Los conceptos básicos de la orientación y capacitación de voluntarios

Entre las cosas que hacen felices a los voluntarios son una buena orientación para su organización y capacitación básica.

Simplemente poner al voluntario en la puerta no es suficiente. Al igual que cualquier empleado, un voluntario debe sentirse bienvenido, informado y capacitado para lo que sea que pueda suceder.

La orientación es como suena. Los voluntarios quieren conocer el contexto en el que harán su trabajo. Claro, han leído su sitio web y algún material impreso. Sin embargo, esos elementos no toman el lugar de una persona real que puede describir los entresijos de trabajar en el entorno de su organización benéfica y responder a cualquier pregunta que los voluntarios tengan.

Hoy, mucha orientación y capacitación de voluntarios se lleva a cabo en línea, ya sea en la casa del voluntario antes de venir al sitio o en una computadora en sus instalaciones. Sin embargo, complementa esa capacitación en línea con al menos una breve sesión cara a cara donde se pueden abordar preocupaciones imprevistas.

Que orientación debe cubrir

• Explica lo que hace tu caridad y su historia. ¿Cómo llegó a ser y cómo ha evolucionado??
• Describa los programas y a quién sirve su organización.
• Proporcione una visión general de cómo está configurado su organización. Revisa la tabla de organización para que los voluntarios entiendan quién hace qué.
• Introducir voluntarios a su instalación. Tómelos en un recorrido, presentándolos al personal clave en el camino.
• Revise las políticas y procedimientos generales, pasando la mayor parte del tiempo en aquellos que afectan a los voluntarios directamente.
• Explicar cómo funciona el sistema de gestión de voluntarios. ¿Cómo programan su tiempo?? ¿El voluntario necesita registrarse?? ¿Cómo registran sus horas?? ¿A quién pueden recurrir en busca de ayuda??

Cómo capacitar a voluntarios

Después de la orientación, brinde capacitación específica para cada voluntario que aborde el trabajo particular que harán.

El entrenamiento debe incluir:

• Cómo el voluntario realizará su tarea particular
• Qué no hacer al realizar esta tarea
• Cómo manejar una emergencia o qué hacer cuando sucede algo inesperado
• Cuáles son los objetivos para la tarea y cómo se evaluará el rendimiento
• Qué equipo se requerirá y cómo usarlo
• Un paseo por la tarea y el entrenamiento mientras el voluntario intenta la tarea

El entrenamiento es en su mejor momento cuando es experimental, práctico y práctico. Puede capacitar en grupos o uno a uno, y puede ser proporcionado por el personal o por otros voluntarios.

A veces, el entrenamiento es intrincado y toma muchas horas. Sin embargo, incluso si la tarea de voluntariado es fácil y el tiempo de voluntariado será breve, no descuides los conceptos básicos.

Personalizar la capacitación para los tipos de aprendizaje

Tom McKee, coautor de La nueva raza: comprender y equipar al voluntario del siglo XXI, sugiere que es probable que los voluntarios encajen en uno de los tres tipos de aprendizaje. Asegúrese de incluir métodos y materiales que atraigan a los tres:

• El analizador: Los analizadores son a menudo perfeccionistas que aborrecen los errores. Querrán saberlo todo y practicarlo todo. Los analizadores nunca quieren "Winglo", así que no los pongas en esa posición. Déles pasos a seguir, detalles para adherirse y mucho tiempo de práctica.
• El hacedor: Los hacedores son abundantes. Aprenden haciendo. Proporcionar tareas pequeñas y luego salir de su camino. Espere que cometan errores y no presten mucha atención a cualquier consejo que le dé. Afortunadamente, no les importa cometer errores, y aprenden de esos errores. Debido a que los hacedores no tienen miedo de cometer un error, a menudo son los primeros en ser voluntarios para un nuevo desafío.
• El vigilante: Los observadores son grandes imitadores. Aprenden mejor viendo a alguien realizar la tarea. Después de una capacitación básica, combine a estos voluntarios con personas experimentadas y no solo aprenderán sino que se sentirán mucho más cómodos.

Capacitación en línea para voluntarios

Muchas organizaciones sin fines de lucro han comenzado a desarrollar y usar capacitación en línea para sus voluntarios. Hecho bien, la capacitación en línea puede ser un ahorro de tiempo y dinero.

Sin embargo, hay muchos factores a considerar antes de seguir esta ruta.

Por ejemplo:

• ¿Son sus voluntarios digitalmente competentes y abiertos a la capacitación en línea?? Probablemente los voluntarios más jóvenes, pero los voluntarios mayores pueden encontrar cursos de capacitación en línea difíciles de entender y navegar. También está la cuestión de las herramientas. ¿Sus voluntarios tienen computadoras?? Conexiones a Internet de alta velocidad? La capacitación en línea se puede realizar en su propio sitio sin fines de lucro, pero ¿tiene suficiente equipo para manejar varios voluntarios que estará capacitando??
• ¿Qué tan complejas son las tareas a sus voluntarios?? La capacitación en línea funciona mejor para trabajos bastante simples y directos, pero no funcione tan bien para tareas más complicadas. La capacitación en línea puede funcionar bien para nuevos voluntarios que realizarán tareas primarias. Pero, a medida que los voluntarios pasan a trabajos más delicados y complejos, probablemente se beneficiarán de la capacitación de "stand-up".
• ¿Es su liderazgo sin fines de lucro a bordo con capacitación en línea?? ¿Están dispuestos a gastar el dinero para comenzar?? ¿Está su personal dispuesto a dedicar el tiempo a desarrollar módulos de capacitación en línea?? ¿Cuánto de su material de capacitación en línea se puede comprar "Light the Shelf" y cuánto de esto deberá ser específico para su organización sin fines de lucro??

Es muy posible desarrollar un programa de capacitación que consista en componentes en línea y en línea. Por ejemplo, se podría desarrollar y acceder a una orientación a su organización sin fines de lucro en línea, mientras que se podría realizar una capacitación específica para trabajos particulares en persona. Del mismo modo, un curso de actualización para voluntarios que regresan podría funcionar bien en línea. 

A veces en línea simplemente significa tener una presentación de YouTube lista para funcionar. Esas son especialmente útiles para partes de su entrenamiento que siempre son los mismos.

Para una capacitación más sofisticada, es posible que deba comprar un software de capacitación en línea.

Consulte a los voluntarios actuales y reciba comentarios

Al diseñar capacitación o actualizarla, asegúrese de obtener la entrada de voluntarios actuales.

Pregunte qué desearían haber sabido antes de comenzar a hacer el trabajo. Deje que los voluntarios actuales lo ayuden a diseñar orientación y capacitación para nuevos voluntarios.

Después de la orientación y la capacitación, haga que los nuevos voluntarios completen una encuesta sobre cómo les gustó y si lo encontraron adecuado. 

El objetivo de la capacitación y la orientación es producir voluntarios que estén contentos con lo que están haciendo y confían en que saben cómo hacer bien su trabajo.

Si desea voluntarios felices, que se queden contigo, pondrán esfuerzo y pensamiento en tu orientación y capacitación. Sin ella, verás mucha facturación y posible mala boca a boca de voluntarios descontentos.