Razones para dar (o no) a un empleado un teléfono celular de la empresa

Los gastos relacionados con el trabajo para los empleados que realizan su trabajo de forma remota a menudo son cubiertos por los empleadores, y eso puede incluir el uso de teléfonos celulares. Cuando se trata de servicios de teléfonos móviles, hay dos formas en que los empleadores pueden ir. Pueden reembolsar a los empleados el trabajo completado o la comunicación relacionada con el negocio a través de sus teléfonos celulares o teléfonos inteligentes, o pueden proporcionar a los empleados teléfonos celulares propiedad de la empresa.

A partir de 2018, el 95 por ciento de los estadounidenses poseen teléfonos celulares y el 77 por ciento de los estadounidenses poseen teléfonos inteligentes, según el Centro de Investigación Pew. De esos números, es razonable esperar que los empleados tengan sus propios teléfonos, por lo que el reembolso puede ser una opción sensata. Pero proporcionar teléfonos celulares también tiene sus propios beneficios, por lo que es importante que los empleadores consideren tantos factores como sea posible, tanto profesionales como con, antes de decidir si proporcionar a los empleados teléfonos celulares o no.

Uno de los mayores beneficios para brindar a los empleados a los teléfonos celulares propiedad de la empresa es la capacidad de que todos usen el mismo hardware y software. Sin embargo, a la mayoría de las personas no les gusta llevar dos dispositivos móviles al mismo tiempo, por lo que los empleados pueden ver llevar un teléfono propiedad de la empresa además de su teléfono personal como un inconveniente significativo.

Pro: compatibilidad

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Al proporcionar teléfonos celulares, los empleadores pueden elegir un operador, hardware y un sistema operativo que mejor se adapte a las necesidades de la compañía. Las empresas pueden decidir que quieren ir con iOS de Apple, Android de Google o alguna otra opción. Pero lo que elijan, sabrán que todos sus empleados deberían tener acceso al mismo software y características. Esto puede mejorar la comunicación interna y ciertamente optimiza el trabajo para los departamentos de tecnología de la información (TI).

Con: llevar múltiples teléfonos

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Ya es raro ver a las personas sin un teléfono celular al alcance, pero no muchas personas quieren llevar dos teléfonos celulares. Las empresas pueden (y deben) establecer políticas para el uso personal de los teléfonos celulares de la empresa, pero la mayoría de los empleados no quieren realizar negocios personales en un teléfono celular que saben que su empleador puede monitorear. Esto deja llevar un segundo teléfono celular como la única alternativa, y eso generalmente no es popular entre los empleados.

Además, la mayoría de los empleados apreciarían que se les reembolse por su teléfono personal como alternativa a llevar un segundo teléfono. Esto es especialmente cierto ya que esos reembolsos no están sujetos a impuestos, a partir de una decisión del IRS de 2011. Sin embargo, para que este sea el caso, la cantidad que se reembolsa debe estar relacionada con las necesidades comerciales de manera razonable y demostrable.

Pro: ahorro de costos

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Si reembolsar a los empleados para el uso comercial de sus teléfonos celulares personales, está cubriendo el costo de múltiples planes de tarifas individuales. Es probable que pague una tarifa significativamente más baja por teléfono si establece una cuenta comercial para múltiples líneas con un solo proveedor. Como con la mayoría de las compras a granel, cuantas más líneas necesitará, menos podrá esperar pagar por línea. La competencia es feroz entre los proveedores de teléfonos celulares, por lo que puede ser agresivo al negociar la mejor tasa posible.

Con: más trabajo para los departamentos de TI

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Si bien beneficia a los departamentos de TI si todos tienen el mismo hardware y están utilizando el mismo software, los teléfonos celulares propiedad de la compañía aún deben ser atendidos por especialistas en tecnología. Cuando los empleados poseen sus propios teléfonos celulares, también se espera que los mantengan, pero si surgen problemas con los teléfonos celulares propiedad de la compañía, su departamento de TI deberá resolverlos.

Además, dado que los empleados no son dueños de sus teléfonos emitidos por la empresa, es posible que no sean tan cuidadosos con ellos como lo serían si los poseieran personalmente. Esto puede conducir a un aumento en la tasa de reemplazos para la empresa.

Pro: acceso 24/7

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Trabajar de forma remota no es la única razón para que los empleados tengan teléfonos celulares. Algunos empleados, como ejecutivos o miembros del personal de TI, deben estar de guardia o accesibles a corto plazo. Llevar un teléfono celular de la empresa, por esta razón, puede ser parte de sus descripciones de trabajo. En situaciones urgentes, el tiempo puede ser crítico, y un teléfono celular de la compañía puede proporcionar un acceso rápido a la persona adecuada.

CON: Costos de actualización

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La tecnología del teléfono celular cambia rápidamente, incluso en comparación con otros productos relacionados con la tecnología. Si bien las empresas pueden invertir en hardware y software de computadora que podrían durar varios años, no es realista esperar que los teléfonos celulares de más de un par de años puedan mantenerse al día con las demandas actuales. Si proporciona teléfonos celulares para los empleados, espere actualizar sus dispositivos al menos cada dos años. Si los empleados están frustrados con la tecnología lenta o desactualizada, es probable que disminuya la producción.

Es una buena idea tener esto en cuenta al negociar inicialmente un acuerdo con su proveedor para que pueda obtener el mejor precio posible en las actualizaciones esperadas.