Plan de instrucciones paso a paso para establecer reuniones efectivas

Si eres como la mayoría de las personas que conozco, la idea de pasar un día en reuniones consecutivas puede ser una sensación terrible. Las reuniones pueden ser aburridas, a menudo son innecesarias y definitivamente se quitan el tiempo de otro trabajo (más crucial). Pero las reuniones pueden ser muy eficientes y productivas cuando están planificadas correctamente. Aquí hay algunos pasos simples para planificar reuniones efectivas.

Decide si realmente necesitas una reunión

Primero, decida si planificar una reunión es realmente necesario. A menudo pensamos que una reunión formal es la mejor manera de compartir información o tener una discusión. Pero si sus noticias se pueden entregar por correo electrónico o conferencia telefónica, o simplemente reuniendo a algunas personas en su oficina durante 15 minutos, entonces probablemente sea una buena idea omitir la reunión formal por completo.

Solo invita a aquellos que realmente necesitan estar allí

Alguna vez ha sido invitado a una reunión y se preguntó a la mitad de por qué estás allí? No pierda el tiempo de la gente invitándolos a una reunión a la que no necesitan asistir. Que no será una reunión efectiva. ¿Alguien de la contabilidad debe estar presente en la reunión para responder preguntas de presupuesto?? Luego invite a una persona a contabilidad quien es adecuado para esa tarea.

Si un colega o supervisor necesita ser informado de lo que se discutió en una reunión, no necesita invitarlos a la reunión real. Simplemente prepare un resumen de la reunión y envíelo después. Agradecerán el ahorro de tiempo, y usted tiene la seguridad de que, debido a que pone la información por escrito, están completamente informados de las discusiones.

Enviar recordatorios de la reunión

La vida está ocupada y los calendarios se reservan rápidamente con actividades programadas. Envíe un recordatorio de la reunión de seguimiento dos días antes de su reunión. Aquellos que dijeron que asistirían podrán confirmar que aún pueden hacerlo, o si sus planes han cambiado y necesita reprogramar.

Tener una agenda

Para planificar reuniones efectivas, primero debe decidir qué se discutirá. ¿Cuál es el objetivo de la reunión?? ¿Qué estás buscando lograr?? Desarrolle una agenda de reuniones con anticipación y distribíla a los asistentes. Indique la hora de inicio e incluya una breve lista de temas que se abordarán. No ataques tu propia reunión con una agenda larga y demasiado detallada. Indique por nombre a cualquier persona que sea responsable de informar sobre un área específica.

Recuerde, esto es importante para los asistentes, pero también para usted también. Cuando establezca su agenda, podrá permanecer en el tema.

Sea claro sobre las expectativas

Cuando envíe una notificación por primera vez de la reunión, tenga claro su propósito y sus expectativas. ¿La reunión girará en torno a una presentación?? ¿Los asistentes deberán tomar notas?? ¿O es esta una sesión de lluvia de ideas, se espera que todos se muestren con ideas y sugerencias??

En algunas culturas corporativas, los empleados no necesitan participar: solo escuchan y regresan a sus espacios de trabajo. En otras compañías, los empleados participan libremente. En los lugares de trabajo de colaboración de hoy, interactuar y compartir ideas no solo es bienvenido, con frecuencia es el propósito de toda la reunión.

Cuando está estableciendo sus expectativas, también es un buen momento para enviar cualquier lectura o material requerido que quiera que los atendieran los revisen. De esa manera están preparados cuando llegan a la reunión y no hay sorpresas.

Comenzar a tiempo

Comenzar a tiempo es realmente importante, tanto desde el punto de vista logístico como de la productividad. Si usted es la persona que normalmente se presenta a las reuniones a tiempo, entonces comprende lo frustrante que puede ser cuando las cosas no se ponen en marcha cuando la gente gotea en la habitación. Lo que inevitablemente sucede es, en el futuro, todos saben que estas reuniones nunca comienzan a tiempo, así que todos comienza a aparecer tarde. Hazte cargo de tu reunión. Comience de inmediato a la hora de inicio dada. Cierra la puerta y comienza. Los rezagadores recibirán rápidamente el mensaje que llegan tarde y solo deben cometer ese error una vez. Y además, todos tienen que volver al trabajo, por lo que no desea interrumpir toda la jornada laboral.

Manténlo corto y simple

La mayoría de las reuniones están programadas durante una hora cuando, en muchos casos, un período de tiempo más corto será suficiente. Cuando se asigna demasiado tiempo, se pierde el tiempo. La gente permanece después de que la reunión haya terminado o pase demasiado tiempo en un artículo de agenda determinado. Mantenga las reuniones cortas y al grano.

Permanecer en el tema

Una agenda por sí sola no ejecutará su reunión de manera eficiente. Apégate a la agenda y evita que las discusiones deambulen por las tangentes. Abordar cualquier pregunta fuera del tema, afirmando que es un tema para otra reunión o se abordará en privado. A nadie le gusta una reunión fugitiva en la que el propósito completo quedó en segundo plano a otras conversaciones.

Tome reuniones más pequeñas fuera de la sala de conferencias

Sentarse en la misma sala de conferencias familiares reunidas alrededor de la misma mesa familiar es solo eso, es demasiado familiar. Para alentar a los empleados a interactuar, pensar creativamente y tener discusiones animadas, considere llevar la reunión fuera de la sala de conferencias estándar.

Considere reunirse en una mesa afuera si el lugar y el clima lo permiten. Intente reunirse en un área común con sofás y mesas pequeñas en lugar de una gran mesa de conferencias y sillas giratorias.

No tengas miedo de adoptar un enfoque diferente

Si el enfoque de la reunión no funciona, no tenga miedo de cambiar de rumbo. Por ejemplo, si una sesión de lluvia de ideas está produciendo una habitación tranquila con muy poco diálogo, cambiar de dirección. Ser flexible y prestar atención a cómo está progresando la reunión general.

Utilizar la tecnología

Planee usar la tecnología para mantener a los asistentes comprometidos. En el mundo digital actual, la mayoría de las personas están acostumbradas a ver gráficos o videos para apoyar las palabras que escuchan. Apelar a esa mentalidad e incorporar audiovisuales al planificar su reunión.

Las computadoras proyectadas en pantallas grandes y presentaciones de tablas inteligentes que fomentan la interacción son un cambio bienvenido de las largas presentaciones estándar de PowerPoint.

Un punto en la tecnología: asegúrese de probarla primero. Lo último que necesitas es ponerte nervioso porque la computadora portátil no funciona o no puedes pasar por tus ayudas visuales cuando las necesitas. Si la tecnología no es su fuerte, haga que alguien más lo haga antes de la reunión. Definitivamente le ahorrará tiempo y lo mantendrá a tiempo si hace un pequeño trabajo de preparación por delante.

Enviar un resumen de la reunión

Dentro de un día después de la reunión, envíe un breve resumen de lo que se discutió. Es una buena idea hacer un seguimiento con un correo electrónico a todos los asistentes, aquellos que no pudieron asistir a la reunión y a cualquier otra persona que necesite estar informado. También incluya cualquier elemento de acción, especificando quién es responsable de cada elemento, así como de la fecha de vencimiento.