La importancia y la preparación de las listas de embalaje de importación y exportación

Una lista de embalaje acompaña a un envío internacional y se utiliza para informar a las compañías de transporte sobre lo que están transportando. También permite que el cliente y otros involucrados en la transacción verifiquen lo que se ha enviado contra la factura proforma. Otros nombres para esta lista incluyen el slip de embalaje, el expediente, el manifiesto o la factura del paquete.

Para preparar su lista de embalaje, elimine todos los precios en la factura y verifique dos veces para ver que el número de casos, peso (neto, bruto, métrico) y medidas aparecen en la factura. Luego cambie el nombre de la "lista de empaque" en letras grandes y audaces. Nunca sustituya una lista de embalaje por una factura comercial.

La necesidad de una lista de embalaje

La lista de embalaje es una protección necesaria contra el envío de carga incorrecta a nivel internacional. Una lista de embalaje de exportación, por ejemplo, es mucho más detallada que una nacional. La lista de embalaje debe cumplir con los requisitos de todas las partes a lo largo de la cadena de suministro.

Admite lo que se está enviando de un negocio a otro y puede acompañar un certificado de inspección. El transportador utilizará la lista de embalaje para emitir una factura de embarque (BOL). Una factura de embarque es un recibo que reconoce la recepción de carga para el envío de exportación o importación. Los bols son importantes en caso de que algo le ocurra a la mercancía en tránsito.

Un corredor de costumbre utilizará la lista de embalaje para la autorización y la entrada en un país extranjero. Debido a que utilizarán este formulario para borrar sus productos, debe coincidir con la factura comercial en cantidad, descripción y todos los demás artículos. La lista se utiliza para la información de exportación electrónica (EEI) y a menudo lo utiliza la U.S. y funcionarios de aduanas extranjeras para verificar los bienes.

El vendedor puede usar la lista como una doble verificación final que se ha extraído y llenado correctamente un pedido correctamente. Para los envíos nacionales, colocarán el documento en las cajas del envío. Los envíos exportados tendrán la lista fijada al exterior de la caja.

Una vez que el envío llega a su destino, el comprador puede comparar lo que se ha ordenado con lo que se ha enviado. Se puede utilizar como evidencia adicional para respaldar un pago. Sin embargo, tenga en cuenta que debe asegurarse de que coincida con las descripciones de sus productos con las de cualquier instrumento de pago para que no haya confusión.

Por qué las listas de embalaje de exportación son tan importantes

Si no completa una lista de empaque, puede surgir una gran cantidad de problemas que puedan causar estragos en su negocio. Estos problemas van desde no entregar sus productos al destino deseado hasta no recibir pagos.

Una lista de embalaje de exportación debe adjuntarse de forma segura al exterior de cada contenedor de envío, preferiblemente en un paquete impermeable y un sobre marcado "Lista de embalaje."Es responsabilidad de los cargadores y los agentes de reenvío determinar el peso total y el volumen del envío, y si la carga correcta, como se indica, se está enviando. Toda esta información se basa en la lista de embalaje. Además, los funcionarios de aduanas en el puerto de entrada y el puerto de salida pueden usar la lista de embalaje para verificar la carga.

Preparación anticipada

Varias semanas antes del envío, su transportista de carga, corredor de aduanas, banco y cliente deben indicar cuántas copias necesitan y dónde se debe adjuntar y distribuir cada copia. Siempre debe hacer tres o cuatro copias adicionales de la lista de embalaje para sus archivos, por si acaso.

Si decide procesar su documentación de envío en línea, seleccione la opción de lista de embalaje apropiada y luego comuníquese con todas las partes involucradas en la venta internacional para determinar si su lista de embalaje debe firmarse.

Debido a que cualquier error en la lista de embalaje puede causar un retraso en la autorización en el puerto de destino, asegúrese de seguir todos los pasos necesarios para asegurarse de hacerlo correctamente la primera vez.