3 errores de operaciones de eventos comunes Los planificadores de eventos pueden evitar

Más allá de la experiencia pura, la mejor manera para que un planificador de eventos se convierta en un planificador de eventos aún mejor es asistiendo a otra función como invitado. La mayoría de los planificadores de eventos pasan la duración de un evento que coordina los detrás de escena, pero experimentar un evento a través de los ojos de un invitado puede ser, bueno, revelador.

Ser un invitado, en lugar del planificador de eventos, le brinda la oportunidad de observar un personal de operaciones de eventos en acción, una perspectiva desde la cual a menudo es más fácil notar lo que funciona bien y lo que no. Aquí hay tres errores que probablemente verá en eventos mal administrados, junto con consejos para evitar tales errores en sus eventos.

Tabla de registro mal administrada

Cuando los invitados se acercan a una mesa de registro, el personal del evento debe ser acogedor y listo para ayudar a los invitados, sin importar la situación. 

No está orientado al servicio o incluso educado asumir que alguien que se acerca a la tabla de registro no pertenece al evento. Sin embargo, esto es exactamente lo que puede suceder si el personal no está bien preparado o informado. Recuerde al personal del evento que una tabla de registro representa la imagen del anfitrión y la organización detrás del evento. El personal debe saludar a todos los invitados en la mesa de registro y preguntar si están allí para iniciar sesión para el evento por el evento o el nombre del anfitrión. Si se ha cometido un error, la mayoría de los invitados se autocorregirán y se disculpan a sí mismos. Si no, el personal debe recibir instrucciones sobre cómo abordar mejor la situación. La bondad es muy útil en las operaciones de eventos.

Configuración de eventos desordenados

En la mayoría de los lugares, la limpieza limpia un espacio para eventos y el personal de operaciones de banquetes completa la configuración. Si las operaciones de banquetes caen un vaso y no limpian los fragmentos, por lo tanto, los fragmentos permanecen en el piso, a menos que el personal del evento limpie. 

Fragmentos de vidrio roto y otros escombros no solo dejan una imagen terrible, sino que también pueden crear un peligro de seguridad. Por lo tanto, los mejores planificadores de eventos siempre llegarán de 1 a 2 horas antes de la hora de inicio para observar la configuración y realizar una serie de tutoriales del área y buscar vidrio y otros artículos 30 minutos y nuevamente 15 minutos antes del evento. Si algo está fuera de lugar, el planificador del evento puede llamarlo a la atención del personal del banquete.

Limpieza de inicio

Con cualquier evento, habrá dos horarios: la agenda de los organizadores y el horario de trabajo del personal de operaciones del lugar. Es responsabilidad del planificador de eventos asegurarse de que ambos estén apropiadamente sincronizados.

La presentación o la nota clave del programa generalmente ocurrirán justo después de algún tipo de recepción de llegada que puede incluir tablas de registro, alimentos y bebidas. Por lo tanto, el momento de las actividades de limpieza y derribo debe planificarse cuidadosamente para no interferir o interrumpir la agenda del programa. Cuando no se discute con el personal de operaciones de eventos con anticipación, un planificador de eventos puede encontrar que las mesas y otros artículos pueden eliminarse directamente frente a los anfitriones o los altavoces invitados, distrayendo a todos en la habitación.

La línea de fondo

Si bien los lugares bien administrados con gerentes de operaciones de eventos diligentes y el personal deben hacer que el trabajo de un planificador de eventos sea más fácil, la ejecución de eventos tan perfecta no siempre es el caso. Los excelentes planificadores de eventos hacen que cada detalle de una ejecución de eventos sea su negocio. Se toman el tiempo para discutir todos los aspectos de la configuración, el servicio de eventos y derribar a los gerentes de banquetes antes del evento en sí y supervisar las operaciones del evento antes, durante y después para garantizar el mejor evento posible para el cliente.