Por qué necesita una lista de verificación de planificación de eventos

Ya sea que recién esté comenzando en el negocio de planificación de eventos o sea un planificador de eventos experimentado, es probable que esté familiarizado con una lista de verificación de planificación de eventos o al menos lo haya escuchado a referencia durante un curso de planificación de eventos o una reunión de la industria. Hay una razón para eso. Una lista de verificación de planificación de eventos es la mejor amiga de un planificador, una herramienta invaluable para administrar con éxito sus eventos.

Nota: Una lista de verificación de planificación de eventos también se conoce como un horario de trabajo o una ruta crítica.

La planificación de eventos se trata de planificar. Incluso la idea de evento más creativa fracasará si no está bien planificada y ejecutada. Aquí es donde entra una lista de verificación de eventos. Es su guía para mantenerse organizado y en adelante, o por delante, de horario al hacer malabares con la miríada de responsabilidades y detalles variados en la planificación de un evento exitoso. Y es particularmente útil al administrar múltiples eventos. Olvidar una tarea pequeña o quedarse atrás en una fecha límite puede resultar en un efecto dominó: otros aspectos aparentemente no relacionados de su evento pueden comenzar a desmoronarse, uno por uno.

Así que no confíe en su memoria, notas adhesivas o garabatos en su almohadilla para mantener su negocio de planificación de eventos funcionando sin problemas. Aprenda a armar una lista de verificación de planificación de eventos efectiva, y pronto se convertirá en su nuevo mejor amigo.

Antes de que empieces

Para comenzar, borre el tiempo de su horario para concentrarse en el evento que está planeando. A continuación, limpia tu mente. En serio. No hay miradas al teléfono o respondiendo un correo electrónico. Debe imaginar este evento de principio a fin sin interrupción ni distracción para que pueda planificar efectivamente todas las tareas que deben completarse.

Prepararse

Piense en el evento que está planeando y escriba todos los detalles confirmados: nombre del cliente e información de contacto, fecha del evento, ubicación, número de asistentes, etc. Saque un calendario y marque la fecha del evento en este calendario en letras en negrita. Reúna cualquier otro material relevante (fotos del lugar, lista de proveedores para contactar) que forman parte de este evento.

Dar marcha atrás

La forma de comenzar a escribir una lista de verificación de planificación de eventos es funcionar hacia atrás.

Los invitados experimentan un evento como una reunión de un día o de varios días con todo lo que sucede a la vez. Como una actuación en vivo que aparece en el escenario y se ejecuta maravillosamente. Los planificadores de eventos ven los eventos como una serie de eventos más pequeños que encajan como piezas de un rompecabezas para culminar en el evento final. Entonces, como planificadores, comenzamos al principio. Que son varias semanas o meses antes de que tenga lugar un evento real.

Empiece por el principio

Al decidir dónde comenzar por escribir su lista de verificación de planificación de eventos, piense en sentar una base sólida para su evento. Antes de seleccionar esquemas de color y ordenar flores, debe abordar los conceptos básicos. Desde firmar contratos hasta negociar un bloque de habitaciones, todo debe escribirse en su lista de verificación, sin importar cuán grande o pequeño. La clave es cuidar primero las tareas que se puedan completar por adelantado para permitir más tiempo en su horario para aquellos elementos de tareas que ocurren más cerca de la fecha del evento.

Algunos ejemplos de artículos para incluir en su lista de verificación de planificadores de eventos:

• Firmar contratos (con cliente, lugar, proveedores, etc.).
• Confirmar fecha y hora con el lugar
• Contratación de entretenimiento (banda, altavoz, etc.)
• Bloque de hotel seguro
• Invitaciones de correo
• Seleccione el menú
• Contratación de camarera
• Confirmar el número de invitados
• Tutorial del sitio
• Confirmar la configuración de la sala

Permitir tiempo extra

Con cada artículo en su lista de verificación de eventos, agregue tiempo extra. Si la fecha para enviar las invitaciones por correo es el 15 de marzo, coloque un artículo en su lista para que las invitaciones estén listas para enviar por correo el 8 de marzo, una semana antes. Eso le da algo de tiempo extra si algo sale mal con las invitaciones o si está atrasado por otra razón.

Incluya recordatorios en su lista de verificación

No es suficiente escribir "firmar contrato con proveedor" en su lista de verificación y luego marcar la casilla cuando se complete. Deberá asegurarse de que el proveedor haya recibido una copia del contrato y también le haya devuelto una copia firmada. Entonces, para cada elemento grande, agregue a su lista de verificación, incluya un recordatorio. Por ejemplo, "Haga un seguimiento con el servicio de catering: contrato."Agregue otro, más tarde recordatorio que dice" recibió el contrato firmado de Caterer."No es raro abordar una tarea y considerarla hecha cuando realmente solo se completó de su lado.