Consejos para aumentar la asistencia a eventos comerciales

Al planificar una reunión de negocios, conferencia u otro evento profesional, la asistencia es un punto de referencia clave del éxito. Desea atraer a suficientes invitados para llenar asientos, satisfacer las expectativas y hacer del evento un éxito financiero. Los participantes quieren aprender nueva información e interactuar con compañeros y líderes en su campo.

Aumentar la asistencia y atraer a las personas adecuadas a un evento no ocurre por accidente. Las reuniones más exitosas van más allá de las notas clave llenas de estrellas y presentaciones inspiradoras para crear un ambiente profesional, valioso y amigable para todos. Este proceso comienza en las etapas iniciales de planificación.

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Crear una agenda fuerte

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La agenda de su evento es lo primero que los asistentes verán al decidir si participar o no. Elija un tema central fuerte para anclar su evento, luego estructurar talleres, paneles, notas clave y otras partes de la agenda para proporcionar contenido valioso y variado dentro de ese tema.

Al establecer su agenda, considere las necesidades de los asistentes y presentadores. Deje mucho tiempo para descansos y comidas, y organice el día en torno a los grandes eventos a los que quiere que todos asistan.

Si tendrá múltiples talleres o discusiones de panel a la vez, los eventos de espacios de espacio encabezados por sus oradores principales para que todos tengan la oportunidad de escucharlos.

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Considere la logística

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Incluso con la mejor agenda y los oradores principales más interesantes, la logística va a afectar su asistencia. Tenga en cuenta las necesidades tanto de sus asistentes como de su industria cuando planee fechas, horarios y ubicaciones para su evento.

• ¿Cuánto dura su evento y cuán locales son los asistentes?? Pueden ocurrir eventos cortos durante la jornada laboral o inmediatamente después. Es posible que los eventos de varios días puedan ser planificados durante un fin de semana.
• ¿Hay temporadas ocupadas en su industria o eventos populares que ya se han establecido?? Planifique su evento durante un tiempo que tenga menos competencia por la asistencia.
• ¿Deberán viajar los asistentes o pasar la noche?? Elija una ubicación conveniente para alojamiento, aeropuertos u otros medios de viaje. Busque negociar una tarifa hotelera reducida para los asistentes, ya sea donde el evento se está organizando o cerca.
• ¿Dónde estás organizando el evento?? Si está en su negocio, deberá planificar asientos, comida y estacionamiento. Si se encuentra en un hotel o centro de convenciones, elija una ubicación con experiencia planeando eventos similares.

Si espera establecer un evento anual o repetido, sea sensible a las necesidades de los asistentes mientras planifica su logística. Hacer que el evento sea fácil de asistir y establecer una reputación tanto para comenzar como para terminar a tiempo.

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Utilizar técnicas de marketing

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Trate su evento como cualquier otra parte de su negocio y desarrolle una mezcla de marketing para usar para publicidad y promoción.

1. Identifica tu público objetivo. ¿Quiénes son los asistentes ideales para su evento?? Que es lo que les importa? ¿Alguien en la industria puede asistir, o solo aquellos a quien invita personalmente?? ¿Estás tratando de conectar a personas de rango y experiencia similares, o atraer a los asistentes a diferentes puntos de sus carreras??
2. Establecer puntos de referencia concretos. ¿Qué tan grande será tu evento?? ¿Cuántos asistentes quieres?? ¿Qué metas estás tratando de lograr??
3. Desarrollar una mezcla de marketing. Cree un plan para promocionar su evento en función de su público objetivo y objetivos de evento. ¿Se anunciará abiertamente, ya sea en línea o en revistas comerciales?? Use la optimización de motores de búsqueda para llevar a las personas al sitio web del evento? Envíe solo invitaciones personales a una lista seleccionada de invitados?

La forma en que genere interés dependerá del tamaño y el alcance de su evento. Pero no importa cuán grande sea o quién sea su público objetivo, el uso de técnicas tradicionales de marketing y ventas puede ayudarlo a aumentar la asistencia.

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Invite temprano

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Una de las claves para lograr una gran asistencia a su evento es invitando a las personas temprano y siguiendo. Un horario de invitación podría incluir:

1. Invite y confirme a los presentadores principales o altavoces del panel lo antes posible en el proceso de planificación.
2. Mencione el evento a los invitados que usted (o su equipo) conoce personalmente antes de enviar invitaciones.
3. Envíe un documento o un ahorro electrónico de la fecha a las personas u organizaciones a las que espere que asista.
4. Enviar invitaciones en papel o electrónicas, incluidos los aspectos más destacados de la agenda e invitados especiales, con una solicitud de RSVP.
5. Reenvíe la invitación detallada nuevamente con una nota personalizada a colegas o conocidos que conoce.
6. Haga un seguimiento con los invitados que aún no han enviado un RSVP un mes antes del evento.
7. Envíe una confirmación del evento a los asistentes una semana antes del evento programado (electrónico o por teléfono, dependiendo de la cantidad de asistentes).
8. Haga un seguimiento después del evento por correo electrónico para invitar a los comentarios o anunciar los próximos eventos en los que los asistentes también puedan estar interesados.

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Enviar invitaciones personales

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No importa quién sea su público objetivo, extender las invitaciones personales puede ser una forma valiosa de asegurar a los asistentes y generar emoción sobre su evento. Los invitados que reciben invitaciones personales tienen más probabilidades de confirmar su asistencia, incluso si aún no lo conocen a usted ni a su organización.

Envíe una invitación física acompañada de una nota personal o una llamada telefónica a amigos, colegas y conocidos, así como invitados de alto perfil a los que no sabe, pero la esperanza asistirá.

Para algunos eventos, puede ayudar a compartir esta responsabilidad. La lista de invitados de un evento a menudo se compila de las listas de contactos que mantienen una variedad de personas, y aquellas personas con las relaciones más cercanas a los invitados deben extender una invitación directa a sus propios invitados.

Si está planeando un gran simposio o convención con cientos de asistentes, invitar a todos personalmente no será factible. Pero al planificar eventos más grandes, incluso algunas invitaciones personales pueden recorrer un largo camino. Identifique los principales actores en su industria con quien desea conectarse o que pueda elevar el perfil de su evento, luego comuníquese con el teléfono o el correo electrónico.

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Seguimiento y agradecimiento a los asistentes

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Muchos asistentes aprecian recibir folletos adicionales, diapositivas de presentación, lectura recomendada u otros materiales a los que los presentadores pueden haber hecho referencia a los presentadores. El seguimiento es una excelente oportunidad para compartir esa información, extender los mensajes de agradecimiento a los que asistieron y comenzar a publicar cualquier evento adicional que haya planeado para el futuro.

Los correos electrónicos y correos de seguimiento también son un excelente momento para solicitar comentarios sobre su evento a través de una encuesta en línea, formulario por correo o comentarios por correo electrónico. Por ejemplo:

• ¿Sentieron los asistentes que el material cubierto en las presentaciones y las notas clave coincidía con sus expectativas??
• ¿El evento proporcionó oportunidades valiosas para establecer contactos o aprender??
• ¿El evento cumplió con las expectativas de los invitados??
• ¿Dónde había espacio para mejorar??
• ¿Qué pensaron los asistentes fue la conclusión más importante del evento??
• ¿Asistirían a un evento similar en el futuro??

Este tipo de comentarios puede ayudarlo a comprender dónde tuvo éxito su evento y dónde se quedó corto, lo que le permite mejorar su proceso de planificación para cualquier reunión o conferencias futuras.