Pasos para preparar una guía de planificación de la conferencia

La planificación de una conferencia requiere un conjunto de habilidades que incluya increíbles habilidades organizativas, la capacidad de realizar múltiples tareas, energía, creatividad, sabrosa comercial, habilidades interpersonales y atención al detalle. También requiere una guía integral de planificación de la conferencia que no solo lo mantendrá a tiempo, sino que brindará la seguridad de que no ha olvidado algo en el camino.

Cómo difiere de otra planificación de eventos

La planificación de la conferencia es diferente de otros tipos de planificación de eventos e incluye pasos adicionales. Las conferencias tienden a ser eventos a gran escala que generalmente tardan un año o más en planificar. Su lista de tareas pendientes puede incluir seleccionar un lugar, reservar habitaciones de hotel, configurar el registro en línea, asegurar altavoces, organizar suites de hospitalidad, organizar una sala de exposiciones, reuniones de programación, manejo de alimentos y bebidas y más. La preparación de una guía de planificación de la conferencia bien organizada que mapea los pasos es imprescindible para cualquier planificador de conferencia exitoso.

La Guía de planificación de la conferencia actúa como un plan para planificar cualquier conferencia. Personalice y modifique la guía en función del evento que está planeando y mantenla cerca. Cuando se prepara y se usa correctamente, pronto se convertirá en su herramienta de planificación de conferencias más valiosa.

Comience con los conceptos básicos de planificación de la conferencia

La primera parte de su guía de planificación de la conferencia debe incluir los conceptos básicos con respecto a la conferencia:

• Fecha y hora del evento
• Ubicación del evento (si se conoce)
• Propósito del evento

Incluir cualquier otro elemento conocido, como fechas alternativas o número de asistentes.

Cuál es el plan? 

Antes de planificar los diversos elementos de una conferencia, debe averiguar cuáles son esos diferentes elementos y dónde encajan en el esquema general de su evento. Así que saque un bolígrafo y una almohadilla, o siéntese frente a la computadora, y comience a escribir todo lo que me viene a la mente.

No se preocupe por enumerar las cosas en orden de importancia o en cualquier tipo de secuencia cronológica. Que vendrá más tarde. En este momento, esencialmente elaborará una versión muy larga pero simple de su lista de tareas pendientes, que se dividirá en diferentes componentes independientes que se manejarán individualmente durante el proceso de planificación. 

Esta sección puede enumerar cualquiera de los siguientes:

• Selección del lugar
• Selección de hotel
• Espacio para reuniones
• Suites de hospitalidad
• Salón de exhibiciones de conferencias y cabinas
• Ceremonia de apertura
• Registro de orador/expositor
• Registro de asistentes
• Arreglos de viaje
• Insignias de asistentes
• Programa de eventos
• Alimentos y bebidas
• Audiovisual
• Personal en el sitio

Tómese un tiempo extra para compilar esta lista para que no pase por alto nada y siga adelante y agregue cualquier cosa que aparezca más adelante. No se sienta abrumado por las muchas áreas de responsabilidad enumeradas; El propósito aquí es pensar en todo ahora para que pueda planificar y administrar cada elemento de manera eficiente.

Seleccione un lugar

Una vez que haya determinado cuándo se llevará a cabo la conferencia y comprende el alcance general del evento, el siguiente paso es seleccionar un lugar. Dependiendo del tamaño de la conferencia, es posible que pueda seleccionar un lugar para todas las necesidades de su conferencia, desde la sala de exposiciones hasta salas de reuniones, salas de banquetes y habitaciones de hotel.

Si la conferencia es demasiado grande para ser acomodada en un lugar, busque un lugar que esté cerca de hoteles externos o sitios de catering para que los asistentes a la conferencia no tengan que viajar demasiado para transportarlo de un evento de conferencia a otro.

Piense en el registro de asistentes

Considere la mejor manera para que los asistentes se registren para esta conferencia y cómo confirmará su registro. Es posible que desee buscar en la creación de insignias o etiquetas de nombre para los asistentes. A medida que avanza en el registro, asegúrese de revisar y actualizar la guía de planificación.

Si se espera que un evento atraiga a grandes multitudes, entonces un sistema de registro de conferencia en línea es el camino a seguir. El sistema puede procesar pagos, rastrear registros y organizar otra información relevante y ayudar a generar informes y listas de asistentes.

Expositores y salas de exhibición de conferencias

Las áreas de exhibición son una característica común en las conferencias, brindando una oportunidad para que los patrocinadores y los proveedores alquile el espacio para promover sus productos y servicios. Esta es también una oportunidad para que el anfitrión de la conferencia genere ingresos si la función de exhibición se promueve efectivamente y se recibe bien. Dependiendo del tamaño de su conferencia, administrar los expositores y la sala de exposiciones requerirá tiempo y recursos adicionales, así que planifique en consecuencia.

Como se señaló anteriormente, los sistemas de registro de conferencias en línea son la mejor manera de rastrear los registros, por lo que si espera una gran cantidad de expositores, considere incorporar el registro de expositores en el sistema de registro de su asistente. Los expositores también necesitarán lo siguiente:

• Insignias de expositor
• Mapa de la sala de exposiciones de la conferencia con números de stand enumerados
• Manuales para la cabina de exhibición establecida y derribada
• Contratos de stand de exhibición
• Lista de proveedores en el sitio disponibles para ayudar con los alquileres y servicios de exhibición

Como planificador de conferencias, usted será responsable de contratar seguridad para garantizar la seguridad de los materiales ubicados en la sala de exposiciones.

Planifique los detalles de la conferencia

Con algunas de las responsabilidades más grandes abordadas, como la selección del lugar de la conferencia y el registro de los asistentes, puede cambiar su enfoque a la planificación de los detalles de la conferencia. Como es el caso con la planificación de un evento de cualquier naturaleza, ser organizado es tan primordial como la atención al detalle.

Ahora es el momento de sacar esa larga lista de artículos de tareas pendientes que organizas al comienzo del proceso de planificación de la conferencia. Mire a través de la lista y realice cambios o adiciones según sea necesario para reflejar las últimas tareas y responsabilidades. Luego ponga estos elementos en orden cronológico, comenzando con artículos que pueden o deben completarse con mucha anticipación. Por ejemplo:

• Bloque de libros de habitaciones de hotel
• Espacio de la sala de exhibición de reserva
• Investigación de sistemas de registro de conferencias en línea
• Plan de un plan de marketing de conferencias

Empiece por el principio y ve desde allí. Por cada detalle que debe ser tendido a incluir un seguimiento para asegurarse de que los contratos se firmen y reciban. A medida que se acerca la fecha de la conferencia, sus elementos de acción incluirán tareas a corto plazo como:

• Seleccionar esquema de color y decoración
• Hacer arreglos florales
• Cthe Hoose Menú
• Organizar el transporte del aeropuerto para altavoces o VIP

Considere su guía de planificación de la conferencia como su manual de referencia para todo lo que se incluye en la planificación de una conferencia, no importa cuán pequeño. Esta guía se convertirá rápidamente en una herramienta invaluable que no solo lo mantendrá organizado y programado, sino que calmará los nervios a medida que se acerca la gran fecha y se le pregunte si ha olvidado algo.