Las 10 mejores preguntas de entrevistas de recepcionista y las mejores respuestas

En muchas organizaciones, los recepcionistas son la cara de la empresa. Cada nuevo cliente, solicitante de empleo, empleado o proveedor de terceros pasará o se registrará con una recepcionista, por lo que los empleadores están ansiosos por encontrar a alguien que sea responsable, amable y tranquilo.

Tómese el tiempo para revisar las preguntas que probablemente se le haga durante la entrevista, ejemplos de cómo responder y consejos para causar la mejor impresión durante sus entrevistas de trabajo.

10 preguntas típicas formuladas en una entrevista de recepcionista

Aquí encontrará preguntas frecuentes para recepcionistas, respuestas de muestra y consejos sobre qué decir durante su entrevista.

1. ¿Qué haces para mantener el ritmo de trabajo rápido??

Lo que quieren saber: Su entrevistador quiere asegurarse de que pueda mantenerse al día. Cómo lo haces probablemente sea irrelevante, pero debes tener una respuesta clara y segura.

Lo número uno que hago es mantener la calma, ya que una actitud frenética y estresada no es útil y no es un buen aspecto frente a ningún personal o cliente. Trato de hacer triaos, para que siempre estoy trabajando en la tarea más importante primero. Por lo general, eso es cualquier cosa que involucre a uno de los clientes de la compañía. Además, mantengo una lista en ejecución de todo lo que necesito hacer, para no descuidar ninguna responsabilidad importante. 

2. ¿Cómo se mantiene organizado su horario diario??

Lo que quieren saber: Cómo organizas tu día no es realmente el punto. El punto es demostrar que está bien organizado y completará todas sus tareas de manera competente y oportuna.

Comienzo todos los días haciendo una lista de todo lo que necesito para lograr. Reviso mi calendario para cualquier reunión o cita, para que pueda estar al tanto de ellas y obtener cobertura en la recepción si es necesario. En mi trabajo, la comunicación es clave, por lo que constantemente respondo el teléfono y reviso mi correo electrónico para obtener nuevas solicitudes, luego actualizando mi lista de tareas pendientes con las tareas de seguimiento en consecuencia. 

3. ¿Qué papel juega una recepcionista en la primera impresión de un cliente de una organización??

Lo que quieren saber: Su entrevistador debe asegurarse de que comprenda el puesto que está solicitando, pero esta pregunta también puede ser cultural, tocando su filosofía de trabajo.

Una recepcionista puede hacer una gran impresión positiva o clientes negativos. Como soy una de las primeras personas que ven los clientes, una interacción frustrante o pobre puede realmente agriar su opinión sobre la empresa o la experiencia general que tenían. Para mí, es similar a cuando el anfitrión te saluda en un restaurante. Si parecen frenéticos o actúan groseramente, entonces puede parecer más tarde como si su comida simplemente no tenga como deliciosa. Es por eso que siempre me aseguro de saludar a las personas con una sonrisa en mi rostro y me aseguro de que todos los clientes sientan que han recibido toda mi atención.

4. Cuéntame sobre un momento en que tuviste que lidiar con un cliente o invitado enojado, ya sea por teléfono o en persona. Como manejaste la situación?

Lo que quieren saber: Esta es una de varias preguntas que se le puede hacer que implique cómo maneja condiciones estresantes y difíciles. También se le puede preguntar cómo respondió a la actividad criminal o poco ética. Se honesto. No exageres, y tampoco te vendas en corto.

Como recepcionista del consultorio médico, a menudo trataba con pacientes frustrados por teléfono. Una vez, una mujer estaba tan furiosa que el departamento de facturación no la había llamado el mismo día, que comenzó a gritarme por teléfono. Fue desagradable! Lo que trato de hacer en estas situaciones es pensar en lo estresado que debe sentirse la persona para comportarse de esta manera. Después de un minuto de su grito, dije: "Debes estar realmente frustrado. ¿Puedes contarme más sobre lo que está pasando??"Eso ayudó a frenar la conversación y reducir su volumen. Ella explicó toda la situación, y le aseguré que nuestra persona de facturación estaba fuera por el día y estaría en contacto. También le dije que pondría una nota en el escritorio de la persona de facturación, pidiéndole que llamara a la mujer como su primera tarea. Al final de la llamada, ella estaba mucho más tranquila y se disculpó por sus duras palabras anteriores. 

