Consejos y herramientas para el registro de eventos

Los avances en tecnología han tenido un impacto significativo en la planificación de eventos y el registro de eventos en particular. Atrás quedaron los días de las invitaciones de papel que llegan en un sobre con un sello. El registro en línea es cada vez más común para cada tipo de evento, desde seminarios comerciales y conferencias anuales hasta fiestas de cumpleaños y funciones de vacaciones de la compañía. Si bien este proceso en línea puede parecer simple, todavía requiere trabajo.

Afortunadamente para los planificadores de eventos, existen numerosas herramientas disponibles para ayudar con el registro de eventos. Las opciones incluyen plataformas simples que abordan los conceptos básicos del registro de eventos y las más avanzadas, que ofrecen aplicaciones multifuncionales. Algunos programas de registro de eventos procesan pagos de eventos. Algunos también proporcionan reembolsos automáticos si se cancela el registro. Otros paquetes crean etiquetas de nombre de registro. Las herramientas de registro de eventos también pueden habilitar la integración con una conferencia o sitio web de la empresa, así como conectarse a sus plataformas de redes sociales.

Desafortunadamente, con tantas opciones, el proceso de selección de la herramienta de registro de eventos para su negocio puede ser abrumador. Aquí hay una guía simple de seguir para seleccionar las herramientas de registro de eventos que mejor sirven a su negocio de planificación de eventos.

Elección del software de registro de eventos: dónde comenzar?

Al seleccionar herramientas de registro de eventos, es mejor comenzar a determinar sus necesidades y deseos. Piense en sus prioridades de registro y su negocio de planificación de eventos. Hágase estas preguntas:

• Son sus necesidades simples y solo requieren procesamiento de registros y pagos? 
• ¿Está ofreciendo múltiples sesiones dentro del evento principal que requieren registros adicionales??
• ¿Necesita administrar las reservas de hoteles o los arreglos de viaje??
• ¿Está apoyando un sitio web de conferencia??
• ¿Proporcionará etiquetas de nombre, coordinará requisitos audiovisuales o alojando sesiones de extracción especiales??
• ¿Administres más de un evento simultáneamente??
• ¿Es su evento un hecho anual o un evento único??

Las respuestas a estas preguntas lo ayudarán a encontrar el software de registro de eventos que mejor se adapte a sus necesidades.

Herramientas

Con tantas opciones en el software de registro de eventos, es fácil quedar atrapado en características llamativas y las últimas herramientas, independientemente de si funcionan para su evento o si incluso se utilizarán en absoluto. No seas atraído por lo último y lo mejor. En su lugar, haga una lista de esas características que emplea actualmente en su proceso de registro de eventos y agregue las que desea incluir para optimizar el proceso. Algunas características disponibles incluyen lo siguiente:

• Evento de registro en línea
• Registro en el sitio del evento
• Registro del grupo de asistentes
• Autocato de asistente
• Procesamiento de pagos de eventos
• Gestión e informes de los asistentes
• Creación y gestión de la insignia de los asistentes
• Registro para sesiones individuales
• Desarrollo de formularios
• Gestión de la habitación del hotel
• Gestión de marketing
• Medios de comunicación social
• Encuestas y comentarios de eventos

Precio

Muchas herramientas de registro de eventos ofrecen funciones estándar a un precio razonable, que son muy adecuados al administrar eventos directos. Estos programas incluyen formularios de registro básicos que se pueden vincular a su sitio web. Pueden recopilar información de registro, incluida la información de la tarjeta de crédito, para registrar y procesar los pagos de la tarjeta de crédito. Además, las listas de registro de los asistentes se pueden compilar o exportar. Dependiendo del tipo de eventos que planifique y la frecuencia de los eventos, estas herramientas simples pueden ser un buen ajuste al proporcionar exactamente lo que necesita sin estar empantanado con todo tipo de características adicionales que no son útiles para usted.

Capacidades adicionales

Si su trabajo de planificación de eventos lo tiene planeando grandes conferencias, entonces las herramientas de registro de eventos que ofrecen funcionalidad adicional más allá de lo básico puede ser justo lo que necesita. Las soluciones incluyen aquellos que procesan el registro de eventos y combinan esa característica con la capacidad de rastrear e informar varios detalles de un evento más grande y complejo. Si los participantes del evento se están registrando para la conferencia y luego se registran para talleres específicos dentro de una sesión determinada, existen herramientas para habilitar esa función.

Algunos software permitirán el procesamiento de múltiples asistentes de una organización con una fuente de pago, así como ofrecerá diferentes estructuras de precios basadas en descuentos grupales o tarifas de registro temprano. Si necesita informes personalizados, busque un paquete de registro de eventos que genere automáticamente informes compilando listas de asistencia basadas en talleres individuales u otros parámetros que seleccione. Las conferencias generalmente requieren Nametags impresos, así que coloque eso en su lista de "imprescindible" para que se puedan crear automáticamente como parte del proceso de registro de eventos y busque la personalización para reflejar si el asistente está registrado para toda la conferencia, parte de la semana. o solo un día específico.

Integración

Para aquellos planificadores de eventos que realizan numerosos eventos, la integración de los datos de registro en su base de datos existente puede ser una función crítica para su organización. Considere los métodos actuales para agregar registrantes a su base de datos e identificar áreas de mejora. Es importante pensar de varias formas en que esta información puede integrarse con la información existente, como las personas que se han ofrecido o donadas. La mayoría de las solicitudes de registro de eventos proporcionan la capacidad de exportar datos manualmente. Sin embargo, este método lleva mucho tiempo, ya que requiere importar manualmente la información en su base de datos nuevamente. Explore paquetes que pueden satisfacer no solo las demandas de registro de su evento y también apoyar sus necesidades de gestión constituyentes.

Prueba de manejo antes de comprar

Una vez que haya reducido su elección de software de registro de eventos, determine si ofrecen un período de prueba gratuito. Eso le dará la oportunidad no solo de probar las características, sino para ver si tiene la funcionalidad que necesita y si es una buena opción para su evento. También es una oportunidad para experimentar su nivel de servicio al cliente al responder sus preguntas o trabajar para resolver un problema que está teniendo.