Consejos para escribir comunicaciones de inscripción abierta

Cada año, la inscripción abierta permite a los empleadores ofrecer beneficios grupales a sus empleados por un tiempo breve, generalmente alrededor de 30 a 45 días. Durante esta ventana crítica, los empleados deben estar informados sobre los beneficios de los empleados a los que pueden inscribirse, cuándo hacer esto y dónde inscribirse. Desafortunadamente, muchos equipos de recursos humanos tienen dificultades para comunicar la información necesaria a los empleados para que se pierdan.

El correo electrónico puede ser una poderosa herramienta de comunicación para educar a los empleados durante los períodos de inscripción abierta cuando se usa correctamente. Debido a que es ampliamente aceptado y accesible como herramienta de comunicación, esta puede ser una buena manera de llegar a todos los empleados. Aprenda consejos de expertos para comunicar los beneficios durante la inscripción abierta, para que sus empleados aprovechen al máximo las ofertas de beneficios de su grupo este año.

Comunicar los beneficios antes, durante y después de la inscripción abierta

Meses antes de la fecha de inscripción abierta, es importante tener un plan de comunicación sólido para entregar la información pertinente a los empleados antes de la inscripción, durante la inscripción activa y una vez que la inscripción se concluye. Esta puede ser una serie de correos electrónicos que alientan a los empleados a tomar medidas específicas, con enlaces al sitio de inscripción e información de beneficios.

Asignar un representante de comunicación de beneficios centrales

La capacidad de respuesta es crítica durante la inscripción abierta porque los empleados tendrán innumerables preguntas durante este tiempo. Asegúrese de asignar al menos una persona que servirá como el punto de contacto para todos los correos electrónicos entrantes de los empleados que tienen preguntas e inquietudes. Debería ser alguien muy familiarizado con los detalles del plan, las tarifas y los plazos.

Utilice un sistema interno para recopilar información y análisis relacionados con los beneficios

¿Su empresa rastrea activamente sus registros, registros parciales y otros aspectos del proceso de inscripción?? Si no es así, entonces un sistema interno puede ser útil para mantenerse al tanto de la gestión de la inscripción en toda la organización. Use un servidor de correo electrónico gratuito como Outlook para configurar alertas de correo electrónico para los cambios de datos.

Cree una serie de mensajes para puntos de contacto semanales con los empleados

La inscripción abierta puede ser más fácil y más productiva cuando hay un intercambio constante entre el equipo de recursos humanos y los empleados. Como parte de su estrategia de comunicación por correo electrónico, cree una serie de mensajes que hablen sobre temas de salud y bienestar, características de los programas de beneficios y otros asuntos relacionados. Enviar correos electrónicos semanales de punto de contacto a todos.

Ofrecer a los gerentes una cuenta semanal de los esfuerzos de inscripción de beneficios

Siempre es bueno obtener una aceptación completa de los gerentes durante los esfuerzos de inscripción de beneficios. Por qué? Los gerentes pueden ayudar a los empleados a priorizar la inscripción en sus beneficios para el próximo año del plan, y pueden compartir cómo los beneficios respaldan las metas de los empleados. Use una campaña de correo electrónico enfocada para los gerentes durante los períodos de OE para mantenerlos al tanto de tareas y fechas importantes.

Haga que los correos electrónicos de beneficios sean divertidos

El período de inscripción abierta no tiene que ser estresante. De hecho, puede ser una oportunidad para divertirse un poco. Desarrolle correos electrónicos que incluyan algunos juegos divertidos como preguntas de trivia, datos interesantes sobre la compañía y regalos de bocadillos saludables gratis.

Asegúrese de corregir gramática y ortografía en correos electrónicos

Antes de enviar correos electrónicos de beneficios, asegúrese de que la gramática y la ortografía se verifiquen a fondo. Puede garantizar que ningún tipo de errores se dirigiera a los lectores y que los correos electrónicos tengan sentido. Los errores tipográficos pueden confundir a los empleados y parecen poco profesionales.

Use una plantilla de correo electrónico estándar y deje de lado el HTML

Al desarrollar correos electrónicos para la comunicación de beneficios, los expertos dicen que es mejor seguir con la plantilla de correo electrónico estándar y mantenerlo simple. Stray HTML puede interferir con algunos programas de lectura de correo electrónico, especialmente en dispositivos móviles.

Escribe poderosas líneas de asunto

Los correos electrónicos solo se leerán una vez que se abran. Y esto no sucederá si la línea de asunto no obliga a los destinatarios. Al escribir correos electrónicos, mantenga un enfoque en crear una línea de asunto de correo electrónico que intriga a los destinatarios para abrir el correo electrónico con palabras eléctricas como "urgente", "sensible al tiempo" y "atención" puede ayudar a lograr este objetivo.

Use declaraciones de recompensa totales en correos electrónicos estacionales

Para ayudar a los empleados a comprender el valor total de los beneficios de sus empleados, use declaraciones totales de recompensas al menos una vez durante este trimestre. Se puede adjuntar como PDF a correos electrónicos individuales, o un hipervínculo se puede incluir en el correo electrónico para ejecutar una declaración de recompensas totales a la comodidad de los empleados.