Estrategias para optimizar las cuentas por pagar

Para muchas empresas, el departamento de cuentas por pagar no recibe mucha atención a menos que algo salga mal. Sin embargo, hay mucho que obtener del departamento de cuentas por pagar que está bien ejecutado. Por el contrario, hay muchos problemas que pueden provenir de uno que simplemente está cojeando. Este departamento a menudo tiene un enorme efecto en el flujo de caja de una empresa, y hay oportunidades que se pueden obtener o perder al aprovechar los acuerdos de pago con los proveedores.

Un departamento de cuentas por pagar bien administrada debería poder aprovechar los descuentos de volumen y los descuentos de pago temprano, así como para determinar la mejor manera de mantener la mayor cantidad de efectivo disponible para una empresa para otros gastos e inversiones. Este departamento también debe poder asegurarse de que los proveedores cumplan con sus obligaciones en función de los acuerdos y los contratos, por lo que si no se cumplen el volumen o los estándares de calidad, se resuelven los problemas y se toman las medidas correctivas apropiadas.

Problemas de pago de cuentas comunes

Aunque existen numerosas oportunidades para reducir costos y liberar efectivo, también hay una serie de obstáculos que enfrentan las empresas al intentar lograr estos objetivos. El estudio de optimización de cuentas de cuentas de 2014 de Canon encontró que el procesamiento en papel fue una de las mayores fuentes de problemas para muchas organizaciones, con el tiempo que lleva lidiar con la facturación en papel como el mayor problema. Otras fuentes importantes de preocupación fueron:

• Asegurar que los pagos se realicen a tiempo
• Relacionalización del proceso de aprobación de la factura
• Obtener los mejores términos de pago con proveedores y asegurarse de que se cumplan las obligaciones en ambos lados
• Tratar con una variedad de sistemas de contabilidad y facturación de proveedores
• Registrar y verificar la seguridad de los datos y las transacciones

Muchos de los problemas enumerados están empeorados o creados por una dependencia de la facturación en papel. El papeleo perdido es un problema frecuente en muchas organizaciones, lo que lleva a pagos tardíos o perdidos. Además, mientras que varias empresas están interesadas en digitalizar su papeleo, la mayoría de los proveedores todavía están enviando facturas en papel o enviándolas por fax.

La mayoría de las pequeñas empresas manejan sus propias cuentas por pagar el papeleo, y gran parte de esto se hace manualmente. Dado que pocos proveedores han cambiado a la facturación electrónica, la mayoría de las organizaciones gastan grandes cantidades de mano de obra que ingresan manualmente los datos y crean copias digitales de documentación.

El uso de la documentación en papel frecuentemente ralentiza el proceso de aprobación de la factura, ya que las copias deben hacerse y entregar a los miembros apropiados de la gerencia para su revisión. Cuando el papeleo no es fácilmente accesible o disponible en un formato digital, es un desafío analizar los datos y garantizar que se obtengan los mejores acuerdos de pago y que se cumplan las obligaciones. A tiempo y los acuerdos de descuento de pago temprano se pueden perder fácilmente si las empresas no pueden realizar pagos cuando se les exige, por lo que los problemas relacionados con el papeleo pueden ser costosos.

Mejoras y optimización

Debido al hecho de que una serie de problemas relacionados con la ejecución adecuada de los departamentos de cuentas por pagar provienen de las mismas causas raíz, también hay algunos ajustes que las organizaciones pueden hacer que se encargarán de muchas preocupaciones al mismo tiempo. Tres de las formas más efectivas en que las empresas pueden optimizar sus cuentas por pagar los procesos del departamento son:

• Use el reconocimiento de caracteres del objeto para digitalizar el papeleo
• Aproveche los portales en línea que sean accesibles para los proveedores
• Crear flujos de trabajo de gestión

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Si bien muchas compañías aprovechan rutinariamente los escáneres para crear copias digitales de papeleo, esto generalmente solo implica crear una imagen de un documento que se guarda en una computadora. Esto significa que la información aún debe ingresarse manualmente en una base de datos, por lo que si bien la pérdida de registros es un problema menor, todavía lleva mucho tiempo.

