Proteja a su empresa con una política de acceso a visitantes

Cada organización y negocio (desde firmas de abogados hasta empresas manufactureras) necesitan una política que aborde los visitantes del lugar de trabajo. Estas políticas del lugar de trabajo protegen a los visitantes, los empleados y las empresas en general. Los visitantes pueden lastimarse, lastimarse a otros o causar daños a la propiedad.

También existe el riesgo de robo (intelectual o físico), sabotaje e incluso terrorismo. Si bien cada organización requiere algo diferente (una oficina de HQ de Fortune 50 experimenta muchos más visitantes que un pequeño taller de fabricación electrónica) La muestra a continuación cubre los puntos principales.

Las políticas de acceso a los visitantes son desarrolladas por el departamento de recursos humanos y la mayoría de los profesionales de recursos humanos tienen una política o saben cómo escribir uno. Si no, pueden obtener uno de una organización profesional como SHRM (Sociedad de Gestión de Recursos Humanos).

Una muestra de caso

Zipline International (una empresa ficticia) tiene éxito porque contratan profesionales talentosos y fabrican productos líderes en su industria. Porque los visitantes no autorizados pueden robar propiedades intelectuales, lesionarse en áreas de fabricación peligrosas o causar daño a los empleados Zipline implementó una estricta política de acceso a visitantes. La política va lejos para salvaguardar los secretos comerciales y proteger a los visitantes y empleados.

Visite y revise

Todos los visitantes deben estar registrados en el sistema de software de gestión de visitantes que es operado por la recepcionista de entrada principal. El sistema registra el nombre y la afiliación de la empresa de cada visitante, así como el propósito y la duración de su visita.

Insignia de visitantes

En el check-in, cada visitante tiene una foto tomada y se le da una insignia de identificación de foto. Junto con su foto, la insignia muestra el nombre del visitante y la duración de su visita. La insignia del visitante debe usarse en todo momento.

Los visitantes deben estar acompañados por un empleado patrocinador en todo momento

Todos los visitantes deben estar acompañados por los empleados que están visitando durante la duración de su estadía. Este requisito no se aplica a los visitantes de las sucursales de Zipline. Se pueden hacer arreglos especiales para acomodar a los contratistas contratados para tareas a largo plazo, pero estos arreglos deben eliminarse con el director de seguridad.

Fotografías

No se pueden tomar fotografías sin la aprobación previa del departamento legal o del director de seguridad. Además, la fotografía que se permite no se puede publicar sin la aprobación previa del director de marketing.

No divulgación

Todos los visitantes deben firmar un NDA (acuerdo de no divulgación) al registrarse.

Acceso a la red de invitados

Los visitantes que requieren acceso a Internet reciben un nombre de usuario y contraseña de invitado para la red inalámbrica de Zipline. En ningún momento se le permite a un invitado acceder al programa Intranet de la compañía con su computadora portátil u otro dispositivo móvil.

El papel del piso marshall

Cualquier empleado que note a un visitante sin una insignia debe llamarlo inmediatamente a la atención del piso designado Marshall para su área. El piso Marshall tiene la responsabilidad de primera línea de hacer cumplir la política de gestión de visitantes. En caso de evacuación de emergencia, la recepcionista de recepción imprime una lista de todos los visitantes y entrega la lista al piso Marshall en el área de evacuación. Los mariscales de piso son responsables de contabilizar a todos los visitantes durante una evacuación.

Descargo de responsabilidad: Esta es una política de muestra y no constituye asesoramiento legal. Solo está destinado a ser un punto de partida en la creación de una política adaptada a las necesidades específicas de su empresa. Zipline International es una empresa ficticia (que yo sepa) y el nombre solo se usó como ejemplo al escribir esta política.