Gracias cartas que los donantes amarán

La gratitud es poderosa, y una carta de agradecimiento por correo sigue siendo una de las formas más útiles de expresarla a los donantes.

Una carta de agradecimiento expresa su aprecio, sirve como recibo y ayuda a construir una relación más fuerte con el donante. Enviar una carta de agradecimiento efectiva podría darle a su organización una ventaja en un mundo de competencia de caridad.

Por qué una carta de agradecimiento es importante

Las cartas de agradecimiento deben considerarse dentro del contexto de un plan de retención de donantes. Ese plan debe cubrir como mínimo:

• Cómo una organización benéfica solicita donaciones
• Enviar donantes en línea a una página de destino post-donación apropiada
• Enviar un correo electrónico gracias de inmediato a los donantes en línea
• Recibir una carta de agradecimiento por la puerta dentro de las 72 horas, ya sea que los donantes enviaran un cheque por correo o donaron en línea

Según el informe de la encuesta de efectividad de recaudación de fondos de la organización de fondos de recaudación de fondos de la AFP, la tasa de retención general promedio de los donantes en 2018 fue solo del 43%, lo que significa que menos de la mitad de los donantes de 2017 volvieron a dar nuevamente en 2018.Puede haber muchas razones para esto, pero la falta de estrategias de retención efectivas sin fines de lucro juega un papel importante.

Las organizaciones benéficas pierden dinero cuando los donantes no regresan. Ganan fondos cuando pueden hacer que los donantes regresen. Es menos costoso mantener un donante que reclutar uno.

En un estudio realizado por el investigador de filantropía Adrian Sargeant, los donantes informaron que una de las principales razones por las que dejaron de dar es que no se les agradeció. En otro estudio de DonorVoice, una de las principales razones por las que los donantes dan para continuar donando es recibir un agradecimiento oportuno. 

Qué incluir en una carta de agradecimiento a los donantes

Las cartas de agradecimiento son una gran parte de estrategias de retención efectivas. Incluso en un mundo en línea, la gente todavía aprecia una carta por correo. Aquí están los mostos para una carta de agradecimiento que funciona.

Debe ser oportuno

Los expertos en recaudación de fondos recomiendan enviar una carta de agradecimiento si son donantes por primera vez o desde hace mucho tiempo entre 48-72 horas después de recibir la donación. El tiempo puede variar, pero el donante aún debe recordar haber dado esa donación cuando reciben el agradecimiento. Gracias tres meses después hará poco bien.

Debe ser preciso

¿Son correctos el nombre y la dirección del donante?? ¿Ha utilizado el honorífico correcto, como la Sra., La Sra. O el Sr? ¿Son correctos la ortografía y la gramática?? ¿El formato hace que la carta sea fácil de leer?? Cuando sea apropiado, use el nombre del donante en el saludo para una mayor personalización.

Debe permitir que el donante visualice el efecto de la donación

¿Ha incluido una historia sobre alguien o algún animal que se beneficiará del regalo?? O ha utilizado un testimonio de esa persona? Las personas se sienten más generosas cuando pueden visualizar personas particulares o un animal que han ayudado.

Debe mostrar qué tan bien funcionan sus programas

Incluya un párrafo sobre su misión y algunas estadísticas sobre sus resultados. Sin embargo, manténgalo breve. La carta debe intentar llegar al corazón del donante más que solo la cabeza. Incluya suficientes datos numéricos para demostrar que sigue y haz lo que promete.

Debe usar "usted" con más frecuencia que "nosotros" o "."

Haz del donante el héroe. Usa la frase "por ti" con frecuencia. Hacer la carta sobre el donante y las personas a las que ayudan en lugar de sobre la organización. Este no es hora de jactarse del dinero que recaudas o los premios que has ganado. Se trata del donante y de lo que han hecho posible.

Incluir el monto del regalo y la información sobre impuestos

¿Es toda la cantidad deducible de impuestos o solo una porción?? El IRS estipula qué declaraciones legales deben incluirse.Esta información puede estar al final de la carta, aunque, en el cuerpo, se debe mencionar la cantidad. Por ejemplo, "Gracias por su donación de $ 200."Mencionar la cantidad inicialmente sirve como confirmación de la cantidad y un recordatorio para el donante.

