Consejos de gestión de tiempo para llamadas telefónicas entrantes

Las llamadas telefónicas entrantes pueden comer mucho tiempo y disminuir seriamente su productividad al alejarlo de otras tareas. Pero al igual que hay formas de manejar llamadas telefónicas salientes que mejoren su gestión del tiempo, hay formas de recortar la cantidad de tiempo que pasa en llamadas entrantes. Y puedes hacerlo sin ser grosero con la persona que te ha llamado. Estos consejos de respuesta para el teléfono lo harán más eficiente y productivo.

Respuesta con un saludo de teléfono comercial adecuado

Por ejemplo, al contestar el teléfono, diga algo como "Cypress Technologies, Susan hablando. Como puedo ayudarte?"Esto no solo le permite a la persona que llama que ha llegado a un negocio, sino que les pone la responsabilidad para responder la pregunta, ahorrando tiempo en el chit inactivo o preguntas exploratorias como" es esta tecnologías de Cypress?"

Piense y priorice mientras habla

Se maneja mejor la llamada en este momento o más tarde? Muchas de las llamadas telefónicas que reciben las empresas son consultas rápidas que se responden fácilmente, como: "¿Qué tan tarde está abierto??"Pero otros involucran respuestas más complejas y que requieren mucho tiempo. Si ese es el caso, dígale a la persona que llama y pregúntele cuándo sería conveniente llamarlos para discutirlo.

Usar parafraseo y resumen

Si estás hablando con alguien en el teléfono que parece querer charlar o desviarse desde el punto, diga algo como: "Entonces, lo que te escucho decir es ..." o "Entonces los puntos clave son ..." o "es (es ( Insertar resumen) Un resumen justo de lo que estaba diciendo?"Es difícil ser conversado con alguien que se niega a charlar.

Cierre cada llamada con un resumen de acción

Si bien esto solo tomará segundos en la mayoría de los casos, puede ahorrarle mucho tiempo evitando los errores y la necesidad de verificar dos veces. Por ejemplo, después de una conversación durante la cual organizó una reunión con un cliente, podría decir: "Bien. Me reuniré contigo en tu oficina en (inserte la ubicación) a las 10 a.metro. mañana y revisaremos las muestras juntas."

Mantenga una almohadilla de mensajes por los teléfonos

Esto no solo es bueno para la gestión del tiempo y mantenerse enfocado durante la llamada, sino también útil para la gestión del tiempo más adelante si necesita encontrar o revisar los detalles de una conversación en particular.

Dar a los clientes y clientes la opción de correo electrónico

Dada la opción, cualquier cliente elegirá un correo electrónico a través de una llamada telefónica. Asegúrese de que la dirección de correo electrónico de su empresa sea prominente en sus tarjetas de presentación y en su sitio web. Si tiene sus direcciones de correo electrónico, envíe un correo electrónico a sus clientes y clientes actuales, mencionando la opción de correo electrónico y presentándola como una forma de mejorar la comunicación.

Use la tecnología para administrar el tiempo de su teléfono

Como mínimo, su negocio debe tener un correo de voz. Establezca estos con los scripts comerciales apropiados y úselos para responder el teléfono por usted cuando esté fuera de la oficina o necesite trabajar en algo ininterrumpido. Luego programe una hora para contestar estos mensajes telefónicos todos los días. Ganarás un tiempo valioso agrupando llamadas telefónicas.

Haga que una persona responda al teléfono

Dicho esto, es importante no confiar demasiado en la tecnología. Obtener una máquina o peor, un sistema automatizado de respuesta de voz interactiva (IVR), todo el tiempo es un verdadero apagado que le costará negocios cuando las personas no se molesten en dejar mensajes o devolver la llamada. Si responder llamadas telefónicas entrantes está tomando demasiado tiempo durante su día, considere contratar una recepcionista o un servicio profesional de contestadores para responder el teléfono por usted. El costo de hacer que alguien más lo haga puede ser más que compensado por el aumento de su productividad y mejores ventas.

Obtenga una línea de negocios separada en casa

Si está operando un negocio en el hogar, debe tener un segundo teléfono solo de negocios con su propio correo de voz. Esto no solo es más profesional, sino que le ahorrará el tiempo que lleva atravesar mensajes y determinar cuáles están relacionados con el negocio.

Mantenga un guión escrito para preguntas frecuentes

Tenga un documento de preguntas frecuentes a mano para las preguntas más comunes que recibe en el teléfono. Le ahorra tiempo a usted y a sus empleados si no tienen que buscar respuestas o pensar en cómo responder una solicitud en particular.

Domina tu teléfono

Recuerde, se supone que el teléfono es una herramienta de negocio, no una trampa de tiempo intrusiva que gobierna su día de trabajo. Manejo de sus llamadas telefónicas entrantes de acuerdo con estos consejos de gestión del tiempo lo ayudará a ser más eficiente, mejorar su productividad y volver a poner su teléfono en su lugar adecuado para ejecutar su negocio en lugar de administrarlo harapiento.