10 cosas que cada nuevo gerente de programa debería saber

La gestión del programa es una opción de carrera gratificante y bien remunerada, pero también puede ser un papel desafiante. Si acaba de obtener su primer trabajo de gestión de programas, o desea saber si debe dar el salto a una carrera de gestión de programas, es importante comprender lo que implica la carrera. Considere estas 10 cosas que cada nuevo gerente de programa debe tener en cuenta antes de comenzar un rol de gestión de programas.

La gestión de programas difiere de la gestión de proyectos

Ya sea abriendo una nueva oficina, lanzar una nueva aplicación o construir un estadio olímpico, los proyectos tienen un conjunto claro de objetivos y línea de tiempo. Sin embargo, un gerente de programa podría supervisar múltiples proyectos a la vez, y cada uno podría tener su propio equipo de proyecto y gerente de proyecto. Los programas ofrecen algo de valor a la organización a lo largo del tiempo y evolucionan a medida que avanzan.

• Amplio alcance y marco de tiempo

• Múltiples proyectos a la vez

• Evolucionar con el tiempo

• Conducir a la transformación comercial

• Comienzo definido, medio y final

• Planifique el trabajo y los recursos

• Proceso de control

• Entregar un objetivo claro

Espere incertidumbre

Los programas son inherentemente inciertos. Si bien es posible que sepa cuál es el panorama general, es solo una declaración de visión cuando comienzas. El camino exacto de cómo llegar allí, y qué proyectos se requerirán durante un período prolongado de tiempo, es algo que debe resolver a medida que avanza.

Comenzará con una planificación detallada de lo que sabe y construirá una imagen de cómo abordar el resto a medida que se acerca. Extender progresivamente sus horizontes de planificación y entrega hasta que no pueda ir más allá.

Bloquee el tiempo a intervalos regulares para planificar los próximos pasos. También puede aprovechar esta oportunidad para asegurarse de que todavía está en camino de ofrecer valor comercial.

Cuidado con el agotamiento

Si bien un proyecto puede finalizarse en un año más o menos, los programas pueden estirarse a la vez indefinidamente.

Los gerentes de programas necesitan proteger a sus equipos contra el agotamiento. No puede trabajar a la velocidad máxima sin cesar, así que asegúrese de que los miembros de su personal obtengan un tiempo de inactividad adecuado.

Esto debería incluir períodos de tiempo más tranquilo en el trabajo con menos entregables y tiempo adecuado fuera de la oficina para vacaciones.

Gestione la licencia por enfermedad, observe sus informes de horas extras y esté alerta al hecho de que el bienestar de su equipo es primordial si desea reducir el desgaste y mantener a sus talentosas personas para la vida del programa.

Manejar el ritmo

Al entregar un programa que tenga una fecha de finalización distante, debe administrar el ritmo del trabajo. Es difícil mantener el impulso durante varios años, por lo que su papel como gerente de programa es hacer malabarismos con las prioridades y proyectos para que se entreguen los resultados medibles regularmente.

Mezclar las victorias rápidas y el progreso constante hacia los objetivos de la imagen más grande.

Mezclar las victorias rápidas y el progreso constante hacia los objetivos de la imagen más grande.

Esto ayuda al equipo a ver que está avanzando y asegura que hay algunas historias de éxito a corto plazo para compartir para mantener la motivación alta. Finalmente, ayuda a los inversores y gerentes ejecutivos a ver que se están haciendo progresos.

Entrena a tu equipo para el éxito

Los programas a menudo ofrecen algo novedoso, único o transformador para una organización. Un desafío de trabajar en ese tipo de iniciativas es que probablemente no tenga las habilidades internas para poder completar todas las tareas y proyectos requeridos. Eso está bien y de esperarse.

Su trabajo como un nuevo gerente de programa es asegurarse de que pueda mejorar, volver a entrenar y desarrollar las personas que tiene para que juntas puedan abordar todos los requisitos de recursos.

Puede haber algunas áreas en las que solo necesite un cierto recurso durante un período limitado. Por ejemplo, no va a entrenar a uno de su personal sobre cómo conducir una carretilla elevadora si es una habilidad que necesita durante solo una semana. Sin embargo, si está transformando la forma en que se administra la presencia en línea de su empresa, sería valioso tener las habilidades de desarrollo de sitios web internos junto con cierta experiencia sobre las redes sociales o la optimización de motores de búsqueda. Estas son habilidades en las que dependerá el negocio a largo plazo.

