Por qué follar es mejor que la multitarea para mejorar la eficiencia laboral

Como gerentes, pasamos demasiado de nuestro día tratando de encajar más trabajo en menos tiempo. Una respuesta común para los profesionales con exceso de trabajo en todos los niveles es intentar realizar múltiples actividades realizando múltiples actividades al mismo tiempo. El problema es que la multitarea no funciona.

Por qué la multitarea no es el enfoque más efectivo

Por ejemplo, imagine que mientras te cepillas los dientes por la mañana, comienzas a pensar en la agenda para una gran reunión más tarde en el día. No se necesita gran parte del poder de procesamiento de su cerebro para cepillarse los dientes, y es posible que pueda concentrarse en la agenda mientras maneja mecánicamente su tarea de limpieza de dientes de la mañana.

Pero, ¿qué pasa con dos tareas que requieren más de la capacidad de su cerebro?? Es posible que esté hablando por teléfono mientras prepara el desayuno. Puede realizar ambas tareas correctamente, pero la oportunidad de errores debido a lapsos en la atención es grande.

Chunking como alternativa a la multitarea

"Chunking" describe cómo funciona la utilización de la memoria humana. Es importante recordar este concepto mientras observamos completar varias tareas simultáneamente. De hecho, estamos cambiando entre ellos en lugar de hacerlo al mismo tiempo (aunque, en el caso de cepillarse los dientes, puede parecer que son simultáneos).

Imagina que estás hablando por teléfono cuando alguien entra a tu oficina. Piden su consejo o una decisión rápida sobre un tema. Dejas de escuchar a la persona en el teléfono brevemente, escanea la nota frente a ti, garabatean una respuesta y vuelve a la llamada telefónica. No realizó las dos actividades (llamada telefónica y conversación en persona) al mismo tiempo.

En realidad, hizo tres tareas en secuencia: comenzó la llamada telefónica, tuvo la conversación en persona y luego reanudó la llamada telefónica. Al igual que en el ejemplo del desayuno anterior, podría haberlos hecho mejor, y en menos tiempo total, si los hubiera hecho uno tras otro en lugar de al mismo tiempo. La razón es que al comenzar cada tarea, debes concentrarte en ella y comenzar.

El tiempo de inicio ineficaz de la multitarea

Cuando comenzó la llamada telefónica, tenía que pensarlo, encontrar el número de teléfono y hacer la llamada. Cuando fue interrumpido, tenía que descubrir qué quería la persona de usted para poder darles una decisión. Finalmente, cuando reanudó la llamada telefónica, tuvo que recordar dónde lo dejó. Incluso podrías haber tenido que decir, "Vaya, lo siento, alguien entró. Qué estabas diciendo?"

Cuanto más comience y parezca durante el día, más de estos momentos de inicio que llevan mucho tiempo. Estos momentos son tiempo no productivo. Si tiene un informe diario para prepararse, el momento de inicio es probablemente bastante corto en comparación con el informe que solo hace trimestralmente. Aún así, si está preparando ese informe y se interrumpe, tiene casi el mismo tiempo para el inicio cada vez.

Digamos, por ejemplo, puede escribir un informe en 30 minutos sin interrupciones. Sin embargo, puede tomar varias horas si aparecen tareas e interrupciones no planificadas durante todo el día. Este retraso sustancial a menudo no proviene tanto de las interrupciones reales como el tiempo que lleva reiniciar el informe una y otra vez.

Por qué deberías intentar follar

Ok, a veces tienes que realizar múltiples tareas. Su trabajo puede estar operativo, entonces, ¿qué es mejor que la multitarea?? Fragmentar es mejor para la productividad.

Chunking es el concepto de romper su día en trozos más grandes en lugar de reaccionar a constantes interrupciones. Cuantos más trozos de tiempo pueda dedicar a tareas específicas, menos momentos de inicio tendrá y su eficiencia mejora de manera comprensiva. Dado que no pasarás tanto tiempo en los momentos de inicio, tendrás más tiempo y harás más. Como beneficio adicional, ya que podrá concentrarse en la tarea única en cuestión, lo hará mejor.

Como barra lateral, los gerentes de proyectos hace mucho tiempo descubrieron el poder de esta técnica y crearon su propia versión de "fastidio" a través del proceso de estructura de desglose de trabajo.

Cómo comenzar a fumar en el trabajo

Entonces, ¿cómo puedes empezar a fastidiar??

• Empiece a poco hasta que tenga la sensación. Elija una sola tarea, tal vez su informe semanal.
• Deja a un lado los 30 minutos que sabes que tomará.
• Cierre su puerta o coloque una señal que lea "genio en el trabajo" o algo así y luego se concentra en el informe y nada más que en el informe.
• Ignora el teléfono.
• No revises el correo electrónico.
• Simplemente escriba el informe.

Intente lo mismo con llamadas telefónicas, reuniones de empleados y otras actividades regulares. Concéntrese, frage sus días fuera, y después de unas pocas semanas de práctica, se sentirá y será más eficiente.

La línea de fondo

No pierdas tanto tiempo tratando de realizar múltiples tareas. En su lugar, se hace más eficiente y más productivo por fragmentos. Si bien el término es incómodo, el concepto es efectivo.

Actualizado por Art Petty