Alcance, riesgo y suposición en la gestión de proyectos

El campo de la gestión de proyectos, al igual que cualquier otra área de especialización, tiene un vocabulario único lleno de acrónimos y términos especializados. Tres términos y conceptos esenciales que debe incluir: 

• Alcance
• Riesgo
• Suposiciones

Es un resumen de estos tres términos esenciales de gestión de proyectos e incluye enlaces y sugerencias para lectura adicional. 

Alcance

En la gestión de proyectos, el alcance es el conjunto de límites que definen el alcance de un proyecto. El alcance describe lo que se entregará al cliente como resultado de la iniciativa del proyecto.

Comprender el alcance permite al gerente del proyecto y al equipo del proyecto comprender qué cae dentro o fuera de los límites del proyecto. Si algo está "no está en alcance", no se tiene en cuenta en el trabajo de planificación del proyecto. Las actividades que caen dentro de los límites de la declaración de alcance se consideran "en alcance" y se contabilizan en el horario y el presupuesto. Si una actividad cae fuera de los límites, se considera "fuera de alcance" y no se planifica para.

Ya sea que sea un gerente de proyecto o parte del equipo del proyecto, querrá considerar si algo está en alcance o fuera de alcance a medida que avanza hacia adelante. Como ejemplo, imagine que un cliente le ha pedido que cree un sitio web. Al describir el alcance (o establecer los límites) del proyecto, indica los siguientes elementos como en el alcance:

• Diseño del sitio y diagramación de estructura alámbrica
• Establecimiento de una cama de prueba 
• Codificación a la estructura alámbrica aprobada
• Desarrollo gráfico para el tema del sitio web
• Pruebas y depuración antes de hacer público el sitio

Durante el curso del proyecto, el cliente le pide que incluya una descripción general de la compañía. El video no se especifica en el alcance del proyecto y, por lo tanto, está fuera de alcance. Si bien puede estar encantado de hacer el trabajo de video por un cargo adicional, esto requerirá una revisión del alcance y la estimación de costo y tiempo para el proyecto. 

En ausencia de un documento de alcance claro y acordado, el tema del video podría haberse vuelto polémico entre su equipo y los representantes del cliente. Una declaración de alcance claro le permitió calmar la situación y lidiar con un cambio de manera ordenada. 

Entonces, ¿cómo se determina qué está dentro o fuera del alcance?? Primero querrá describir todos los detalles del proyecto que conoce actualmente en función de las discusiones con el cliente o el propietario del proyecto. Entonces querrá hacer suposiciones clave que impulsen lo que se considera dentro o fuera del alcance.

Suposiciones

En algún momento de tu vida, probablemente te hayan dicho: "Nunca hagas suposiciones."Sin embargo, hacer suposiciones en la gestión de proyectos es una actividad cotidiana. Los supuestos lo ayudan a definir alcance y riesgos y ajustar sus estimaciones para el tiempo y el costo. Por supuesto, es esencial documentar y validar sus supuestos. 

Considere algo simple, como crear un libro. Digamos que su amigo tiene una idea para un libro de mesa de café y le ha pedido que administre el proyecto. Su primera solicitud es para un presupuesto para que pueda obtener fondos. A medida que define el alcance, está claro que su amigo es incierto en muchos detalles, incluido el recuento de páginas, la inclusión de imágenes, el estilo de cobertura y el peso del papel que se utilizará para las páginas.

Dado que todos estos factores afectarán el costo y la complejidad de la producción, deberá hacer suposiciones sobre las especificaciones y validar esos supuestos como aceptables o inaceptables para su amigo. Después de una discusión adicional, su amigo le dice que planea incluir 50 fotos en el libro. Puede basar su suposición en las 50 imágenes o, anticipando que este número aumentará con el tiempo, puede suponer que habrá entre 75 y 90 páginas con imágenes. 

Puede ver cómo los supuestos afectan directamente el horario también. Por ejemplo, imagine que está liderando un proyecto en un parque que implica construir un set de swing. Al configurar su proyecto, se le otorga el presupuesto y los miembros del equipo asignados, uno de los cuales está a cargo de los materiales. Al crear su horario, le pregunta a la persona a cargo de los materiales cuándo llegará el cemento. Esta persona responde que no está seguro de cuándo llegará el cemento, pero que cree que será entre el 1 de junio y el 10 de junio. A medida que construye su alcance y horario, supone que el cemento llegará a más tardar el 10 de junio. Este ejemplo muestra dos beneficios para hacer suposiciones.

El primer beneficio es que la suposición de recibir el cemento a más tardar el 10 de junio le permite planificar actividades que se basan en que llegue el cemento. El segundo beneficio es que proporciona a la persona a cargo de los materiales una fecha límite para entregar el cemento, que luego puede transmitir a su proveedor. Se ha establecido inadvertidamente una fecha límite clave para que el proyecto avance.

Hacer suposiciones crea puntos de referencia que a menudo se revisan durante el proyecto para ayudar al equipo del proyecto a permanecer dentro del alcance, el tiempo y el presupuesto. Pero, ¿qué sucede cuando las suposiciones están mal?? Es donde entra en juego el riesgo.

Riesgo

Una vez que haya construido su alcance e haya identificado los supuestos que están detrás del alcance y las estimaciones, querrá comenzar a evaluar áreas de riesgo. El riesgo es el mismo en la gestión de proyectos que en el mundo real; Es un peligro o una posibilidad que puede crear daños.

Todos los proyectos contienen riesgo, y si usted es el gerente del proyecto o el propietario del proyecto, no solo es su responsabilidad anticipar el riesgo, sino que también es su trabajo comunicar el impacto potencial de esos riesgos para el equipo del proyecto y prepararse para mitigar los riesgos.

El riesgo viene en varios grados. A veces, el riesgo puede significar que el proyecto funcionará de manera ligeramente diferente o dará un pequeño giro inesperado. En algunos casos, sin embargo, el riesgo puede conducir a resultados catastróficos que ponen su proyecto en su cabeza.

Usemos el escenario de juegos del ejemplo de cemento anterior. Uno de los riesgos es que el cemento no llega antes de la fecha supuesta del 10 de junio. ¿Cuáles son los efectos potenciales de este riesgo?? Todas las actividades sucesoras que siguen después del cemento se han vertido se retrasan como resultado de este problema. 

Los riesgos también pueden ser positivos. Considere el impacto en el proyecto si el cemento aparece antes de lo previsto. Si bien esto parece un resultado positivo, todavía crea un problema para el tiempo y la secuencia de todos los otros pasos del proyecto. 

Los gerentes de proyecto trabajan con sus equipos de proyecto para hacer una lluvia de ideas e identificar riesgos potenciales. Llevan el proceso un paso más allá y analicen la gravedad potencial del riesgo y su probabilidad de ocurrencia. Además, identifican a las personas más adecuadas para identificar cuándo se produce el riesgo, y desarrollan planes de mitigación de riesgos acordados.

Muchas empresas tienen plantillas de riesgo detalladas que han desarrollado con el tiempo y de la experiencia con otros proyectos. Algunas industrias han compilado perfiles de riesgo que se utilizan como punto de partida para el análisis de riesgos. Muchas industrias practican un análisis estadístico muy detallado para la planificación de riesgos también.