Tome decisiones sobre cuál de estos necesita haber incrustado en el equipo y cuáles deben subcontratarse, luego asegúrese de que su programa pueda entregar las tareas de capacitación y reclutamiento necesarias para estar listas para administrar los resultados a medida que cada proyecto entrega.

La gobernanza es más compleja

Si ha venido de una formación de gestión de proyectos, entonces la gobernanza no será una sorpresa para usted. Es la forma en que las estructuras de proyecto y programa están organizadas y controladas para garantizar que la toma de decisiones se realice de la manera correcta y que las personas adecuadas estén involucradas. Es crucial para garantizar que el trabajo progrese de una manera que se ajuste al caso de negocios general, y ayuda a mantener a las personas responsables.

La gobernanza es la forma en que la Oficina de Gestión de Proyectos y los altos ejecutivos pueden garantizar que un programa esté en camino de ofrecer beneficios.

La gobernanza proporciona una ruta formal para cerrar proyectos o un programa completo si se puede demostrar que esos beneficios ya no se alcanzarán.

La gobernanza es más compleja en un entorno de programa que en un entorno de proyecto. Los tableros de proyectos y los grupos de dirección normalmente tienen una membresía a nivel ejecutivo. Esto es de esperar porque el resultado final de un programa es normalmente transformación comercial.

La planificación es más difícil

Los gerentes de proyecto, que están involucrados en un programa, generalmente juntarán sus planes de proyecto. Luego, un equipo de gestión de programas bajo su dirección como gerente de programa se encuentra y los planes están integrados.

Esto es más fácil dicho que hecho. Requiere identificar las dependencias entre proyectos y tareas de proyectos. Le obliga a ver los requisitos de recursos para todo el programa y a las actividades de malabarismo para adaptarse a la disponibilidad de personas clave.

Una vez que se establece su plan de programa integrado, puede rastrearlo en una tabla de Gantt u otra herramienta de software. A medida que sus gerentes de proyecto rastreen sus proyectos en tiempo real, tendrá que hacer ajustes al plan del programa, manteniendo a todos informados sobre los cambios y deletreando lo que esto significa para sus áreas de trabajo.

No planifiques cada línea

Como gerente de programa, confía en sus gerentes de proyecto para hacer la planificación detallada. No es práctico o deseable que rastrees un programa con miles de tareas.

Necesita una visión enrollada y de alto nivel de los proyectos con suficientes detalles para mostrarle si algo va a tener un impacto a nivel de programa.

La forma más fácil de hacerlo es con aplicaciones de software dedicadas. Intentar administrar su programa multimillonario en una hoja de cálculo básica sería demasiado desafiante.

Delegado, delegado, delegado

Por muy bueno que sea para delegar, estar en un rol de gestión de programas significa que debe mejorar aún más.

La buena noticia es que debe tener un equipo de gerentes de proyectos, e incluso podría tener una oficina de gestión de programas dedicada para apoyar su cambio transformador.

Hay mucho trabajo por hacer en un programa, y ​​establecerlo para garantizar que todas las partes móviles se muevan juntas en el momento correcto es un gran esfuerzo. No puedes hacerlo solo y no deberías intentarlo. Calcule cuánto tiempo necesita para hacer la iniciación del programa y luego asegúrese de tener un equipo para respaldarlo.

Si no tiene a nadie en la oficina de gestión de su programa, solicite que alguien sea asignado al equipo de gestión del programa como segunda responsabilidad. Hay mucho que hacer. Por ejemplo, alguien en un rol de coordinación de proyecto estaría perfectamente ubicado para entregar la coordinación requerida a nivel de programa, liberándolo para involucrarse con tareas estratégicas.

No tengas miedo al conflicto

Los programas tienen muchos hilos. Desde proyectos con partes interesadas difíciles hasta plazos aparentemente inalcanzables, cada día le dará oportunidades de conflicto. Tenga cuidado con las cosas que interrumpen el rendimiento del proyecto y prepárese para intervenir cuando sea necesario para evitar una situación de conflicto antes de que comience.