Debe ser firmado por una persona notable

Esa persona podría ser miembro de la junta, director ejecutivo, voluntario o beneficiario de la donación. Una persona de alto estado es lógica para la mayoría de las cartas de agradecimiento. Pero algunas cartas de agradecimiento podrían ser de alguien que usa los servicios de su organización, como un estudiante que recibe una beca o la madre de un niño que se beneficia.

Incluye un PostScript

Cuando las personas escanean una carta, leen la PS. Así que haz que el último mensaje cuenta. Repita una información vital y reitera su gratitud. Cuando sea apropiado, haga que la persona que firme la carta agregue una PS escrita a mano dando gracias nuevamente o haciendo referencia a algo personal.

No debería ser una carta de forma genérica

Idealmente, las cartas de agradecimiento no deben ser cartas genéricas, configuradas y luego olvidadas. No dejes que tus agradecimientos se vuelvan rutinarios y aburridos. A menos que tenga una gran cantidad de donantes, su organización benéfica debe tratar de hacer que cada carta de agradecimiento sea única para que el donante sepa que la carta fue específicamente para ella.

Muestra de carta de agradecimiento

Si desea que los donantes dan, una y otra vez, muéstreles su gratitud tomándose el tiempo de agradecer creativamente y personalizando esas cartas y notas de agradecimiento. 

Puede usar esta muestra como modelo para escribir cartas de agradecimiento para los donantes. Descargue la plantilla (compatible con Google Docs y Word en línea), o lea la versión de texto a continuación.

3 Letras de agradecimiento Los donantes amarán

Gracias Carta # 1 (versión de texto)

Querida Deborah, 

Gracias a ti, Michael y su hermana, Janet, celebraron el noveno cumpleaños de Michael con pastel y globos en un lugar seguro y amoroso. Ya no tienen miedo y les encanta tener sus propias habitaciones.

Gracias por su reciente generoso regalo de $ 100 a los servicios residenciales infantiles de Greater Boston. Su disposición a ayudar a los niños desplazados de nuestra comunidad a clima las crisis en sus vidas hace la diferencia para niños como Michael y Janet.

Gracias a ti, hemos proporcionado a 250 niños este año un lugar para vivir, aprender y sentirte seguro.

Su donación ayudará a comprar nuevas computadoras para nuestros hijos durante los próximos seis meses. Los niños están ansiosos por que las nuevas computadoras hagan su tarea y se comuniquen con amigos y familiares.

Las computadoras son parte de nuestra campaña de excelencia en el servicio que hará que nuestro hogar sea aún más agradable para Michael, Janet y sus nuevos amigos. Usted y otras personas como usted nos han acercado a nuestro objetivo de $ 50,000 para esa campaña.

Nos encantaría darle un recorrido para conocer a algunos de los 15 empleados y 50 niños con nosotros. Nos encanta mostrar nuestra cómoda casa, y los niños disfrutan de conocer a los visitantes. Uno o dos pueden incluso mostrarle lo que pueden hacer con sus nuevas computadoras.

Janet Teebs, nuestro director de desarrollo, siempre está disponible para organizar una visita para usted o para responder cualquier pregunta que pueda tener. No dudes en llamarla al 520-446-0912 o enviarle un correo electrónico a [email protected].

Nos encantaría mantenerte al tanto con nuestros correos electrónicos y boletines. Puede registrarse para aquellos en nuestro sitio, www.CRC.organizar.

Nuevamente, gracias por todo lo que haces por nuestros hijos. Tú también eres parte de sus vidas.

Atentamente,

Malcolm wexter
Director ejecutivo

PAG.S. Dependemos de los voluntarios para ayudarnos. Si desea compartir su tiempo, solo hágale saber a Janet, y le pedirá a nuestro coordinador voluntario que se ponga en contacto. Tenemos frecuentes presentaciones a nuestro trabajo para voluntarios. Estaríamos encantados de verte allí.

Gracias Carta # 2 (versión de texto)

Querido James,

Primero, déjame decirte, gracias!