El reconocimiento de caracteres del objeto, u OCR, implica escanear un documento y recuperar datos de él. Estos datos se pueden agregar automáticamente a una base de datos o hoja de cálculo. El proceso de OCR ayuda a reducir el problema de los errores de entrada de datos manuales y permite ingresar información tan pronto como se reciba el papeleo. OCR tarda aproximadamente al mismo tiempo en que un empleado escanee un documento para crear un archivo de imagen, y generalmente no requiere pasos adicionales. Por Gartner, hay organizaciones que pueden publicar el 80 por ciento o más de sus facturas sin que un empleado tenga que participar directamente.

Portales de proveedores

La agilización del proceso para ingresar facturas y datos en un sistema centralizado puede permitir a las empresas crear o aprovechar un portal en línea que permita a una empresa y sus proveedores rastrear pedidos, ver las facturas y ver cuándo se realizan los pagos. Hacer que estos datos estén disponibles para varias personas en una organización pueden ayudar a garantizar que el departamento de cuentas por pagar tenga una supervisión adecuada, y puede ayudar a acelerar el tiempo que lleva aprobar las facturas. Permitir que los proveedores accedan al portal permiten a estas empresas enviar facturas y rastrear pagos, así como tener en cuenta cualquier problema con los suministros recibidos o los problemas de facturación.

Establecer flujos de trabajo y procesos

Sin embargo, una organización decide manejar sus esfuerzos de gestión de datos, es importante que exista un proceso establecido para administrar cuentas y pagos. Esto permite a las empresas garantizar que las operaciones funcionen y descubrir alternativas si son engorrosas o conducen a errores o retrasos. Según Deloitte, estos procesos deben detallar lo que hace el departamento de cuentas por pagar cuando recibe una factura, cómo se ingresan y comparten los datos y cuál es el proceso para obtener las facturas aprobadas. También debe haber pautas para determinar las mejores formas de tratar con el pago de diferentes tipos de proveedores.

Si bien muchos proveedores ofrecen descuentos para el pago dentro de los 30 o 90 días, es posible que no valga la pena el descuento si lo hace inhibe el flujo de efectivo de una organización. También es esencial que haya una manera de verificar que tanto la empresa como los proveedores cumplan con las prescripciones de un contrato o acuerdo. Establecer flujos de trabajo para tratar estos problemas puede ayudar a las organizaciones a tomar las decisiones correctas.

Cuando los proveedores no cumplen a tiempo, en cantidades suficientes o cantidades apropiadas de acciones, las empresas pueden no querer pagar facturas hasta que estos asuntos se hayan resuelto. Un flujo de trabajo puede ser crítico para establecer lo que se debe hacer cuando surgen estos problemas. Además, los pagos a los proveedores también deben realizarse a tiempo para evitar la pérdida de descuentos o incurrir en multas por pagos atrasados. Cada acuerdo de proveedor debe documentarse y actualizarse a medida que cambian las cosas, y los procesos deben garantizar que cada cuenta se maneje adecuadamente.

La creación de flujos de trabajo también puede ayudar a una empresa:

Outsourcing

Digitalización de registros, implementación de OCR y el uso de un portal al que los proveedores tienen acceso pueden no ser algo necesario para las empresas más pequeñas, pero las organizaciones no deben asumir que el costo evitará que una empresa pueda aprovecharlos. Si bien el costo de establecer y mantener sistemas electrónicos puede ser prohibitivo para muchas organizaciones pequeñas y medianas, a menudo no es necesario hacerlo interno. Hay una variedad de proveedores de terceros a los que las organizaciones pueden externalizar estas tareas a. Las organizaciones pueden recibir asistencia subcontratada para todo, desde la creación de un proceso de OCR hasta ayudar a una empresa a crear flujos de trabajo para analizar los contratos de proveedores.

Si bien es posible que las organizaciones no puedan pagar los costos de implementar una variedad de sistemas de TI por su cuenta, tener un tercero manejarlas a menudo es muy asequible. Las empresas deberán comparar los costos de usar partes externas para desarrollar estos sistemas con los posibles ahorros y el valor de liberar efectivo, pero la subcontratación permite a las organizaciones aprovechar la tecnología y los sistemas que normalmente serían demasiado caros.

• Asegúrese de que se creen órdenes de compra para cada nuevo pedido
• Verifique que las facturas coincidan con los productos recibidos y cumplan con los acuerdos contractuales
• Verifique los registros para asegurarse de que se realicen pagos, que se realicen a tiempo y que no estén duplicados
• Determine el mejor método para pagar facturas, como a través de EFTS o tarjetas de crédito, para reducir las tarifas