Solicitud de propuesta (RFP)

Cuando se ha definido un requisito comercial complejo, una empresa está lista para encontrar un proveedor para cumplir con los requisitos. El primer paso para encontrar un proveedor es crear y enviar una solicitud de propuesta (RFP). El documento de RFP debe contener en detalle cada aspecto del requisito comercial, y lo que la compañía requiere de un posible proveedor para cumplir con los requisitos especificados en la RFP. El proveedor producirá una oferta basada en su comprensión de los requisitos especificados en la RFP, y las ofertas competidoras se evaluarán para producir la selección del proveedor ganador o una lista corta de proveedores que luego entregarán presentaciones a la compañía.

Definición de la solicitud de documento de propuesta

El documento de RFP es crucial para obtener un proveedor que pueda cumplir con los requisitos comerciales de un cliente. Si el documento es defectuoso, ya sea por requisitos ambiguos, requisitos faltantes o requisitos irrazonables en el proveedor, entonces el proceso de RFP conducirá a ofertas incompletas, o en algunos casos, no hay ofertas en absoluto. Los proveedores no están obligados a presentar ofertas a cada RFP que reciban, e incluso si pudieran cumplir con los requisitos de RFP, es posible que no tengan la capacidad de entregar los requisitos de manera oportuna. El último a menudo se encuentra cuando un cliente envía RFP a proveedores más pequeños que pueden ser líderes en su campo pero no tienen los medios o la capacidad para satisfacer las necesidades del cliente.

Cada RFP será diferente en función de los requisitos que se han definido y las necesidades específicas del cliente. Incluso dentro de la misma compañía, un documento de RFP puede diferir en el enfoque dependiendo de los requisitos principales. Para algunos RFP, el enfoque puede estar en el precio, mientras que otros pueden centrarse en los tiempos de entrega o los requisitos de calidad para los artículos necesarios.

Características específicas del documento RFP

Hay algunas características del documento RFP que se requieren. Por ejemplo, cada RFP debe tener una fecha y hora específicas en la que el cliente requiere que todos los proveedores potenciales hayan presentado una oferta. Si se envían ofertas después de esa fecha, deben descartarse. Si un proveedor no puede enviar una oferta a tiempo, entonces esto podría indicar un posible problema con la organización y tal vez las preocupaciones de entrega.

Sin embargo, el cliente debe dar a los proveedores tiempo adecuado para enviar una oferta. Si los requisitos son particularmente complejos, los proveedores pueden necesitar reunir un equipo de respuesta para dividir los requisitos en áreas que puedan entender y luego reunir una oferta. Si la línea de tiempo definida en la RFP es demasiado corta, las respuestas pueden ser apresuradas y los proveedores pueden adivinar la complejidad del proyecto, en lugar de comprenderlo completamente. Esto conducirá a ofertas inexactas y un proceso de RFP perdido.

El documento de RFP debe indicar el proceso si los proveedores tienen preguntas adicionales sobre los requisitos especificados en la RFP. No se debe permitir a los proveedores llamar al cliente, ya que esto puede llevar a que un proveedor reciba información adicional que les brinde una ventaja competitiva. Es mejor organizar una llamada de conferencia para que los representantes de cada proveedor puedan hacer y escuchar preguntas dirigidas al cliente. Esto asegura una justicia en el proceso de licitación.

Un documento de RFP también debe especificar claramente el formato de la respuesta RFP de los proveedores. Si esto no está claramente definido, se enviarán respuestas que están en diferentes formatos y sería imposible comparar las ofertas del proveedor. El formato de respuesta debe identificar lo que se requiere del proveedor en cada sección, como referencias, currículums de posibles miembros del equipo, un documento con la comprensión de los proveedores de los requisitos y un formato para los precios. Si cada proveedor se adhiere al formato de respuesta correcto, esto facilitará la comparación de las ofertas.