Desea 10 consejos para darle vida a su empresa?
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- Gabriel Aparicio
¿Es usted el planificador de la reunión mensual o periódica de la compañía o del departamento?? Pueden ser mortales aburridos si no tienes cuidado. Ya sabes que hacer. Un montón de cabezas parlantes se alinean para brindar información a la empresa. Sí, definitivamente es felicitación para celebrar esta reunión periódica.
Los empleados necesitan la información para alinearse con la dirección estratégica de la empresa. Quieren saber qué está sucediendo en toda la empresa, especialmente cuando la información toca su trabajo o el éxito general de la empresa. Están sinceramente interesados en lo que está sucediendo en los diversos departamentos.
Entonces, sus empleados están interesados, pero dales un descanso de las cabezas parlantes y los PowerPoints interminables. Las reuniones más efectivas atraen su atención con preguntas y respuestas que invitan a la reflexión, audiovisuales y participación. Estos consejos te traerán éxito.
Lo que necesitas para una reunión exitosa
- Soporte o mesa de altavoces
- Micrófono
- Agenda
- Ayudas visuales
- Camara de video
- Trípode
- Dispositivo de codificación
- Tecnología de transmisión en vivo
10 consejos para mejores reuniones
- Comience sus reuniones, presentaciones y sesiones de entrenamiento con un rompehielos o actividad de calentamiento. En una gran reunión o en una breve reunión, el rompehielos puede ser una sola pregunta que hace que la gente piense y hablar con su vecino. Como ejemplo, haga una pregunta que haga que las personas levanten las manos. La longitud del rompehielos depende de la longitud de su reunión, así que planifique sabiamente.
- Diversifique sus métodos de presentación. Si cada orador habla con la audiencia, en formato de conferencia, incluso las cabezas interesadas pronto asienten. Pídale a la gente que hable en grupos pequeños. Use materiales audiovisuales como videos, diapositivas y presentaciones e imágenes de PowerPoint. Si está hablando de un nuevo proceso de pintura, muestre a sus empleados antes y después de las piezas pintadas. Pase las encuestas positivas de clientes y las tarjetas de comentarios.
- Invitar a los oradores invitados para la participación y emoción de la audiencia. Sus clientes tienen mucho que decirle a su fuerza laboral sobre sus necesidades y requisitos de calidad. Una organización de clientes que se asocia con asociaciones caritativas sin fines de lucro presenta oradores invitados de las organizaciones que reciben sus donaciones. Oradores de organizaciones que apoyan financieramente sus empleados son dinamitas.
- Alentar las preguntas a poner un diálogo. Pida a las personas que escriban sus preguntas antes de la reunión y durante la reunión. Deje tiempo para las preguntas dirigidas a cada altavoz a medida que avanza. Si no puede responder la pregunta de inmediato y correctamente, dígale a las personas que volverá con ellas cuando tenga la respuesta correcta. Si las preguntas exceden la hora, programe una reunión sobre el tema.
- Una táctica de reunión a menudo pasada por alto, pero crucial y exitosa es pedirle a cada altavoz que repita en voz alta cada pregunta que se le hace. La persona que hace la pregunta entonces sabe que el orador entendió la pregunta. Otras personas que asisten a la reunión pueden escuchar y conocer la pregunta, también, no solo suponen la pregunta, tal vez incorrectamente desde la respuesta del hablante.
- Establezca metas para su reunión periódica. No puede presentar todos los aspectos del negocio de la compañía en una reunión de una hora. Entonces, decida los problemas importantes y oportunos y pase el tiempo de reunión en ellos. Tenga en cuenta los intereses de la mayoría de los asistentes también. Recuerde, tiene otros métodos para comunicar información de la compañía que incluyen programas como Yammer, Google Hangouts, GotMeeting, Skype for Business, FlowDock, correo electrónico y IM. La comunicación de toda la información estratégica de la empresa no tiene que llevarse a cabo en una reunión.
- Formule su agenda con cuidado. Identificar las necesidades e intereses de la mayoría de los participantes. Comience con las buenas noticias que harán que los asistentes se sientan bien.
- Varíe el orden de los altavoces en la agenda cada mes. No quieres que la gente se aburra de la igualdad. Distribuir los artículos comerciales necesarios en toda la agenda para que las personas no desconecten el final de la reunión, o piense que los elementos finales son menos importantes. Un artículo en el "Wall Street Journal", hace varios años, declaró que u.S. Los gerentes ahorrarían el 80 por ciento del tiempo que pierden en las reuniones si hicieran dos cosas correctamente. El primero siempre fue tener una agenda. El segundo era comenzar a tiempo y terminar a tiempo. Agregaré que necesita permitir a cada altavoz la cantidad de tiempo necesario para cubrir su tema. Mantenlos en su límite de tiempo.
- Organizar el entorno físico para que las personas estén atentos al contenido de la reunión. Nadie debe sentarse detrás o al lado de sus altavoces. Asegúrese de que haya asientos para todos los asistentes, y si se requiere notas, también se requiere una superficie para escribir. Asegúrese de que las imágenes sean visibles y que la gente pueda escuchar. Es posible que necesite usar un micrófono. Puede pasar accesorios o muestras alrededor de la habitación para ver. Si el tamaño de su reunión se ha vuelto demasiado grande para el entorno físico de su sala de reuniones, use la tecnología para transmitir la reunión en varias ubicaciones adicionales de la sala de conferencias. Si bien ciertamente podría transmitir la reunión a las computadoras portátiles de las personas, esto niega el impacto positivo de la construcción de equipos que asisten a otros empleados en varios lugares de la sala de conferencias fomentan.
- Nunca subestimes el poder de la comida en una reunión. La comida relaja la atmósfera, ayuda a que las personas se sientan cómodas, ayudan a las personas a mantener los niveles de energía positivos y construye la camaradería del equipo. Asegúrese de satisfacer las diversas necesidades de su grupo con la comida que sirve. Como ejemplo, ofrece frutas y yogurt además de donas. Ofrecer perros vegetarianos y kosher con los francos regulares.