¿Qué pasa con un escritorio desordenado??

Todos los días se lanza más y más información. Nuevo correo, informes de varios comités, facturas, propuestas y más llegar a su escritorio varias veces al día. Estás demasiado ocupado para lidiar con eso de inmediato, así que comienza a acumularse. Tu escritorio comienza a parecerse a una zona de guerra.

El problema aquí no es que su escritorio esté desordenado; El problema es que se pierde cosas importantes. O es enterrado por un nuevo material que entra, o está en el nuevo material, pero no se nota. Como resultado, pasa demasiado tiempo en cosas que son simplemente urgentes en lugar de aquellas que son importantes.

Cuando su jefe quiere saber qué tan pronto puede tener ese informe para el vicepresidente, no quiere decirle que no notó el memorando que le envió solicitando el informe. Tampoco su jefe se emocionará al saber que el diseño de la nueva línea de productos es tarde porque lo dejas de lado y se cubrió y lo olvidaste de ello.

Algunas personas le dirán que la mejor manera de resolver este problema es un escritorio limpio. Otros dicen que un desastre está bien. Quien tiene razón?

Escritorio desordenado, mente desordenada

No hace mucho tiempo, había una expresión popular 'Un escritorio desordenado es un signo de una mente desordenada.'Esa expresión dio lugar a toda una industria diseñada para ayudar a los ejecutivos de negocios a limpiar sus escritorios como un signo de su agudeza mental.

Sin duda, has visto películas donde el jefe se encuentra en su oficina sobre un rascacielos del centro. Se sienta detrás de un escritorio de vidrio sin cajones. Los únicos adornos son la impresionante pluma para firmar documentos importantes y un teléfono o intercomunicador para que pueda dar órdenes.

Por otro lado…

Muchas personas no ven nada de malo en los montones de papel que cubren el escritorio, incluso se derraman en los asientos de la silla y el piso de la oficina. Citan adagios como 'un escritorio desordenado es un signo de genio' y 'un escritorio desordenado es solo una señal de un escritorio desordenado.'

Todos conocemos a alguien cuyo escritorio es así. No ves cómo pueden saber si el escritorio es de metal o madera. Sin embargo, cuando les pides algo, van directamente a una pila, hojas a través de 2 o 3 hojas, y sacan lo que pidiste.

Lo que funciona para ti

Ambos lados son correctos. El problema no es cuál es correcto. El problema es cuál te hará más efectivo. Hay algunas pautas fundamentales que se aplican a ambos enfoques, pero la clave es funcionar de una manera que le permita ser más efectiva. Casi todos necesitan deshacerse de algunos de los desorden en la cima de su escritorio, pero no tener más de un elemento en su escritorio en cualquier momento no funcionará para muchos de nosotros.

Muchas personas están trabajando en varios proyectos al mismo tiempo (o casi al mismo tiempo). Los tipos creativos sienten la necesidad de tener inspiración en torno a ellos. Las personas orientadas a los detalles necesitan volúmenes de material de referencia cerca. Algunas personas sienten que los montones de trabajo los hacen parecer ocupados y, por lo tanto, los mantienen más seguros en tiempos de despidos. Otros sienten que un escritorio limpio muestra cuán eficientes son para hacer el trabajo. Lo importante es hacer lo que funciona para ti.

Cómo domar al monstruo

Ya sea que busque el escritorio de vidrio estéril o simplemente quiera dar un poco más de orden al caos de su escritorio, hay algunas pautas fundamentales:

• Realmente quiero mejorar: No recomendamos el enfoque severo que algunos hacen. Desafortunadamente, eso deja excusas para ser demasiado fácil contigo mismo. Este intento de hacer que su escritorio sea menos desordenado y más eficiente depende de que haga un esfuerzo serio.
• Mantenga, mezcle o mueva: Encuentra tres contenedores. Etiqueta el "mantenimiento" más pequeño. Etiqueta el "lanzamiento" más grande. Tener otro contenedor etiquetado "Mover."Las cosas realmente vitales entrarán en tu contenedor de mantenimiento para ser ordenado más tarde. Cualquier cosa que desee llevar a casa o regalar entra en el contenedor de "moverse". Todo lo demás entra en el recipiente de lanzamiento.
• Empiece con el más antiguo: Puedes decir mirándolos qué pila es la más antigua. Por lo general, está más lejos de tu silla. Será más fácil tirar elementos de esta pila.
• Evalúe cada pieza solo una vez: Mira cada artículo en la pila. Decide en qué contenedor entrará. No puede volver a configurarlo en su escritorio para más tarde, debe decidir ahora. Poner todo en uno de los tres contenedores. No hay otra opción.
• Pregúntese esto: La primera pregunta es "¿Tengo esto en otro lugar, o puedo obtenerlo de alguien??"Si tiene una copia en su correo electrónico, o en un informe, o en el escritorio de la persona que preparó el análisis de mercado, etc., No necesitas conservar otra copia. Echarlo. Entonces pregunta "¿Por qué necesito esto??"Si la respuesta es a) para tomar medidas sobre ella, b) hacer algo con ella cuando obtengo más información de alguien, o c) para referirme como hago otro trabajo, ponlo en la pila de mantenimiento. (Después de deshacerse del desorden, volverá a escrestar su pila de mantenimiento por esas tres categorías, así que siéntase libre de separarlas ahora. Ahorrará tiempo más tarde.) Si su respuesta fue algo más, mezcle ese artículo.
• Ser despiadado y valiente: A medida que avanza a través de cada pila, más cerca y cerca de las cosas que acaban de llegar, sea despiadado en sus decisiones. No tomar prisioneros. Si realmente no lo necesitas, tíralo. Y ser valiente. No te aferres a algo solo porque alguien podría preguntarte algo al respecto algún día. No construyas una fortaleza de papel para protegerse.

Gestionar el problema

Su escritorio no tiene que ser estéril y completamente desprovisto de papel, aunque puede ser si eso ayuda. Su objetivo es organizar su escritorio para que maximice su eficiencia. Si eso significa algunas pilas más en su escritorio que la persona de al lado, está bien, siempre que todo lo que mantuvo lo ayude a cumplir con su objetivo de mayor eficiencia.