Su donación reciente de $ 150 significa que comprende cuán valioso puede ser un caballo para un niño con desafíos cognitivos o físicos.

Pero déjame decirte qué significan nuestros servicios en la conducción terapéutica de Atlanta para algunos de los niños que vienen a nuestras clases.

• Un niño pequeño con parálisis cerebral severa aprendió a sentarse alto en su caballo. Su madre estaba muy orgullosa y dijo: "Nunca pensé que podría hacerlo tan bien. Si puede hacer esto, ¿qué más puede hacer??"
• Una niña que nunca había dicho una palabra de repente dijo "ir" a su caballo.
• Debido a que construyó su confianza al montar, una niña ya no tiene miedo de estar en el patio de juegos.
• Un niño que tuvo problemas para caminar solo comenzó a hacerlo después de solo unas pocas veces en un caballo.
• Una niña pudo hablar más fuerte en su salón de clases porque se había vuelto más fuerte y su respiración mejor al montar su caballo.

Aunque estas victorias pueden parecer pequeñas para la persona promedio, sabes que no son. Por eso diste, y por qué los niños a los que servimos y estamos llenos de gratitud por tu generosidad.

Donantes como usted ayudan a hacer posible nuestra conducción terapéutica, se aseguran de que nuestros caballos estén bien alimentados, alojados y capacitados, y garanticen que podamos ofrecer becas a los niños y sus familias que, de lo contrario, no podrían pagar estas actividades que mejoran la vida.

Queremos que también seas un miembro activo de nuestra comunidad. Por favor visite nuestra página web en www.trayectoria.org para registrarse en nuestros correos electrónicos y boletines. Y esté atento a las invitaciones a nuestros eventos como Horsin 'Around, Hearts & Horses, y los recorridos especiales que ofrecemos durante todo el año.

Somos voluntarios intensos y nos encantaría que experimente la alegría de ayudar a un niño a montar a un caballo. Simplemente indique su interés en nuestro sitio web o llame al Coordinador de Voluntarios, Sandy Converse, en XXX-XXXX. Los voluntarios también pueden usar excelentes camisetas!

Una vez más, gracias! Amamos tu apoyo.

Lo mejor siempre,

Lilly Anderson
Director ejecutivo

PAG.S. Como un agradecimiento especial, lo agregaremos a nuestro círculo exclusivo de amigos y enumeramos su nombre en nuestro informe anual y nuestro boletín. Pase por nuestro rancho pronto para que podamos decir gracias en persona.

Gracias Carta # 3 (versión de texto)

Querido Frank y Louise,

Esta semana, gracias a su ayuda, nos mudamos a Tom y Francis, una pareja de personas mayores, a un apartamento brillante y bien amueblado en una comunidad dedicada a su salud y felicidad.

Ya no aislado en un recorrido difícil de alcanzar en un edificio de gran altura, Tom y Francis ahora tienen fácil acceso a los servicios que necesitan. Además, recibirán dos comidas al día y participarán en actividades saludables y divertidas que van desde clases de ejercicios hasta excursiones comunitarias.

Gracias por su reflexiva donación de $ 250 a la Agencia del Condado de Wildthorne sobre el envejecimiento. Su donación se asegurará de que las personas mayores en nuestro condado, como Tom y Francis, prosperen.

Como saben, más del 30% de las personas mayores de nuestro condado viven de pequeños ingresos fijos. La Agencia de Envejecimiento proporciona comidas, subsidios de alquiler, asesoramiento, recreación y atención médica para muchos de ellos.

Por usted, podemos seguir ayudando a las personas mayores en apuros. Donaciones de personas cuidadas como usted nos ayudan a compensar los recortes en la financiación del gobierno estatal y local.

A decir verdad, no podríamos hacer esto sin ti. Nosotros, y aquellos a los que servimos, apreciamos sinceramente su generosidad.

Atentamente,

Feliz panadero
Director de Desarrollo

PAG.S. Llámame en cualquier momento en xxxxx si tienes preguntas, te gustaría una actualización sobre lo que estamos haciendo o deseo ser voluntario en uno de nuestros sitios. Nos encantaría conocerte en persona para que podamos decir gracias cara a cara.