Uso de los planes de la Sección 125 para ahorrar en los beneficios de los empleados

Muchos propietarios de pequeñas empresas proporcionan beneficios complementarios a sus empleados al establecer un plan de la Sección 125. También llamado plan de cafetería, un plan de la Sección 125 ofrece ventajas fiscales a las empresas y sus empleados. El ahorro de impuestos permite a los empleadores proporcionar beneficios a un costo reducido.

Plan de la Sección 125

Un plan de la Sección 125 es un plan escrito que permite a los participantes recibir ciertos beneficios, llamados beneficios calificados, de manera antes de impuestos. Su nombre se deriva del Título 26, Sección 125 del Código Fiscal de los Estados Unidos, que establece las reglas que los empleadores deben seguir al operar un plan de cafetería.

Un empleador puede patrocinar un plan de cafetería si emplea trabajadores sujetos a impuestos federales sobre la renta. El empleador puede ser una única propiedad, corporación, asociación, LLC o una entidad gubernamental, siempre que emplee un promedio de 100 empleados o menos durante al menos dos años. Solo los empleados, sus cónyuges y sus dependientes pueden participar en un plan. Contratistas independientes, socios, miembros (de una LLC) y las personas que poseen más del 2% de una corporación S no son elegibles.

Cómo funcionan los planes

Según un plan de la Sección 125, los empleados pagan los beneficios a través de una deducción de nómina. Debido a que el dinero deducido del salario de los trabajadores no está sujeto a impuestos (federal, estatal, local, de Medicare o Seguridad Social), los empleados conservan una mayor parte de sus ganancias. Los empleadores ahorran dinero ya que las contribuciones que hacen para pagar primas también están exentas de impuestos.

Para que un plan califique como un plan de cafetería, debe permitir a los empleados elegir entre dos o más beneficios, uno de los cuales debe estar imponible (como efectivo). El otro beneficio debe ser un beneficio calificado.

Los empleados inscritos en los planes de la cafetería pueden hacer elecciones una vez al año. Se pueden permitir que las elecciones de mitad de año si los trabajadores experimentan un evento de vida como el matrimonio, el divorcio o un cambio de empleo. Sin embargo, el 12 de mayo de 2020, el IRS anunció cambios temporales en la cafetería de la Sección 125 para permitir que las personas realicen cambios a mitad de año en sus planes para acomodar sus finanzas cambiantes como resultado de la crisis de salud pública y la recesión económica.

Una vez que un empleador ha creado un plan de beneficios, puede administrar el plan en sí mismo o contratar a un administrador de terceros para supervisarlo. Los beneficios fiscales que los empleadores reciben del plan probablemente compensarán algunos (o todos) de los costos de administración.

Beneficios calificados

Bajo la sección 125 de la u.S. Código fiscal, los empleados pueden usar dólares antes de impuestos para pagar los beneficios calificadossolo. Los beneficios calificados incluyen lo siguiente:

• Beneficios para la salud del grupo
• Beneficios dentales y de visión
• Seguro por discapacidad y vida
• Cuentas de gastos flexibles
• Programas de asistencia de atención dependiente
• Cuentas de ahorro para la salud

Ejemplos de beneficios que no se consideran beneficios calificados incluyen asistencia educativa, teléfonos celulares proporcionados por el empleador, descuentos de empleados, comidas y servicios de planificación de jubilación.

Las reglas del IRS con respecto a los planes de beneficios de la Sección 125 se explican en detalle en la publicación 15-B, la Guía de impuestos de los empleadores para beneficios complementarios.

Tipos de planes

Al establecer un plan de cafetería, los empleadores tienen cuatro opciones.

• Plan de pago de prima: Los empleados pagan su parte de la prima por beneficios calificados con dólares antes de impuestos. Algunos planes permiten a los trabajadores que optan por no participar en el plan recibir salarios adicionales de manera imponible.
• Plan flexible de gastos de atención o atención dependiente: Los empleados usan dólares antes de impuestos para pagar los gastos de atención médica (hasta $ 2,750 en 2021) o el costo del cuidado de un dependiente (hasta $ 10,000 en 2021).
• Plan de cafetería completo: El empleador hace una contribución que los empleados pueden usar para comprar beneficios calificados. Si la contribución no cubre todas las primas, los empleados pueden usar una deducción salarial exenta de impuestos para pagar el saldo.
• Plan simple: Diseñado para pequeñas empresas con 100 empleados o menos. Tiene requisitos de no discriminación más indulgentes que otros planes.

Requisitos

Para recibir los beneficios fiscales de un plan de cafetería, los empleadores deben cumplir con los requisitos federales. Por ejemplo, el plan de beneficios debe ser por escrito. El plan debe describir los beneficios disponibles, las reglas de elegibilidad, el proceso de elección de beneficios, el procedimiento para hacer contribuciones y reglas especiales que se aplican a cuentas de gastos flexibles.

La mayoría de los planes de beneficios de los empleados están sujetos a la Ley de Seguridad de Ingresos de Jubilación de Empleados (ERISA). Esta ley exige que los empleadores brinden a los participantes y beneficiarios del plan una descripción del plan de resumen (SPD). Como su nombre indica, un SPD proporciona una visión general del plan. El documento debe estar escrito en el idioma que los empleados pueden entender. Debe explicar el tipo de plan que ofrece el empleador, qué beneficios están disponibles, quién es elegible y otros detalles pertinentes. Los nuevos empleados deben recibir una copia del SPD dentro de los 90 días posteriores a la fecha en que comienza su cobertura.

Trabajadores altamente pagados y clave

Se deben crear planes de la Sección 125 para que no discriminen a favor de trabajadores altamente compensados ​​o empleados clave. Si un plan falla ciertas pruebas de no discriminación, cualquier trabajador altamente pagado o empleado clave que participe en el plan perderá la deducción de impuestos que de otro modo habrían recibido. Cuando el individuo presenta su declaración de impuestos sobre la renta, debe incluir el valor del beneficio imponible (según el mayor valor que el empleado podría haber elegido) en sus ingresos brutos.