5. Está usted dispuesto a trabajar horas extras?

Lo que quieren saber: Si no está dispuesto a trabajar horas extras, dígalo. Si está dispuesto a trabajar en horas extras pero solo dentro de ciertos límites, digamos eso también. Sí, hay empresas donde no trabajar horas extras le costarán el trabajo. Pero hacer un compromiso que no pueda mantener, o ponerse en una posición en la que tenga que sacrificar su bienestar o el de su familia para su trabajo, no es una opción aceptable. Necesita un trabajo que coincida con su disponibilidad.

Me siento cómodo trabajando horas extras varias veces al mes, siempre y cuando tenga un día de anticipación de antemano. Tener un aviso me hace más fácil reorganizar mis planes. En caso de apuro, es muy probable que también haga horas extras del mismo día, pero realmente preferiría tener un día de notificación.  

6. ¿Cuántos empleados trabajaron en su última oficina??

Lo que quieren saber: El entrevistador quiere saber en qué tipo de entorno trabajó, cómo se compara con la compañía con la que está entrevistando y si se siente cómodo trabajando en lugares de trabajo pequeños y/o grandes.

En mi última oficina, había cinco empleados. Eso es lo suficientemente pequeño como para comenzar a sentirnos un poco como una familia. Sabes, todos sabían que Martha en el departamento de facturación necesitaba dos tazas de café antes de que pudieras hacer preguntas complicadas. Antes de eso, sin embargo, mi oficina era bastante grande de 60 empleados. Me sentí cómodo en ambos entornos, aunque el primer mes en la gran oficina fue un poco desafiante ya que tuve que descubrir quién hizo qué y dónde dirigir las llamadas con muchas opciones disponibles.

7. Describa sus deberes anteriores como asistente administrativo, secretario o recepcionista.

Lo que quieren saber: El entrevistador quiere repasar las responsabilidades que enumeró en su currículum, y confirmar que encajan con el puesto que se ofrece. Esta es también una buena oportunidad para ampliar los puntos resaltados en su experiencia laboral.

Como recepcionista de ABC Financials, fui la primera persona para los clientes. Respondí la línea telefónica general, además de responder a los teléfonos para los cinco VP de la compañía. También estaba a cargo de recibir paquetes y distribuir correo, saludar y escoltar a los clientes y proveedores a salas de reuniones, y mantenerse al día con la dirección de correo electrónico de información general de la compañía. También tenía muchas responsabilidades administrativas: administré los calendarios de esos VPS, organicé sus viajes de negocios y ayudé a crear y refinar presentaciones de PowerPoint y otros materiales para distribuir en eventos.

8. ¿Cómo prioriza las llamadas, los clientes, las entregas y otros problemas que deben abordarse de inmediato??

Lo que quieren saber: El entrevistador quiere saber lo bueno que es en la multitarea, la organización del tiempo y la priorización de las tareas. Esta es también una buena oportunidad para señalar cómo enfrentó múltiples prioridades y explicar cómo las manejó todas.

La multitarea es esencial cuando la oficina está ocupada. Siempre que no sea grosero, trato de realizar algunas tareas al mismo tiempo. Por ejemplo, puedo contestar fácilmente una llamada telefónica mientras firme un paquete de la persona de entrega. Cuando la multitarea no es posible, me centré en los clientes y los clientes como la prioridad número uno. Si es necesario, preguntaré si pueden darme un minuto para hacer otra tarea primero, y, si las cosas están realmente ocupadas, trato de llamar a un compañero de trabajo para que me brinde cobertura.

9. ¿Qué tan fuertes son sus habilidades informáticas??

Lo que quieren saber: El entrevistador quiere que confirme qué habilidades informáticas tiene, si su nivel de habilidad es compatible con las expectativas de la empresa y qué programas se siente más cómodo usando. Si es posible, es una buena idea investigar qué programas está utilizando la compañía antes de la entrevista. 

