Consejos de gestión del tiempo para llamadas salientes

La gestión del tiempo del teléfono es importante porque el teléfono sigue siendo la principal herramienta de comunicación para la mayoría de las pequeñas empresas. Pero la mayor parte del tiempo que las empresas pasan usando el teléfono es una pérdida de tiempo. En lugar de comunicarnos con las personas con las que queremos comunicarnos al hacer llamadas salientes, nos desviamos del tiempo hablando con otras personas o máquinas, jugando rondas interminables de etiqueta de teléfono.

Pero, ¿qué pasaría si pudiéramos llamar y hablar con las personas con las que queríamos hablar? Diga lo que queríamos decir y seguir adelante? Imagine cuánto más productivos podríamos ser y cuánto tiempo tendríamos que hacer otras cosas.

Bueno, podemos, y todo lo que se necesita es un poco de preparación de antemano.

Mantenga su información de contacto actualizada

Ya sean proveedores, clientes regulares o contratistas, muchos de nosotros llamamos a las mismas personas repetidamente. Mantenga su información de contacto actualizada con detalles para ahorrar tiempo para que no pierda el tiempo tratando de comunicarse con personas que no están disponibles.

Por ejemplo, si sabe que una persona en particular a la que desea comunicar toma el almuerzo de 1 a 2 P.metro. Cada día, ¿por qué perder mi tiempo tratando de llamarla durante este tiempo??

Números de programa que llame con frecuencia

Programe los números para aquellos a los que llame regularmente a su teléfono para ahorrar tiempo para buscarlos.

Planifique sus llamadas salientes

Antes de llamar, anote el objetivo principal de la llamada y los puntos clave que desea cubrir. Esto lo ayudará a cumplir con el punto en que esté hablando por teléfono y se asegurará de cubrir todo lo que desea cubrir, ahorrando tiempo durante la llamada y evitando tener que llamar nuevamente porque olvidó algo.  

Mantenga la información del contacto frente a usted 

Si llama a alguien que ingresa a su base de datos de contactos, tenga toda la información sobre la persona a la que llama frente a usted cuando llame. Ya sea que esté utilizando una computadora de escritorio, un dispositivo móvil o un Rolodex, esta es una gran ayuda de memoria durante la llamada. Además, si no tiene que buscar algo como el nombre del esposo del cliente, tendrá la opción de tomar notas durante la llamada, ahorrando aún más tiempo.

Use un altavoz o auriculares

Por supuesto, si desea tomar notas durante una llamada (o hacer cualquier otra cosa mientras habla por teléfono), es esencial un buen altavoz o auriculares. Liberar las manos puede liberar mucho tiempo.

Deja un mensaje detallado

Si se comunica con el contestador automático o el correo de voz de alguien, deje un mensaje completo que le dé su número de teléfono dos veces y indique la razón por la que está llamando. Por ejemplo, "Esta es Susan Ward en (número de teléfono). Estoy llamando para discutir la estimación de su proyecto. Puedes comunicarse conmigo en (número de teléfono) esta tarde."

Indicar su número dos veces le da al destinatario del mensaje una oportunidad mucho mejor de hacerlo bien y escribirlo sin reproducir el mensaje.

No cedas a la compulsión telefónica

Cuando intentas comunicarte con alguien y no lo has hecho, es tentador volver a llamar, tal vez cada media hora! Pero si ha dejado un mensaje adecuado, no hay necesidad de perder su tiempo dejando mensajes repetidos (y completar el contestador automático de la persona o correo de voz). Dale a la persona que llama una cantidad razonable de tiempo para volver a llamar, como hasta el siguiente día hábil.

Bloquear el tiempo para las llamadas telefónicas

Programe sus llamadas telefónicas y haga que todos juntos en un solo bloque de tiempo, si es posible. La mayoría de nosotros no somos tan buenos en multitarea y perdemos una gran cantidad de productividad cuando estamos volcando de una tarea a otra. Entonces, si tiene una docena de llamadas para hacer en un día en particular, es más eficiente hacerlos todos en una hora que hacer una o dos, y luego hacer otras tres llamadas una hora más tarde, y otras dos 45 minutos después de eso.

Reserve sus llamadas telefónicas salientes, si es posible

Si no va a ser una llamada rápida, cuando llamas a alguien por primera vez, preséntate, dígale por qué está llamando y luego pregúntele si es un momento conveniente para hablar o si preferiría reservar un tiempo para discutirlo. Luego, haga arreglos que la llamará en ese momento. Esto no solo puede ahorrarle tiempo en el acto, sino que ahorre tiempo cuando le devuelva la llamada a la persona porque ambos estarán preparados para discutir el problema que originalmente llamó.

Haga sus llamadas telefónicas salientes en "horario estelar"

La investigación ha demostrado que más personas están en sus oficinas temprano en la mañana y se puede contactar entre 8 y.metro. y 11 a.metro.