Consejos para elegir software de contabilidad de pequeñas empresas

El uso del software de contabilidad ahorra horas de tiempo en comparación con el manejo de los libros manualmente o el uso de una hoja de cálculo. El software de contabilidad reduce o elimina la entrada de datos redundantes, dicha ingresa a la dirección del cliente en la cotización y luego agregó la orden de trabajo y la factura. Es una industria en auge, con un estudio que proyecta que el mercado global de software de contabilidad alcanzará los $ 11.8 mil millones para 2026.

Si usted es un propietario único con ingresos modestos, es posible que no necesite software de contabilidad, pero los propietarios de pequeñas empresas que llevan inventario y están haciendo malabares con una gran cantidad de clientes y empleados ahorrarán tiempo y tendrán registros más precisos si utilizan software de contabilidad.

Aquí hay algunos consejos sobre cómo elegir el software de contabilidad adecuado para su negocio.

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Busque ciertas características

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Retire las opciones de software de contabilidad al hacer una lista de funciones contables de pequeñas empresas que necesita para administrar su negocio. Consulte con su equipo primero para asegurarse de que está cubriendo todo lo que su negocio necesita, porque puede encontrar que hay características que necesita antes que no haya pensado. Y una vez que elige e implementa el software, puede ser costoso incorporar a su equipo en otra solución de software después de descubrir que la solución anterior no tenía las herramientas necesarias.

La mayoría de las características contables de pequeñas empresas incluyen:

• La gestión del inventario
• Seguimiento de ventas
• Gestión de contactos de clientes
• Soporte de cuentas comerciales
• Presupuestación
• Estimados
• Nómina de sueldos
• Informes de impuestos comerciales

Algunos software de contabilidad están diseñados específicamente para industrias como la construcción, la fabricación y los distribuidores mayoristas. Si su pequeña empresa está en una industria con requisitos contables específicos, puede haber un software de contabilidad con características para cumplir con esos requisitos. No olvide pedirle a otras personas en su línea de trabajo para las opiniones sobre su software de contabilidad que ayude a guiar su selección.

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Determine si se adapta a su negocio

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Ahora que ha reducido sus opciones de software de contabilidad, haga algunas preguntas mientras compra un software de contabilidad de pequeñas empresas para determinar si es el adecuado para su negocio.

¿Crecerá el software con usted??

Averigüe si el software tiene módulos que puede agregar más tarde si es necesario. Un ejemplo de un módulo común que puede agregar más adelante es la contabilidad de nómina.

Si no se pueden agregar módulos, el software se actualiza fácilmente a una versión más capaz del mismo software de contabilidad? O bien, el software exporta a un formato de datos como CSV para que pueda cargarlo si cambia a otro título de software de contabilidad más tarde?

¿Tu banco lo apoya?? 

Poder descargar transacciones de su banco ahorra mucho tiempo, así que descubra primero si su banco admitirá el software.

Debería estar en línea o instalado?

El software de contabilidad en línea es un software basado en la web que se ejecuta de forma segura a través de un navegador de Internet. El software de contabilidad en línea es especialmente conveniente para acceder a datos de contabilidad y registros de varias computadoras.

¿Se puede restringir el acceso para algunos usuarios??

Si más de una persona está utilizando el software de contabilidad, un individuo puede necesitar acceso completo a todas las funciones, pero otros solo pueden necesitar acceso a las áreas de entrada de datos y no a los informes.

¿El software de contabilidad viene con una prueba gratuita??

Siempre es mejor si puede probar el software antes de comprarlo. Para ver qué tan útil es la documentación del software, descargue la prueba gratuita y pruebe durante unos días para ver si es un ajuste.

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Factor en los costos de apoyo

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Recuerde calcular los costos de soporte en su presupuesto de software de contabilidad. Algunos software de contabilidad proporcionan soporte basado en tarifas por correo electrónico o teléfono desde el momento en que comienza a usar el software. Sin embargo, es común que el costo del software de contabilidad de pequeñas empresas brinde soporte sin costo sin costo por un período de tiempo establecido para que pueda hacer preguntas cuando comience a usar el software sin incurrir en gastos adicionales. Después de ese período de tiempo, usted paga el apoyo anualmente, trimestral o por uso por uso.

El software de contabilidad puede tener un foro de usuarios en línea gratuito donde también puede hacer preguntas. Esta puede ser una buena alternativa al soporte basado en tarifas cuando su pregunta es sobre algo simple, como cómo usar una función.

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No pague las funciones innecesarias

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Un negocio más pequeño y menos complejo necesita menos características que una empresa más grande. No importa cuán irresistibles parezcan los "silbatos y campanas" adicionales, resistir la tentación de comprar más software de contabilidad del que necesita.

En general, paga más por las funciones adicionales en el software de contabilidad. Si su negocio crece lo suficiente como para necesitar características financieras más sólidas, el costo está justificado, pero hasta entonces debe seguir con lo básico. Para las empresas más pequeñas, ahora hay suficientes opciones de software de contabilidad disponibles que la compra excesiva es innecesaria.

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Consulte con su contador

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El software de contabilidad no reemplaza a Anaccountant para garantizar que su negocio se adhiera a las prácticas de contabilidad y contabilidad legal y aceptada. Pero cuando usa el software de contabilidad, su contador no tendrá que pasar tiempo haciendo ciertas tareas, lo que ahorra dinero para una pequeña empresa.

Cualquier buen software de contabilidad tendrá los informes que debe otorgar a su contador de forma mensual, trimestral y anual. Pregunte a su contador qué informes se necesitan y asegúrese de poder generarlos con el software de contabilidad que está considerando.