Papel y propósito de una carta de proyecto

Una carta del proyecto describe formalmente un proyecto en una organización. Cubre el alcance de lo que el proyecto logrará, así como las personas involucradas, hitos, presupuesto y posibles riesgos. Muchas organizaciones consideran este documento como una parte esencial de la planificación del proyecto, aunque no es lo mismo que un plan de proyecto porque no entra en los detalles de las tareas individuales dentro del proyecto.

Una carta de proyecto efectiva puede hacer lo siguiente:

• Describe el alcance y los objetivos del proyecto
• Garantizar los patrocinadores del proyecto y todas las partes interesadas están alineadas en un proyecto
• Ser una referencia clara y única para todos los involucrados en un proyecto
• Los patrocinadores del proyecto de ayuda obtienen la aprobación de las partes interesadas cuando aún se necesita la aceptación

Las cartas de proyectos pueden variar según el tipo de proyecto y la organización, pero los elementos básicos generalmente incluyen los antecedentes del proyecto, las partes interesadas, el presupuesto, los riesgos, los hitos,

antecedentes del proyecto

La primera sección de una carta del proyecto ofrecerá detalles básicos, como el nombre del proyecto, los patrocinadores del proyecto y el gerente, y la fecha en que se preparó el documento.

Esta sección también explicará el propósito del proyecto. Puede consultar un caso de negocios o al contrato que impulse el proyecto o simplemente explique por qué es importante para la organización. Debe abordar por qué se inició este proyecto: ¿resuelve un problema para el negocio?? Aborda una nueva tendencia? ¿Apoya la dirección estratégica general de la compañía??

Partes interesadas

Esto describirá a las personas y departamentos que están involucrados en el proyecto. No entrará en el arenoso de cada tarea en el proyecto, sino que reconocerá los roles y la participación generales. Por ejemplo, puede enumerar los principales patrocinadores del proyecto, liderar los gerentes de proyecto, los miembros del equipo, los trabajadores o socios subcontratados, y los clientes, si corresponde. Los proyectos más grandes pueden no enumerar a todas las personas involucradas, sino que pueden notar el liderazgo del departamento para un cierto aspecto de un proyecto.

Objetivos

Aquí, estás respondiendo la pregunta: "¿Cómo sabremos cuándo hemos terminado?"Incluye lo que espera que entregue el proyecto y cómo sabrá si ha llegado allí. Por ejemplo, en un proyecto para lanzar un sistema de grabación de tiempo para todos los departamentos, el objetivo podría ser: “Todos los equipos utilizarán el sistema de hoja de tiempo para fin de año."

Además, tome nota de quién será responsable de aceptar que haya alcanzado este objetivo. Evita cualquier problema al final del proyecto donde de repente nadie está preparado para firmar el trabajo como completo.

Presupuesto

En este punto, es posible que no tenga todos los detalles sobre las tareas del proyecto, por lo que no puede organizar un presupuesto de proyecto completo y detallado. Sin embargo, puede anotar cualquier restricción presupuestaria o la estimación de alto nivel de los costos esperados.

Riesgos

Todos los proyectos tienen riesgos. Esta sección de la carta del proyecto forma la versión temprana de su proyecto de riesgo de proyecto. Documente cualquier riesgo que conozca en este momento para que el equipo de gestión pueda ver qué podría afectar el proyecto en el futuro.

Hitos

Si sabe que los hitos de alto nivel los incluyen en la carta del proyecto en esta sección. Por lo menos, debe incluir fechas estimadas de inicio y finalización del proyecto. También debe enumerar las fechas de entrega de caídas o cualquier cosa especificada en los contratos con los que está trabajando. Puede transferir estos hitos a su tabla Gantt más tarde cuando llegue a armar un plan de proyecto más detallado.

Niveles de autoridad del gerente del proyecto

A menos que esté claro y documentado en otro lugar, vale la pena incluir una sección en la carta sobre lo que el gerente del proyecto puede hacer sin obtener más firma de alguien más senior. En general, se relaciona con qué niveles de tolerancia se han establecido en el presupuesto y las escalas de tiempo y se expresarían así: “El gerente de proyectos tiene una tolerancia al 10% en el presupuesto y una tolerancia del 5% en el horario. Cualquier desviación por encima de estos límites aprobados debe ser firmado por el patrocinador del proyecto."

Puede extender esta sección para especificar qué autoridad, si la hay.

Aprobando la carta del proyecto

La sección final de la carta del proyecto es la sección de aprobaciones. El gerente del proyecto y el patrocinador del proyecto (o la persona que inició el trabajo, si un patrocinador a más largo plazo aún no se ha designado) debe firmar y salir del documento. Hoy, es probable que sea por correo electrónico, así que mantenga una copia de la autorización por correo electrónico en los archivos de su proyecto en caso de que necesite consultarlo de nuevo a él.