Módulos y características típicas en programas de software de contabilidad

Registros de software de contabilidad y procesos Transacciones contables utilizando módulos que incluyen cuentas por pagar, cuentas por cobrar y nómina. Juntos, estos módulos funcionan como un sistema de información contable. A continuación se muestra una lista de algunos de los módulos de contabilidad típicos que están disponibles en los paquetes de software de contabilidad. Puede usar esta lista para ver si un módulo podría ser útil para su negocio y luego buscar software de contabilidad que tenga ese módulo.

Módulo de libro mayor

Un libro mayor general es el repositorio central de los registros y datos contables.

• El libro mayor general es el punto central para la información contable, que recibe entradas de otros módulos, como cuentas por pagar, cuentas por cobrar y módulos de nómina.
• El libro mayor general es la base para crear documentos financieros clave, incluido el saldo de prueba, el balance y el estado de cuenta de ganancias y pérdidas.
• El libro mayor se utiliza para registrar transacciones financieras no registradas en otros módulos.
• El libro mayor crea un rastro de información utilizada para fines de auditoría.

Módulo de cuadro de cuentas

Una tabla de cuentas es una lista de las cuentas utilizadas por una empresa en el proceso de contabilidad.

• La tabla de cuentas utiliza una serie de códigos para identificar activos, ingresos, gastos y capital que está siendo rastreado por el sistema de contabilidad.
• La tabla de cuentas determina el nivel de detalle de la información rastreada y los informes generados por el sistema de contabilidad. Las cuentas del balance generalmente se enumeran primero, seguidas por las cuentas del estado de resultados. 
• La tabla de cuentas puede usar subcodificación en el departamento, ubicación, proyecto, fuente de financiación, división, orden de trabajo o nivel de actividad para recopilar información más detallada si es necesario.

Módulo de balance de prueba

El saldo de prueba es una lista de todas las cuentas en la tabla de cuentas de la compañía que enumeran los saldos en cada una de estas cuentas en un momento particular.

• El saldo de prueba tendrá el saldo para cada cuenta en la tabla de cuentas.
• El saldo de prueba es útil porque muestra los saldos de cada cuenta antes y después de cualquier ajuste. Sin embargo, nadie fuera de la organización ve el saldo de prueba.
• El saldo de prueba se utiliza para crear todos los demás estados financieros, incluido el balance general, el estado de resultados y el estado de flujo de efectivo.

Módulo de balance

Un balance general a menudo se describe como una "instantánea de la condición financiera de una empresa."

• El balance general enumera los activos, pasivos y capital de la Compañía.
• El balance también muestra cómo se financian los activos de la compañía, incluso mediante el uso de efectivo, capital o deuda.
• El balance general se utiliza para crear informes sobre flujo de efectivo, presupuestos y realizar otro análisis financiero de la condición financiera de la empresa.

Módulo de cuentas por cobrar

Las cuentas por cobrar son el dinero adeudado por los clientes al negocio.

• El módulo de cuentas por cobrar maneja la facturación de los clientes y el procesamiento de los pagos del cliente.
• El módulo de cuentas por cobrar a menudo se usa para crear facturas o facturas para enviar a los clientes.
• El módulo de cuentas por cobrar a menudo tiene la capacidad de reconocer los depósitos a las cuentas bancarias para que la información de depósito se pueda cargar y aplicar a las cuentas de los clientes automáticamente.
• Los archivos maestros contienen información del cliente, incluido el nombre, la dirección y el número de teléfono.
• El informe de envejecimiento de las cuentas por cobrar mostrará todo el dinero debido al negocio por parte del cliente y podrá mostrar cuánto tiempo el saldo del cliente ha sido pendiente.

Módulo de cuentas por pagar

Las cuentas por pagar son el dinero adeudado por una empresa a sus proveedores.

• El módulo de cuentas por pagar rastrea dinero debido a proveedores, descuentos y términos de pago para todas las facturas.
• Este módulo tiene la capacidad de imprimir controles generados por computadora a los proveedores.
• Los archivos maestros de las cuentas por pagar contienen información del proveedor, incluidos el nombre, la dirección y el número de teléfono.

Módulo de punto de venta

El punto de venta es el lugar donde tiene lugar una transacción de ventas, que puede estar en una tienda minorista, en línea o en cualquier otro lugar.

• La mayoría del software POS tiene la capacidad de transferir a su software de contabilidad y algunos de ellos, en tiempo real. 
• Al tener un módulo POS integrado, evita escribir transacciones POS a mano en el software de contabilidad, reduciendo así los errores.
• El módulo POS ayuda a los minoristas a desembarcar cuentas por cobrar y entradas generales del libro mayor hasta el punto de venta original, incluso para el cliente y el producto comprado.