Tengo habilidades informáticas muy fuertes. Además de estar familiarizado con Microsoft Office, también solía realizar actualizaciones en el sitio web de la compañía en mi último rol, por lo que me siento cómodo usando WordPress también. Cuando empiezo a usar un nuevo programa o aplicación, generalmente encuentro que la mayoría de mis preguntas se pueden responder con una búsqueda en línea, aunque también aprecio obtener un tutorial de un compañero de trabajo. 

10. Cuéntame sobre tu experiencia de servicio al cliente.

Lo que quieren saber: El entrevistador quiere una descripción general de su experiencia de servicio al cliente, ¿?.

He estado trabajando en el servicio al cliente desde que era un adolescente. Mi primer trabajo fue trabajar en una librería, donde ayudé a los clientes a encontrar libros y, a veces, cubrió la caja registradora. Durante la universidad, también tuve un trabajo minorista a tiempo parcial, esta vez, vendiendo ropa. Luego, por supuesto, como recepcionista en ABC Company, también traté con los clientes, aunque en este rol no estaba haciendo directamente ninguna venta. Me siento realmente cómodo interactuando con los clientes y resolviendo sus problemas, ya sea encontrar el libro que están buscando o cambiando su tiempo de reunión con un ejecutivo.

Mira ahora: cómo responder 4 preguntas comunes de entrevista recepcionista

Consejos para responder preguntas de recepcionista

Los mejores recepcionistas están orientados a los detalles, organizados y excelentes comunicadores. Por lo tanto, los candidatos deben presentarse preparados para responder preguntas de entrevista abierta que evalúen la experiencia, la familiaridad con las herramientas en el lugar de trabajo, el proceso y el conjunto de habilidades, el trabajo con el servicio al cliente, la multitarea y la capacidad de hacer llamadas de juicio rápido.

En este caso, los entrevistadores no necesariamente buscan respuestas sí o no. En cambio, esperan que los candidatos respondan con ejemplos específicos que describan cómo manejaron situaciones del lugar de trabajo más allá y hagan preguntas cuidadosamente investigadas sobre prioridades, expectativas, objetivos y desafíos de la empresa. 

Debido a los avances tecnológicos cada vez mayores en el lugar de trabajo, los recepcionistas también deben tener fuertes habilidades técnicas. Debe tener experiencia en el uso de sistemas telefónicos y máquinas de oficina como impresoras, copiadoras, escáneres y máquinas de fax (sí, todavía), además de aplicaciones informáticas como MS Office y Software específica de la industria.

7 preguntas para hacerle al entrevistador

Los entrevistadores esperarán que haga preguntas. Aquí hay una lista de preguntas que puede hacer durante o al final de su entrevista:

1. ¿Puedes contarme más sobre las responsabilidades cotidianas de esta posición??
2. ¿Qué cualidades está buscando en una persona que desea contratar para la empresa??
3. ¿Cuáles son sus expectativas para este trabajo y cómo se mide el éxito??
4. ¿Por qué la última persona que tenía este trabajo se fue?
5. ¿A quién hace este puesto??
6. ¿Cuáles son las oportunidades para el avance profesional con la empresa??
7. ¿La empresa ofrece alguna oportunidad de capacitación para los empleados??

Cómo hacer la mejor impresión

Una posición de recepcionista puede considerarse de nivel de entrada, pero también puede ser el primer paso por la escala corporativa. Un posible empleador se sentirá atraído por una persona segura y segura de sí mismo. A menudo usted será la primera persona que sus clientes o pacientes se reunirán cuando entren a la oficina por primera vez.

Asegúrese de que su primera impresión sea la mejor que puede ser. Aquí le mostramos cómo prepararse para una entrevista. Junto con un currículum destacado, tómese el tiempo para vestir la parte cuando entrevista. Si obtiene el trabajo, será la persona de primera línea y es importante mostrarle al empleador su imagen profesional.

Si no está seguro de qué usar en su entrevista, consulte estos consejos sobre cómo vestirse para una entrevista. Si tanto su currículum como su atuendo profesional están en punto, y está preparado para responder preguntas probables, tendrá éxito en obtener el puesto que está entrevistando.