Registros Los propietarios deben quedarse con impuestos

Uno de los grandes beneficios de ser propietario son las deducciones fiscales que puede aprovechar. Sin embargo, estas deducciones pueden ser complicadas, por lo que es importante que mantenga registros detallados de todos los documentos, ingresos y gastos importantes durante todo el año. Estar organizado y mantener los documentos adecuados puede ayudarlo a maximizar sus deducciones y reducir el estrés.

Cuatro razones para mantener registros

1. Hará que sea mucho más fácil presentar sus impuestos.
2. Tener todo grabado ayudará a evitar que se pierda cualquier deducción, lo que le ahorrará dinero.
3. Le ayudará a asegurarse de que esté presentando reclamos precisos. En lugar de adivinar: "Creo que pagué a ese contratista $ 1,000", al sacar rápidamente una hoja de cálculo, sabrá que le pagó $ 850 el 17 de julio.
4. En caso de que sea auditado o el IRS tenga alguna pregunta sobre los elementos en su declaración de impuestos, tendrá la prueba de hacer una copia de seguridad de su reclamo. Si no tiene esta documentación, se encontrará gastando tiempo y dinero tratando de encontrar la prueba. Peor aún, si no puede encontrar un recibo, su reclamo no será honrado e incluso puede tener que pagar impuestos y multas adicionales.

¿De qué registros debe realizar un seguimiento??

La respuesta corta es que debes hacer un seguimiento de todo. El IRS es conocido por auditar a pequeñas empresas, especialmente aquellas que muestran una pérdida en años consecutivos. Además, muchos agentes del IRS no entienden los matices de impuestos que se aplican a los inversores inmobiliarios, lo que hace que sea más probable que cuestionen su presentación. Deberá tener pruebas si el IRS cuestiona alguno de sus artículos o, incluso en el curso cotidiano de negocios, si alguien intenta cuestionar un pago.

Los dos tipos de registros que deberá mantener son registros permanentes y registros a corto plazo.

Registros permanentes

¿Cuáles son algunos ejemplos de registros permanentes?? Estos son documentos que querrá mantener indefinidamente y serán relevantes y valiosos para usted mucho más allá del año fiscal actual, tales como:

• Todos los arrendamientos de inquilinos
• Cualquier tipo de documentos legales: multas, informes de inspección, apariciones en la corte
• Cualquier tipo de permiso que haya sacado en la propiedad
• Cualquier cosa que deprecie, como propiedad o mejoras
• Si tiene su empresa incorporada como LLC, LP, S Corporation u otro, querrá mantener todos los registros relacionados con esto
• Pólizas de seguro
• Documentos de préstamo como hipotecas
• Impuestos de los últimos años
• Título de la propiedad/escritura

Registros a corto plazo

Deberá mantener cualquier documento que considere lo suficientemente importante como para reclamar sus impuestos durante un mínimo de cinco años. Cuánto tiempo los mantiene después de eso depende de su nivel de comodidad. Esto lo ayudará en caso de que haya sido auditado o demandado.

Algunos ejemplos de registros a corto plazo son cualquier cosa que cuenta como ingresos o un gasto para el año fiscal dado, como:

• Costos publicitarios para su negocio o propiedad
• Gastos de entretenimiento como cenas o almuerzos para clientes actuales o potenciales
• Intereses pagados en una hipoteca y cualquier tarjeta de crédito para uso comercial
• Tarifas legales/profesionales para contadores, abogados, agentes de seguros y agentes inmobiliarios
• Gastos de la oficina como acceso a Internet, segunda línea telefónica para negocios, suministros de oficina, deducción de la oficina en casa Si tiene una oficina en casa utilizada únicamente para negocios
• Alquiler recibido
• Reparaciones realizadas
• Depósitos de seguridad recibidos: cuando termina el arrendamiento de un inquilino si mantiene parte del depósito de seguridad, debe registrarlo como ingresos. Si mantiene algo de esto para pagar las reparaciones, el dinero que gasta en la reparación se considera un gasto, que puede deducir sobre sus impuestos
• Gastos de viaje para negocios, como millas conducidas para actividades de alquiler
• Servicios públicos pagados
• Salarios pagados a empleados o contratistas independientes

¿Cómo debes realizar un seguimiento de tus registros??

Debe mantener una copia digital (computadora) y una copia impresa (papel) de todos sus registros.

Copia digital

Deberá utilizar una hoja de cálculo o un programa como Quicken Rental Property Manager para realizar un seguimiento de sus ingresos y gastos. Debe hacer esto tan pronto como llegue el ingreso o se produce el gasto. Deberá incluir la mayor cantidad de información detallada posible:

• Fecha
• Tiempo
• A quién le pagó o quién le pagó
• Naturaleza de los ingresos o gastos
• Cantidad
• Incluso puede incluir cómo fue pagado o incurrido (efectivo, número de cheque, tarjeta de crédito, giro postal, etc.)

El nivel de detalle dependerá del software que use o cree. Algunos programas se vincularán directamente a sus cuentas bancarias y registrarán sus ingresos y gastos para usted.

Incluso si elige un programa menos costoso, o mantiene sus registros en hojas de cálculo personales, aún debe configurar registros separados para cada propiedad, para cada tipo de gasto y para tipos de ingresos separados. El punto es registrar tanta información como pueda en el momento de la transacción para que pueda crear fácilmente informes financieros en el futuro.

Siempre debe respaldarlos en CD, en un disco duro externo, en una nube e incluso con una copia en papel. Deben imprimirse al final de cada mes y/o al final del año.

Copia impresa

Querrá asegurarse de tener una copia en papel de sus documentos más importantes. Si es posible, querrá almacenarlos en algún tipo de sistema de presentación de retardantes de incendio o caja de seguridad. Si no puede encontrar uno lo suficientemente grande para todos sus archivos, querrá mantener los más importantes, como los títulos de la propiedad en esta caja. Clasificar todo por año y luego ordenar alfabéticamente los archivos para que sean fáciles de encontrar.