipo de proyecto consista en miembros que representan a todos los grupos de partes interesadas. En muchos casos, es imposible. Sin embargo, el equipo del proyecto necesita información y aceptación de las partes interesadas para que el proyecto tenga éxito. Por ejemplo, una organización gubernamental quiere renovar y modernizar completamente su programa de software patentado más utilizado. Casi todos en la organización usan el programa de alguna manera. Todo tipo de usuario no puede representarse directamente en el equipo del proyecto, por lo que el equipo diseña formas de recopilar la opinión de las partes interesadas y decide las formas de informar a las partes interesadas sobre el estado del proyecto. Estos métodos para recopilar estrategias de entrada y comunicación se documentan en el plan de gestión de las partes interesadas.

Partido a la parte interesada versus plan de comunicación

Puede haber una cantidad significativa de sangrado entre el plan de gestión de las partes interesadas de un proyecto y el plan de comunicación. Sus funciones son muy similares. Un plan de gestión de las partes interesadas es más amplia, ya que facilita la entrada al proyecto, así como a los resultados de los esquemas. Un plan de gestión de las partes interesadas es más estrecho, ya que solo aborda a aquellos con intereses creados, mientras que un plan de comunicación podría incluir audiencias más amplias.

Evolución

El plan de gestión de las partes interesadas suele ser mantenida por el gerente del proyecto. A medida que avanza un proyecto, el gerente del proyecto revisa el plan de gestión de las partes interesadas y lo devuelve periódicamente al equipo del proyecto para considerar actualizaciones. Un proyecto puede verse muy diferente en el medio de su línea de tiempo que en las etapas de planificación, por lo que es importante asegurarse de que los documentos rectores de un proyecto se cambien si las circunstancias requieren.

Ejemplo

Aquí hay un ejemplo de cómo puede cambiar un plan de gestión de partes interesadas en el transcurso de un proyecto. Una agencia estatal se embarca en un proyecto de reglamentación. A medida que comienza, el patrocinador del proyecto y el gerente del proyecto presentan una lista de partes interesadas para poner en el plan de gestión de las partes interesadas. Una de las primeras tareas del equipo del proyecto es desarrollar el plan. Después de unos meses, un miembro del equipo del proyecto identifica a una parte interesada en la que nadie pensó al comienzo del proyecto. El gerente del proyecto agrega la nueva parte interesada al plan y llama a una reunión del equipo del proyecto para discutir cómo involucrar a la nueva parte interesada. Una vez que el equipo decida qué hacer, el gerente del proyecto informará al patrocinador del proyecto.

El plan de gestión de las partes interesadas es un documento vivo. A medida que cambia el proyecto, el plan de gestión de las partes interesadas puede cambiar con él para satisfacer mejor las necesidades del proyecto. Con un plan ágil de gestión de partes interesadas, un equipo de proyecto puede recopilar apropiadas y comentarios de las partes interesadas, así como mantener a esas partes interesadas informadas.