¿Qué hace un empleado de archivos??

Los empleados de archivos usan un sistema, generalmente numérico o alfabético, para mantener registros en papel o electrónicos, incluida la correspondencia, los recibos, los contratos y las facturas, para garantizar que la información sea fácil de ubicar cuando sea necesario. Organizan y presentan documentos, recuperan datos y cargan archivos electrónicos.

Según el u.S. Actualización de la Oficina de Estadísticas Laborales 2018, aproximadamente 110,020 empleados de archivos se emplearon en la U.S. Trabajan en atención médica, servicios sociales, academia y varios tipos de oficinas profesionales, como bufetes de abogados. Cualquier organización que genera un gran volumen de documentos o documentos electrónicos contrata empleados de archivos.

Archivo de deberes y responsabilidades del empleado

Las empresas, grandes y pequeñas, tienen servidores designados, gabinetes, cajones, habitaciones y almacenes donde se almacenan archivos de casos, documentos y otros tipos de información. Los empleados de archivos son responsables del mantenimiento de estos espacios. Este trabajo generalmente requiere la capacidad de hacer el siguiente trabajo:

• Desarrollar sistemas de archivo organizados.
• Crear, procesar y mantener registros de archivos.
• Archivar y recuperar documentos para otro personal.
• Prepare registros para el almacenamiento fuera del sitio.
• Mantener registros de sala de archivos para rastrear la ubicación de los archivos.
• Deseche los archivos de acuerdo con los horarios establecidos de retención de documentos.

Además de administrar los registros de una organización, se puede llamar a los empleados de archivos para ayudar en otras áreas, incluidos los visitantes de saludos; contestar teléfonos y dirigir llamadas; Memos de escribir, correos electrónicos y otros tipos de documentos; Grabantes de transcripción; diseño de formularios; equipo operativo de la oficina; y manejo de materiales confidenciales.

Salario de empleado de archivo

El salario de un empleado de archivos varía según la experiencia, la ubicación y la capacidad de realizar múltiples tareas en otros roles:

• Salario anual medio: $ 31,700 ($ 15.24 horas)
• Salario anual del 10% superior:Más de $ 50,230 ($ 24.15/hora)
• Salario anual del 10% inferior: Menos de $ 21,390 ($ 10.28/hora)

Fuente: u.S. Oficina de Estadísticas Laborales, 2018

Educación, capacitación y certificación

Los estándares educativos son básicos para esta profesión, y la mayoría de la capacitación se lleva a cabo en el trabajo.

• Educación: Por lo general, un diploma o equivalente de la escuela secundaria es necesario, aunque algunas personas que trabajan como empleados de archivos tienen títulos de pregrado y avanzados. Alrededor del 11% tiene certificados postsecundarios.
• Capacitación: Cierta experiencia laboral en un campo similar es útil. La capacitación en el trabajo a menudo implica trabajar bajo un empleado más experimentado durante algunas semanas hasta unos meses.

Habilidades y competencias de File Clerk

Trabajar como empleado de archivos requiere fuertes habilidades de organización y comunicación, así como una atención meticulosa al detalle. También se puede requerir que los empleados de archivos realicen un trabajo pesado ocasional de las cajas de archivo y similares. Otras habilidades y habilidades vitales incluyen:

• Habilidades de computadora y software: Debe sentirse a gusto usando Internet y procesamiento de textos, hoja de cálculo y aplicaciones de correo electrónico. También es posible que deba estar familiarizado con el software de administración de documentos, como Efilecabinet, o almacenamiento de archivos en la nube.
• Habilidad de comprensión de lectura: Una parte importante de esta posición implica derivar la naturaleza de un documento de su contenido y colocarlo en una ubicación lógica donde otros esperan encontrarlo.
• Habilidades de escuchar:Escuchar es importante comprender las necesidades de los compañeros de trabajo e implementar sus solicitudes y sugerencias.
• Habilidades de pensamiento crítico: La lógica y las habilidades de toma de decisiones son clave para ordenar rápidamente varios documentos y determinar qué hacer con ellos.

Perspectiva laboral

Se espera que el empleo del secretario de archivos disminuya en aproximadamente un 10% entre 2016 y 2026 a medida que las organizaciones combinan funciones administrativas, como la recepción y la presentación, y la capacidad y la facilidad de uso del almacenamiento de datos tecnológicos continúan creciendo.

Ambiente de trabajo

Los empleados de archivos se emplean en un entorno de oficina, donde pasan gran parte de su tiempo recuperando y entregando archivos a otros empleados o sentados frente a una computadora. Los empleados que trabajan en una oficina más grande tienen la oportunidad de reunirse e interactuar con el personal de la empresa en muchos niveles.

Horario de trabajo

Los empleados de archivos funcionan durante las horas normales de oficina como regla. Cuando una oficina está abierta a los clientes y otros empleados están en el trabajo, se espera que un empleado de archivos esté allí también. Debido a que el volumen de documentos producidos puede ser significativo, dependiendo del tamaño y la naturaleza de la organización, un empleado de archivos podría tener que trabajar a tiempo completo para mantenerse al día con el flujo. Pero esto no significa que las oportunidades de compartir empleo o los puestos a tiempo parcial no están disponibles. No se requiere tiempo extra generalmente.

Cómo conseguir el trabajo

Actualiza tu currículum

Antes de enviar un currículum a los posibles empleadores, reviselo y actualice para asegurarse de que esté actual y libre de errores tipográficos e inexactitudes. Si no tiene un currículum o ninguna experiencia laboral para la lista, use consejos de expertos y un ejemplo sólido para crear un primer currículum ganador.

Prepárese para la entrevista

Antes de la entrevista, investigue la compañía y pídale a un amigo que lo ayude a practicar responder algunas de las preguntas de entrevista más comunes. Cuanto más practices, más cómodo te sentirás cuando estás sentado frente al gerente de contratación.

Comparación de trabajos similares

Las personas interesadas en trabajar en un escenario de oficina también consideran otros tipos de trabajos de oficina. Algunos de estos trabajos pueden requerir educación y capacitación adicionales. Aquí hay una lista de trabajos similares, junto con sus salarios anuales promedio:

• Ayudante Administrativo: $ 38,880
• Contable: $ 40,240
• Transcriptor médico: $ 34,770

Fuente: u.S. Manual de Outlook de la Oficina de Estadísticas Laborales, 2018