Alternativas de gestión de proyectos a los gráficos de Gantt

Los gerentes de proyecto usan gráficos Gantt como una herramienta muy útil para rastrear y coordinar todos los pequeños pasos que van a un proyecto grande. Los gráficos de Gantt pueden volverse rápidamente abrumadores y desordenados. Pueden resultar especialmente confusos para las personas que no saben cómo leerlas. Trate de usar una tabla de Gantt para explicar su progreso a un cliente o un colega en otro departamento, y puede tener un gran desafío en sus manos.

Este no es el único desafío presente las listas de Gantt. Los datos en una tabla de Gantt generalmente requieren un software especial para ver, editar e imprimir, que casi siempre es un desafío. Además, a veces solo desea centrarse en una pequeña parte de un proyecto sin verse abrumado por toda la información adicional para todo el proyecto.

Si bien los gráficos de Gantt son una gran solución para la gestión de proyectos, no son los únicos. Cuando necesite mirar una muestra más pequeña de la información, o necesita presentar una versión o una parte simplificada de la información en una situación en la que un gráfico Gantt no sería práctico, un método alternativo puede adaptarse a la factura.

Listas de tareas

Todos en la comunidad empresarial deben estar familiarizados y cómodos con una lista básica de tareas pendientes. De hecho, ser organizado es una de las principales habilidades para un gerente de proyecto.

Una lista de tareas lleva la lista de tareas pendientes al siguiente nivel. Con una lista de tareas, puede agregar columnas adicionales para mostrar quién completará cada tarea, el estado de la tarea, las fechas de inicio y finalización, y la probabilidad de que la tarea se complete a tiempo. Incluso puede agregar casillas de verificación para que los miembros de su equipo lo verifiquen a medida que se completen los elementos.

Hojas de cálculo

Un gráfico simplificado en una hoja de cálculo es otra alternativa. Todavía puede enumerar las tareas a lo largo del lado izquierdo, y aún puede sombra de barras para mostrar su nivel de progreso y las fechas de inicio y finalización estimadas para las tareas.

Sin embargo, las hojas de cálculo pueden llevar mucho tiempo y hacer un tiempo intensivo para actualizar, por lo que no querrá usarlas como su solución total de gestión de proyectos. Sin embargo, para un informe único único para un cliente o gerente, una hoja de cálculo simplificada puede establecer visualmente el proyecto de una manera que sea
Fácil de explicar y comprender. También es una buena opción para rastrear el progreso del proyecto.

Diagramas de flujo

Los diagramas de flujo, o los diagramas de red, muestran las tareas del proyecto en el orden que deben completarse. Los diagramas de flujo pueden ser tan simples o complejos como desee. Por ejemplo, puede o no enumerar información como la fecha de inicio y finalización de cada paso, el número de identificación de la tarea, o
La locación. Tenga en cuenta que agregar demasiada información puede dificultar la lectura de estos gráficos.

Si bien muchas personas encuentran diagramas de flujo más fáciles de leer y comprender que los gráficos de Gantt, hacerlos puede ser una molestia. Además, a menudo son inapropiados para problemas grandes y complejos. Los diagramas de flujo son los mejores para presentar proyectos simples con tareas que naturalmente progresan de uno a
el siguiente, pero no debe usarse como una herramienta a largo plazo o para proyectos demasiado complejos.

Tableros kanban

¿Su proyecto tiene una gran cantidad de pasos que no necesariamente tienen que hacerse en orden secuencial?? ¿Tiene varias personas trabajando en el mismo proyecto o las tareas se actualizan con frecuencia? Si es así, Kanban puede ofrecerle la solución ideal para usted.

Con un tablero de Kanban, cada tarea del proyecto se escribe en una nota adhesiva y se coloca en la columna apropiada, como "hacer", "en progreso" o "realizada."A medida que se completa cada tarea, la nota adhesiva correspondiente se mueve en todos los ámbitos hasta que todas las notas estén en la columna" Hecha ".

Este sistema organizacional es muy fácil de entender y modificar rápidamente, pero no es muy portátil, y deberá tener cuidado de que ninguna de las notas caiga y se pierda.

Informes de estado

Los gráficos de Gantt son excelentes herramientas para rastrear sus proyectos, no necesariamente para comunicarlo. Si todo lo que necesita hacer es comunicar su progreso con un cliente, el patrocinador de su proyecto u otros miembros del equipo, un informe de estado puede ser su mejor opción. Además, muchos programas de software de gestión de proyectos crearán informes de estado simplificados y fáciles de entender con solo unos pocos clics del mouse, ahorrándole tiempo y energía valiosos.

Los gráficos de Gantt son muy prácticos para rastrear todas las tareas que entran en un proyecto grande, pero no siempre son los mejores para comunicar esta información con otros, particularmente aquellos que no están acostumbrados a leerlas.

Tienes varias otras alternativas. Prueba una de estas cinco alternativas de gráfico Gantt usted mismo. Puede que se sorprenda gratamente por cuánto tiempo puede ahorrar.