Cómo construir un kit de suministro básico para seminarios y conferencias

Los planificadores de eventos pasan mucho tiempo preparándose para sus eventos, pero a veces pueden pasar por alto las pequeñas cosas que ellos, o sus clientes, pueden necesitar el día del evento real. Un gran planificador de eventos nunca llega a un evento con las manos vacías. Una forma de evitar el viaje de emergencia de última hora a la tienda para una necesidad básica de eventos corporativos es construir un kit de suministro que vaya con usted a donde sea que vaya. Ya sea que esté configurando para un seminario, conferencia u otro tipo de evento, su kit de suministro de eventos planificador debería ayudarlo en un enlace. Aquí hay algunos artículos que querrás mantener tu kit.

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Borrar caja de almacenamiento pasta

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Comenzaremos con la caja de almacenamiento en sí. Es importante comprar una caja de suministros de almacenamiento que no sea demasiado grande pero que tenga suficiente profundidad para contener una gama de suministros. Una caja de almacenamiento de plástico transparente es extremadamente útil para este propósito y, como tal, puede contener muchos artículos diferentes.

El desafío es encontrar un proveedor que tenga algo que tenga el tamaño correcto para contener artículos más grandes, como dispensadores de cinta, sin sentir que está cargando una gran caja de almacenamiento a cada evento al que asiste. Puede tener éxito con cajas o bañeras con las siguientes dimensiones: 5.87 "altura x 10.62 "de ancho x 16.12 "de profundidad.

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Cortador de cajas

Fuente de Getty/Imagen

Los planificadores de eventos y reuniones envían una increíble cantidad de material en cajas para cada evento. Incluso un pequeño seminario para 35 personas a menudo requerirá abrir una docena de cajas de cartón de suministros. Dependiendo de lo que se envíe, a veces promocionales y otros artículos se envían en cajas más pequeñas dentro de esas cajas. Aquí es donde un cortador de caja será útil.

A algunas personas les gustan los cortadores de caja más grandes y voluminosos que permiten un fuerte agarre. En términos generales, generalmente solo estás cortando la cinta en el exterior de las cajas. Para su kit de suministro de eventos, el peso ligero es casi siempre la mejor opción. 

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Correo y cinta de almacenamiento con dispensador

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Tan importante como el cortador de caja es la cinta de correo y el dispensador de almacenamiento. Después de que concluye el evento, todo debe volver a casarse y enviarse de regreso a la oficina o al siguiente evento.

Una pistola de cinta es generalmente demasiado grande para la mayoría de las necesidades, pero un dispensador de mano es extremadamente fácil de usar y hace el trabajo. Empaque un papel con un dispensador en su kit, y esto hará que la preparación para el envío con facilidad.

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Tijeras

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Parece un artículo que puede no obtener mucho uso, pero las tijeras son extremadamente importantes para cortar todo, desde telas de mesa mal cosidas con hilos expuestos hasta compras de última hora que necesitan etiquetas de precio eliminadas.

Un par de tijeras clásicas de 5 "encajarán cómodamente en la caja (además, será un peso más ligero). La mayoría de las tijeras disponibles en las tiendas de suministros de oficina son ligeramente más grandes a alrededor de ocho pulgadas. Encuentre un par hecho de un acero inoxidable de buena calidad, ya que durarán a través del desgaste básico.

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Etiquetas de nombre o insignias

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Uno de los últimos elementos que se producirán antes de cualquier evento corporativo es la insignia de nombre de invitado. Esto se debe a que muchas personas confirman y/o disminuyen las invitaciones en el último minuto, lo que requiere que los planificadores de reuniones esperen hasta la última hora posible para producir las etiquetas de nombre para no ser un pedido bajo o sobre.

Inevitablemente se puede deletrear nombres mal, y algunas personas llegarán sin previo aviso. Para esas situaciones, es más fácil tener un suministro de etiquetas de nombre en blanco para que las personas simplemente escriban sus nombres. Si es un poco excesivo, también puede traer etiquetas de nombre en blanco que tienen el láser de logotipo de la empresa o asociación impresa para dar un aspecto más pulido y profesional a la etiqueta de nombre de "emergencia". Nos gusta mantener 3 "x 4" (el tamaño más popular) a la mano en todo momento.

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Marcadores de Sharpie y marcadores

Imágenes de Pixabay/Dominio Público

Mantener un suministro de marcadores y resaltadores es útil en muchas situaciones para los planificadores de eventos. La mayoría de ustedes no necesitan que marque los usos obvios para resaltar elementos en los cuadernos de eventos, etc. Sin embargo, es interesante considerar las solicitudes externas que puede recibir cuando un marcador será útil.

Por ejemplo, los ejecutivos corporativos y otros generalmente llegan preparados para sus propias presentaciones y generalmente tienen notas páginas preimpresas. Los presentadores a menudo confiarán en el planificador de reuniones para proporcionar limpieza y otros mensajes que cualquiera de los presentadores puede necesitar transmitir. He escrito esos elementos en algunos casos directamente en páginas de notas y resaltado en colores no tradicionales como el naranja para que estas situaciones se destaquen.

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Plumas y lápices

Flickr/Paulsh

En la misma línea, nunca es una mala idea traer un par de cajas adicionales de bolígrafos y lápices a tu evento. Por lo general, se espera que el planificador de reuniones o eventos tenga estos suministros a mano, no solo para ellos mismos, sino también para presentadores, asistentes e incluso personal de eventos.