Las principales habilidades de asistente de oficina con ejemplos

Los puestos de asistente de oficina se pueden encontrar en todas las industrias y compartir un gran conjunto de habilidades. Los asistentes de la oficina a veces se conocen como secretarios o asistentes administrativos, pero lo que hacen es ayudar en el funcionamiento de una oficina.

Ya sea que la oficina pertenezca a un bufete de abogados, una práctica médica, una institución educativa o una corporación, las necesidades son similares: alguien tiene que presentar registros, mantener horarios y ocuparse de la comunicación de rutina en nombre de las personas que usan la oficina.

Algunos asistentes de la oficina trabajan de forma remota. Los asistentes virtuales generalmente trabajan desde casa, realizando tareas que normalmente haría un asistente administrativo o secretario.

Asistente de oficina Responsabilidades laborales

Si bien los puestos de asistente de oficina son generalmente similares entre sí, el trabajo sigue siendo variable, solo varía de día a día, en lugar de de una oficina a otra. Hoy puede actuar como recepcionista, mañana puede requerir reparar la impresora, y el día después de eso, tendrá que transferir todo el archivador a la nube. Necesitarás un conjunto de habilidades muy amplias para tener éxito.

Los asistentes de la oficina se encuentran entre los grandes héroes no reconocidos del mundo de los negocios, porque cuando haces bien tu trabajo, nadie se da cuenta de que la oficina parece funcionar a sí misma. Pero algunas personas disfrutan del trabajo rápido pero flexible, la sensación de estar en el corazón de todo. Una buena secretaria puede encontrar trabajo en casi cualquier lugar, en cualquier tipo de organización.

Habilidades de asistente de oficina superior

Estas son algunas de las principales habilidades que los empleadores buscan al contratar personal de la oficina.

Habilidades de comunicación verbal

La comunicación es una habilidad suave crítica para un asistente de oficina. Tendrá que interactuar con su supervisor, el personal de la oficina, los profesionales a los que ayude y posiblemente clientes o personas en otras oficinas de la misma organización. Todos trabajan en equipo, y usted es su principal centro de comunicación.

Deberá ser alegre, servicial, bien informado, articulado y un buen oyente todos los días.

• Contestar telefonos
• Relaciones con el cliente
• Comunicación
• Reenviar llamadas telefónicas
• Toma de mensajes
• Enrutamiento de llamadas telefónicas
• Tablero de conmutadores
• Teléfono
• Comunicación verbal

Habilidades de comunicación escrita

La mayoría de los asistentes de oficina escriben mucho. Pueden escribir memorandos, completar formularios o borradores de cartas o correos electrónicos. Algunos crean contenido para el sitio web de la empresa o editar texto para otros. Comunicación clara y escrita profesional es imprescindible.

• Correspondencia
• Correo electrónico
• Correo
• Correos
• Mecanografía
• Procesamiento de textos
• Comunicación escrita

Amabilidad

Un asistente de oficina podría ser la primera persona que un cliente ve al ingresar a la oficina. Si el principal ocupante de la oficina está fuera en este momento, el asistente de la oficina podría ser la única persona con la que interactúa el visitante. Debe estar listo para saludar a todos los visitantes con una sonrisa y una palabra amable y ayudarlos con lo que necesiten lo que pueda. Entonces, las buenas habilidades interpersonales son una necesidad.

• Servicio al Cliente
• Dirigir a los visitantes
• Flexible
• Amigable
• Saludar a los invitados
• Interpersonal
• Actitud positiva
• Fiabilidad
• Bienvenidos visitantes

Habilidades tecnológicas

En los viejos tiempos, los secretarios hicieron mucho tipeo. Los tiempos han cambiado y también tienen tecnología, pero los asistentes de oficina aún pueden esperar pasar mucho tiempo frente a un teclado. En lugar de una máquina de escribir, tendrá que conocer una variedad de aplicaciones de software. Saber cómo hacer un soporte técnico ligero y cómo arreglar una impresora recalcitrante tampoco hace daño,.

• Computadora
• Google Docs
• Google Drive
• Formularios de Google
• Hojas de Google
• Diapositivas de Google
• Gmail
• Internet
• Microsoft Excel
• Microsoft Office
• Microsoft Word
• Microsoft Outlook
• Microsoft PowerPint
• QuickBooks
• Flojo
• Tecnología
• Videoconferencia
• Zoom

Organización

Los asistentes de la oficina deben estar extremadamente organizados para hacer malabarismos con sus muchas tareas. Deberá ayudar a mantener a otras personas organizadas también, desde mantener calendarios hasta mantener la oficina ordenada.

• Soporte administrativo
• Equipo
• Facturación
• Calendario
• Clerical
• Entrada de datos
• Entrega de correo
• Presentación electrónica
• Reporte de gastos
• Presentación
• Operaciones de recepción
• Manejo de dinero
• Responsabilidades en la oficína
• Equipo de oficina
• Inventario de suministro de oficina
• Material de oficina
• Apoyo administrativo
• Organización
• Papeleo
• Envío

Habilidades para resolver problemas

La resolución de problemas o las habilidades de pensamiento crítico son importantes para cualquier asistente de oficina, ya que a menudo será la persona a la que otros acuden con preguntas o problemas.

• Coordinar actividades de oficina
• Reuniones
• Habilidades para resolver problemas
• Responder a las consultas
• Planificación
• Evaluación y dirección de llamadas
• Hojas de cálculo
• Trabajo en equipo
• Gestión del tiempo
• Arreglos de viaje

Ejemplos de currículum y carta de presentación

Revise los ejemplos de currículum y carta de presentación, y obtenga plantillas para descargar, para una variedad de puestos de oficina:

• Currículum asistente administrativo
• Carta de presentación del asistente administrativo
• Currículum asistente personal
• Currículum recepcionista
• Carta de presentación recepcionista
• Ejemplos de currículum de negocios

Cómo mostrar tus habilidades

• Los nombres de estas habilidades funcionan como palabras clave, así que use tantos como pueda al escribir su currículum.
• Puede usar estas mismas palabras clave en su carta de presentación. Concéntrese específicamente en los que su posible empleador se preocupa más.
• Asegúrese de tener al menos un ejemplo de una vez que demostró habilidades de cada categoría lista para compartir con entrevistadores.