El costo real de un sistema de planificación de recursos empresariales
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- Salvador Alvarado
Muchas compañías comenzaron a usar sistemas de planificación de recursos empresariales (ERP) en lugar de aplicaciones de software de contabilidad.
Un sistema ERP difiere de los sistemas de contabilidad en que los sistemas de contabilidad solo realizan tareas relacionadas con la contabilidad. Sin embargo, un sistema ERP puede manejar no solo las tareas contables, sino también las tareas generales de gestión empresarial.
En general, es una plataforma más poderosa.
Un sistema ERP es esencialmente un conjunto de paquetes de software que pueden realizar contabilidad, planificación y desarrollo de productos, fabricación, gestión de inventario, gestión de ventas, recursos humanos y otras tareas comerciales.
Al igual que los costos de un sistema de contabilidad, querrá considerar no solo las tarifas de licencia al elegir un sistema ERP sino los costos totales del sistema ERP en sí:
- Implementación
- Capacitación
- Desarrollo para la personalización
- Rediseño de procesos
- Mantenimiento
- Actualización
- Apoyo
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Costo 1: Implementación
Hero Images/Getty Images Es necesario que los profesionales instalen y configuren su sistema ERP, por lo que deberá incluir estos costos de implementación en el precio total del sistema ERP. Los sistemas ERP son aplicaciones de software complejas, por lo que es probable que deba cambiar los sistemas operativos, actualizar o cambiar servidores, y cambiar otro hardware y software que use en la red de su empresa para que el sistema ERP se ejecute correctamente.
También deberá, o debería, configurar un entorno de prueba como parte de la implementación para que pueda probar el sistema ERP sin afectar los datos reales de su empresa. Esto puede ahorrar muchas horas de trabajo potenciales si hay un problema con la implementación.
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Costo 2: Capacitación
Geber86/Getty Images Como se mencionó, un sistema ERP es una aplicación de software compleja que puede considerarse como un conjunto de programas de software que son simultáneamente compatibles. Sus empleados necesitarán capacitación sobre cómo usar los programas, porque un sistema ERP no es tan intuitivo o fácil de usar como un programa de software de contabilidad básico, como QuickBooks o Peachtree.
Los empleados de su empresa necesitarán tiempo y capacitación. A menudo, el proveedor de ERP proporcionará capacitación adicional a solicitud a una tarifa por hora estandarizada. Habrá momentos en que surge un consultor, en el caso de contenido especializado o una necesidad particularmente difícil. En cualquier caso, deberá tener en cuenta estos costos adicionales en su análisis al revisar los sistemas ERP para su compra.
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Costo 3: Desarrollo para la personalización
Hero Images/Getty Images La funcionalidad lista para usar un sistema ERP no será suficiente para operar su negocio de manera efectiva. Deberá incurrir en algunos gastos en el desarrollo de informes personalizados para que sus empleados puedan realizar sus tareas diarias y mensuales con facilidad.
Un sistema ERP puede almacenar una cantidad sustancial de información, pero los usuarios están limitados en la forma en que pueden acceder a la información. Por lo tanto, no es raro que el personal de TI dedique a desarrollar informes personalizados para varios departamentos para que los procesos y análisis comerciales puedan realizarse oportunamente.
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Costo 4: Rediseño de procesos
Musketer/Getty Images Si su empresa se actualiza de un programa de software de contabilidad a un sistema ERP, entonces tendrá muchos procesos que deberán ser rediseñados. Para las empresas que utilizan software de contabilidad, se pueden realizar muchas tareas fuera del software, ya sea manualmente en un formato en papel o en una aplicación de terceros, como MS Excel.
La adquisición de un sistema ERP debería, en teoría, significar que muchas de estas tareas están siendo automatizadas por el software para aumentar tanto la precisión como la eficiencia en el desempeño de estas tareas. Incluso si su empresa está cambiando los sistemas ERP, no hay dos iguales, por lo que puede esperar tener algunos cambios en los procesos comerciales de su empresa para coincidir con los procesos del software.
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Costo 5: Mantenimiento
PeopleImages/Getty Images Deberá mantener su sistema ERP para que tenga que tener en cuenta estos costos. Los costos de ERP pueden incluir hardware, red y costos de mano de obra de TI y otros departamentos para garantizar que el sistema pueda ejecutarse correctamente.
Los costos de mantenimiento para un sistema ERP generalmente se ejecutan entre el 15-20% del precio de compra inicial. Una configuración de ERP que costó $ 250,000, llevaría, en teoría, un costo de mantenimiento de $ 37,500 a $ 50,000.
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Costo 6: actualizaciones
Erik von Weber/Getty Images Al igual que todos los programas de software, los sistemas ERP requieren actualizaciones periódicas para evitar volverse obsoletos. Debe considerar con qué frecuencia espera actualizar su sistema ERP y cuáles serán estos costos cuando realice la actualización.
También debe considerar que cualquier actualización puede afectar los procesos comerciales y requerir hardware o software adicionales para que el sistema se ejecute sin problemas si su negocio no se ejecuta en una configuración reflejada mientras realiza las actualizaciones o la transferencia de datos.
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Costo 7: Soporte
Ezra Bailey/Getty Images Sus empleados tendrán problemas para usar el programa, y usted detectará numerosos errores con cualquier sistema ERP, por lo que querrá asegurarse de que su proveedor le brinde soporte técnico adecuado para resolver estos problemas.
Debe preguntarle a su proveedor si este soporte está incluido en la tarifa de licencia o es un costo adicional, ya que el soporte técnico puede terminar afectando su resultado final si no se incluye en la compra inicial, y no se monitorea de cerca.