Los principales errores contables para evitar

Los errores contables ocurren de vez en cuando, pero se pueden evitar muchos errores contables comunes con una planificación y preparación adecuadas. Todos sabemos que generalmente lleva más tiempo corregir un error que hacerlo bien la primera vez. Curiosamente, también es más barato identificar y corregir errores al principio de un proyecto en lugar de esperar para corregir el problema más tarde.

Si trata a su negocio como un proyecto a largo plazo, entonces querrá ser proactivo al darse cuenta de los errores comunes que otros están cometiendo y corregirlos desde el principio, lo que no solo ahorrará tiempo, dinero y dolores de cabeza de su empresa, sino también. brindarle una ventaja competitiva en el mercado con operaciones más simplificadas y una mejor satisfacción del cliente. Los siguientes son errores contables comunes que cada CPA ha visto a los propietarios de pequeñas empresas que realizan.

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No seguir los procedimientos contables

Incluso los propietarios de pequeñas empresas, las personas independientes y los trabajadores independientes deben establecer procedimientos formales, documentados y detallados para administrar procedimientos de contabilidad y contabilidad, así como para realizar otras tareas de rutina.

Un paso útil es desarrollar formularios y listas de verificación estandarizadas para completar para garantizar la consistencia y la precisión. Por ejemplo, querrá documentar un proceso para configurar nuevos proveedores.

Necesitará el nombre del proveedor, la dirección, el número de teléfono y el número de identificación del empleador (EIN), entre otros documentos, como certificados de seguro, cartas de recomendación o contratos firmados. Luego deberá ingresar esta información en su software de contabilidad para que pueda procesar los pagos.

Deberá tomarse el tiempo necesario para considerar la información que necesita recopilar de sus proveedores, desarrollar un formulario estandarizado o una lista de verificación para asegurarse de obtener esa información y luego tener una política escrita que sus empleados puedan seguir.

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Trabajando sin presupuesto

Cree un presupuesto para que tenga una línea de base para juzgar los resultados operativos de su negocio. Los presupuestos no solo son útiles para frenar el gasto excesivo, sino que pueden usarse para establecer objetivos financieros realistas y escritos. Los presupuestos siempre deben basarse en la realidad, pero ciertamente puede usar su presupuesto para establecer objetivos financieros razonables, ya sea aumentando los ingresos o la reducción de los gastos operativos.

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Hacer errores de entrada de datos

Los errores de entrada de datos ocurren de vez en cuando. Si bien no puede evitar todos los errores de entrada de datos, puede tener una política para realizar varias conciliaciones de manera oportuna para garantizar que las entradas de datos se detecten rápidamente y se puedan corregir.

Por ejemplo, querrá realizar conciliaciones bancarias mensuales, así como las conciliaciones de cuentas por cobrar y pagar por pagar. También puede ejecutar variaciones presupuestarias a actividades para identificar posibles errores en la clasificación de ingresos o gastos o ejecutar recibos de clientes o informes de pago de proveedores periódicamente para garantizar que todos los recibos y desembolsos parezcan razonables.

Se deben revisar las transacciones inusuales para garantizar que no se cometieran errores de entrada de datos y que las transacciones sean precisas.

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No hacer una copia de seguridad del software de contabilidad

Debe hacer una copia de seguridad del software de contabilidad de su negocio y otros datos regularmente. Muchos programas de software de contabilidad de pequeñas empresas tienen una función que le permite configurar una copia de seguridad automática de su programa de contabilidad.

Usarlo. También debe tomarse el tiempo para verificar sus archivos de copia de seguridad, incluso hasta usar el archivo de copia de seguridad para ver si puede ejecutar su negocio como de costumbre.

A veces los archivos corrompen; A veces no respaldas todos los datos que necesitas. Una verificación rápida puede identificar problemas con su proceso de copia de seguridad para que pueda asegurarse de que tenga todo lo que necesita para continuar operando su negocio si surge la necesidad.

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Haciendo demasiado tú mismo

La subcontratación de tareas administrativas que no agregan valor a su empresa pueden ser una ventaja.

Por ejemplo, es probable que un contador fiscal esté mejor versado en la ley fiscal que usted, por lo que la subcontratación de la planificación y preparación de impuestos a su contador le permitirá reducir su responsabilidad fiscal, aumentar el cumplimiento de los impuestos y dejarle más tiempo para dedicar a la generación de ingresos. actividades.

Muchos propietarios de pequeñas empresas no quieren delegar la responsabilidad de otros profesionales capaces, pero la contabilidad de subcontratación, legal, TI y otras funciones administrativas pueden reducir los errores y aumentar la rentabilidad si usa el tiempo nuevo sabiamente sabiamente.

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No clasificar adecuadamente los ingresos y los gastos

El método de contabilidad de la caja de zapatos probablemente no sea una buena opción para las pequeñas empresas con más de unas pocas transacciones por año. Todo el dinero que ingresa y sale de su negocio debe asignarse a la categoría apropiada.

Los dueños de negocios que se mantienen al tanto de sus registros contables no se encuentran con errores. Sabrán quién fue facturado, cuánto y si el cliente ha pagado o no.

También descubrirá que su preparación de impuestos de fin de año será mucho más suave que tratar de volver a evaluar los registros que necesita para preparar la declaración de impuestos de su negocio justo antes de que se vence la devolución.