Qué incluir en una factura de comercio electrónico

Uno de los documentos contables más comunes es la factura. En la mayoría de los casos, especialmente cuando el comprador quiere reclamar algún tipo de deducción, los clientes en su sitio web de comercio electrónico requerirán una factura. Que junto con el hecho de que los impuestos siempre son específicos del territorio, hace que la factura de sus ventas de comercio electrónico incluya un cierto nivel mínimo de información. Cuando está diseñando una factura para su negocio de comercio electrónico, aquí hay algunas piezas de información que debe considerar incluyendo:

01 de 10

La palabra "factura"

Para dejar absolutamente claro que el documento es una factura oficial, es importante incluir la factura de la palabra prominentemente en la parte superior. En algunos casos, el documento podría servir como una factura más algo. Este algo podría ser:

• Nota de entrega
• Nota de débito
• Detalles de mensajería

02 de 10

Número de serie de factura única

Dado que este es un documento fiscal oficial, debe seguir una lógica de asignar un número de serie a cada factura. En la forma más simple, el número de serie es solo un número mayor que el número de serie anterior. En un sistema algo más complejo, puede inicializar el número de serie cada año financiero. En sistemas aún más complejos, es posible que desee tener una numeración de serie alfanumérica. En este sistema, la carta podría indicar la categoría específica de clientes o productos.

03 de 10

Su nombre comercial oficial y cualquier nombre secundario

Su factura debe incluir su nombre comercial oficial. Si hay otros nombres asociados, también deben mencionarse. Un ejemplo podría ser "comerciantes de calidad" como nombre comercial, y "una franquicia de los mercados en línea de XYZ" como indicador secundario.

04 de 10

Información del contacto

Como mínimo absoluto, se debe mencionar su ciudad y país. En ausencia de esta información, la ubicación de los impuestos no estaría clara. Es una buena idea incluir su dirección de calle completa, número de teléfono y dirección de correo electrónico. La información de contacto adicional también puede tener sentido en los casos de llegada. Alguna información adicional podría ser:

• Dirección de la sucursal
• Listado separado de direcciones de correo electrónico para un departamento diferente, como servicio al cliente, facturación, soporte de ventas, etc.

05 de 10

Fiscos y otros códigos de registro de negocios

Si agrega impuestos en forma de impuesto de servicio, IVA, GST o algún otro tipo, es necesario que incluya sus códigos de registro para ese tipo específico de impuesto. Además, dependiendo de su ubicación, puede ser necesario enumerar su identificación de registro comercial en la factura.

06 de 10

Detalles del cliente

Una factura no es un instrumento portador. Significa que una factura no es propiedad de la persona que la posee. En cambio, la factura debe dirigirse a una entidad específica. Entonces, debes enumerar al comprador. Por lo general, el nombre completo oficial es adecuado. Sin embargo, la mayoría de los comerciantes de comercio electrónico prefieren incluir la dirección de la calle y la dirección de correo electrónico también.

07 de 10

Descripción del Artículo

Se debe mencionar el nombre, el tamaño (si corresponde), el tipo (si corresponde), la cantidad, el precio unitario y el precio total para cada artículo que compre el cliente.

08 de 10

Adiciones y deducciones a los costos

Las adiciones podrían incluir, franqueo, manejo de envío, impuestos, cuotas pendientes anteriores. Las sustracciones pueden incluir descuentos, créditos, cupones y similares.

09 de 10

Detalles y modos de pago

Debe haber una mención de los diversos métodos por los cuales el cliente puede pagar. Podría incluir detalles sobre el nombre en el que se debe dibujar el cheque, o la identificación de PayPal a la que se debe remitir el monto o los datos bancarios. En la mayoría del comercio electrónico B2C, la factura se genera después de que se ha recibido el pago. En ese caso, se deben mencionar los detalles recibidos.

10 de 10

Términos y condiciones

Se deben mencionar los términos y condiciones relacionadas con la venta. Cuando las empresas están utilizando formularios de factura preimpresos, estos términos y condiciones tienden a ser preimpresos en la papelería en sí. Los términos y condiciones comunes incluyen detalles sobre reembolsos, devoluciones, reparaciones, garantías y garantías. Además, dado que estamos hablando de comercio electrónico, puede tener sentido incluir su política de privacidad aquí.